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中国式开会:好,最后我再讲两句……

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杏追
2017.02.10 18:38* 字数 2065

开会像一个紧箍咒,每个人听到这两个字的人都有种惆怅感。

中国人喜欢开会却开不好会,是因为向来缺乏严格的规则感,这种特质在会议中表现尤甚。

有人说“开会过多是创业团队的敌人”,还好,我们的团队并没有很多会议,甚至我的直系上司是一个完全不喜欢开会的人。我也颇为同意这一点,原因有两个:

1.一言堂——最大Boss是会议主持人,会议结果由一个人主宰了大部;

2.群体往往不产生智慧,而只聚集愚蠢——《乌合之众》。

我好像知道的太多了……

人是一种最难被道理说服的动物,根据以往经验,为了避免拉扯、“提高效率”,大部分团体(例如国企)就演化出了“领导说了算”的会议模式,这并不构成一个真正意义上的会议,下发一个通知也能达到同样的结果,更加省时省力。

另一种,就是过度开放讨论和表达的权限,没有规则约束克制,结果往往会谁的声音最大、最能符合大部分人的所为利益谁将获胜,而这个结果往往对团队不利。

下面说正事……

《罗伯特议事规则》,这本书是美国人罗伯特(1837-1923)专门为有效会议的规则所撰写,如今是世界通用的议事程序法则。孙中山在民国建立之初曾为此书的在中国的推广做出努力。然而这是一本工具类书,真真正正的十分枯燥,事实上每个不同的团队只需实践其中一个小节的方法即可。

法无定法,我无法交给任何团队他们该有的开会模式,但是我总结了开会的几个主要矛盾,抓住矛盾才能解决问题。

一、动议

所谓动议(motion),包括的六要素我们人人熟悉:

谁,

什么时间,

在哪,

干什么,

需要什么资源支持,

想要达到什么结果。

一个会议,应该只审议动议,目的是为了得到一个结果。

如果我们亟须一个决议、一个结果,不应该让结果等待会议,而应该马上召开会议得到结论。

我们小组很少开会,我说了,我的直系上司不喜欢开会。但是有时候我们会临时决定一个短的meeting,可能两三个人站在那里,用5分钟的时间就能得出结论。

而一次集体或正式会议之前,需要提前至少一天下发一个准确的通知——明确包含why,where,when,who,what to support,where to go.

二、3个角色:

主持人,计时者,会议记录者

如何公平地把一个蛋糕分给两个人?让一个人来切,另一个人来挑。

在这里,逐利和制衡得到了最大限度的实现。

主持人不应该是最大领导,他可以是一个具有投票权的人,但是在会议中他的参与讨论身份应该降到最低,而主要身份是主持会议——

职责包含发布规则、分配发言权、提议表决、维持秩序。

另外,还需要——

一个计时者,来确保会议按照约定的时间进行,而不是无休止拉扯下去。

一个会议记录者,把会议的目的、议题、结论、存疑等都记录清晰,以便跟进。会议结束后,要由记录人向所有相关人发送会议纪要,其中包括下次相关会议的可能议题,下发给与会人员。

三、参与者的责任感

与会者的责任感和参与感关系到两个方面:

1.与会者自由表达的权利:

主持人不应参与讨论,这是为了让与会者能够平等的进行辩论、对话。一旦主持人做出有倾向的表态,很容易影响会议的「平衡」。

如果主持人参与讨论,反对意见的不满情绪会影响主持人对会议的把握,从而无法保证每个人的意见被表达和讨论——不要小看了这一点,在很多会议中,主持人变成了分配工作做出决定的人,参加会议者会因此失去热情和责任感和参与感。

2.会议的戏剧性:

有的团队在开会时害怕冲突,尽量掩盖不和。这有两个弊端:

1)会议平凡枯燥,无法调动积极性和参与感。

2)掩盖矛盾焦点,问题得不到真正解决。

这个时候不挖掘的矛盾,总有一天会在项目合作中体现。另外看似一片平和的会议往往枯燥,与会者参与感大大降低。

作为主持人,必须率先找到参与成员无法达成共识的冲突点,并且充分挖掘冲突。

主持人的规则执行者身份要在这时体现——避免冲突演变成私人矛盾:

要杜绝人身攻击——“我不同意你这个屌丝的观点”;

恶意揣测——“我怀疑你的动机是为了个人利益”;

反复拿旧事说事——“我反对你的决定,因为你以前的活动糟透了”。

四、会议形式感

1.会议内容分很多种——

头脑风暴、利润分配、分析决策、规则制定、上传下达、进展汇报、号召动员、清淡务虚;

有一种会称为“会议大杂烩”,执行、决策、策划、战略、提高员工士气等诸多目的讨论放在一个会上,让人有一种讨论漫无边界的感觉。

另外,迟到、早退、接电话、玩手机,都让整个会议散漫无比,决而不定,毫无进展,开了等于没开。

这个时候,会议的形式感就应该如同进入展开了一盏灯的房间,所有的飞蛾都应该围着它转。

可以设置一个番茄闹钟或者沙漏,视觉化的时间流逝一旦每人可见,就会有向着目标赶快推进的冲动。

2.会议的规格也有区分——

每日报道会,5~10分钟,形式——站着开,限定行政事务内容,有人不出息也风雨无阻;

每周策略会,45~90分钟,单独房间,汇报之前不设定议程,推迟战略讨论;

每月战略会,2~4小时(或更短,这取决于你的团队),会议室,先定1~2个主题,做好准备与调研,积极参与良性冲突;

季度总结会,1~2天,离开办公室去一个会议厅,聚焦工作限制社交,精简日程不要太多负担。

“好,最后我简单说几句。”

会议是分工合作的社会工作无法避免的事情,有效的会议依赖于现代文明的产物——规则。

只有开会者对游戏规则尊重,每个人的声音才能得到最大化的尊重和讨论。

日记本
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