HR在做背景调查时,需要注意什么?

背景调查从某些角度来说,是对个人隐私的打听,容易让应聘者产生反感和不配合,也是对应聘者诚信的质疑,同时将HR和员工都摆在职场尴尬的位置。如果操作不当,可能会损害应聘者的利益,还会影响公司的形象。

所以,HR在做背景调查时,需要注意以下几点:

1、提前告知应聘者,获得允许和理解

背景调查在一定的程度上可能会触犯应聘者的隐私,为了更全面的进行互相了解,获得互相合作的机会,要在征得应聘者允许和理解情况下进行。

在做背景调查之前,会和被调查者事先签订一份“背景调查授权书”,这样既保证了对被调查者的尊重,也可以作为被调查者接受询问的有力授权证明。

提交完授权书以后,可以要求候选人提供可以作为证明人的联系方式。在《应聘人员登记表》中设计背景调查一栏,让候选人提供最近2份工作的单位名称,以及证明人和联系方式,此表需要候选人签字,并声明所填写的信息是真实的。

这样相当于告诉候选人我们后续可能会进行背调的工作,那么候选人将会谨慎的填写信息。候选人也能理解企业谨慎录用人才的行为,从而不会导致候选人反感背景调查甚至投诉公司。

2、不会向侯选人尚未离职的公司进行调查

如果候选人还是在职状态,进行背调可能会给候选人带来不便。因此,不要贸然对还在职的公司进行背调,应先得到候选人的同意,以免给候选人现在的工作造成困扰,亦或者通过其他方式了解相关的信息。


3、在面试过程中确定背景调查的重点

应聘者很多信息都是通过HR在面试时和搜集的,通过判断,对于面试中应聘者提供的有疑点的地方需要进一步核实。比如工作时间、工作岗位、岗位职责等等,这些地方的疑点,需要在面试的时候进行记录,作为背景调查的重点。

在进行背景调查时,一般会对最近两份工作进行核实。如果最近两次的工作时间都不是很长,而且工作过的公司又比较多,可以重点调查3-5年的工作经历,因为最近的工作经历可以更好的反映目前的工作能力。对于经常换工作的应聘者,需要更多的了解其离职原因。

4、背景一定要全面彻底

背景调查一定要彻底,决不能草草了事。首先要有调查的计划,然后确定调查内容和调查方式,通过正式渠道展开调查,调查一定要系统全面。

对于候选人,限定要调查问题的范围,主要是对求职者工作情况方面的调查,对于无关的个人隐私问题,坚决避免。应该优先选择候选人的前上司和同事进行调查,这些人跟候选人有最多的工作接触,对于候选人的工作能力、品行、态度都是很了解的。

5、最迟要在决定聘用之前做背调

从背景调查的内容来看,做一个人的背调工作量也是不小的。因此,背景调查最好安排在复试之后,入职之前进行。此时,大部分不合适的人选已经被淘汰,这样工作量就小了很多。

一定要在发出offer之前进行,如果候选人已经上岗,后因背调发现不合适,让应聘者在试用期离职,这样不仅伤害了应聘者的利益,也加大了公司的招聘成本。

6、电话调查时把握重点,礼貌有效提问

调查员在做背景调查时,应简单的进行自我介绍,要礼貌、语言得体。同时还需要选择合理的联系时间,通常情况下,每周的下半周是个不错的选择,一天当中,下午4点左右进行会更好一点。在沟通的时候,要明确本次沟通需要了解的问题,灵活掌握问题的顺序,循序渐进。

7、谨慎看待推荐信的价值

利用推荐信所得出的结果对求职者未来的工作业绩效果很差,大多数的推荐信或者证明材料都是积极的,利用它们很难对求职者进行客观的评价,所以要谨慎看待推荐信的价值。

8、谨慎调查求职者的不良记录

“犯罪记录”由公安部门掌握,是内控有犯罪前科人员的重要资料。“犯罪记录”属于个人隐私,公安部门负责为当事人保密,一般是不能随便公开的,可以通过第三方背景调查机构进行,比如全景求是,他们有专业正规的调查渠道,得出的结果客观、真实。

9、要慎用调查结果

通过背景调查可以得到关于候选人的各种情况,这些情况中既有客观情况,也会有比如关于候选人性格等主观性较强的内容。所以在决定是否录用的时候,要慎用这些调查结果,要尽可能的使用事实来进行决策。如果候选人在原工作单位存在纷争,或者与证明人交恶时,对方可能会出于报复提供不利于候选人的信息。这时候,企业就需要给候选人机会,通过其他的途径甄别信息的真伪。

So企业开展背景调查只是为了核实候选人履历的真实性,但是做背景调查的时候都是基于求职者同意的前提下。开展背调的初衷是为了降低用工风险,避免法律责任,如果因为背调侵犯了候选人的隐私,触犯了法律,就得不偿失了。

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