《沟通圣经》-7

导语:职场之人最深恶痛绝的或许就是永远开不完的会了。我们一边抱怨着各种无聊无用的会议,一边每天花几个小时参加各种会议。我为什么感觉到会议越来越多?大部分会议为什么没有效率?什么才是有效率的会议模式呢?


一、为什么会议变得越来越多?

1、随着社会发展,公司规模越来越大,分工越来越细,制定决策的信息不可能由一个人或一个部门完全掌握或评估,必须通过开会,让其他部门参与进来。

2、现在的趋势是把员工组成各种团队或小组去完成各种项目。现代企业的滚轮就是被各种委员会和项目小组所推动。到目前为止团队沟通最好的方法仍然是开会。

3、很多公司也不具备组织理性和标准化的工作流程,很多决策无法通过流程去推动完成,领导只能组织大家开会来解决。

4、这些年管理者的管理水平并未有大幅提升,也不懂如何正确的组织团队沟通,导致会议的效率极低,会议的数量自然也就上去了。

小结,会议多的问题,不是会议本身,而是会议的主持人和参与人,大家没有掌握正确的开会方法。


二、影响团队工作效率的因素

有战斗力的团队,往往有着很强的凝聚力。凝聚力是个人被团队与成员所吸引,凝聚力强的团队,成员对团队忠诚。团队的生产力和成员满意度都比较高,影响团队工作效率的变量分为两种:不可控制的变量和可控制的变量。

1、不可控制的变量:团队从成立那一刻开始,就受限于以下各种条件了。

    (1)团队变量:

        1)团队大小:理想的团队是5-7个人,超过7个人,凝聚力就开始下降,彼此互动变少,团队会分化成一些“小圈子”。在大型团队中,沟通时间往往被权威或强势的人所主导。

        2)成员的特质与目的:每个人都有自己的特质,而且大多数怀有自己的个人目的。比如:趁机表现、压制对手、掩饰能力不足或过失、结盟。个人目的与团队目的很难同时被满足,因此有时候团队成员需要牺牲个人目的。

        3)成员的地位与角色:有人的地方就有江湖,有江湖的地方就有不同角色和地位之差。每个人进入一个团队,就会有意识或者无意识的设想自己的角色,然后在团队中扮演好自己的角色。

    (2)环境变量:

        1)工作环境:大家距离比较近时,互动会增加,相距比较远,凝聚力很难产生。成员倾向于跟坐在周围的人结盟,跟桌子对面的人起冲突。

        2)团队的地位:团队在机构中的地位会影响其生产力和凝聚力,亲儿子和干儿子的待遇肯定是不一样的。

        3)机构对团队的期望:团队的开会往往需要遵守机构的标准和规范。

    (3)任务变量:

        团队任务一般有四种:分享信息、说服、提出创意和解决问题和制定决策。分享信息的任务,人数可以多一些,流程也可以相对固定。解决问题的会议,则需要大家积极互动,流程要松散一些。所以在安排会议的时候,需要按照不同任务进行分类。大家一会要头脑风暴,积极互动,一会又要遵守紧凑的时间表,避免没必要的交流。很难有人快速的角色。

2、可控制的变量

    (1)领导风格:三种主要领导风格为民主式、权威式和放任式。不同的领导风格会引起成员特定的行为表现,并导致特定的结果。目前普遍认为,民主式要优于另外两种领导风格。但优秀的领导是有弹性的领导者,能够视情况而调整其领导风格。民主式并不总是有效,有时需采取另外一种领导风格。比如在经历大的变革,环境发生重大变化,需要强力的领导人时。

    (2)角色和行为分析:所有人类的互动都有两个主要的成分:内容与过程。内容是团队所面对的主题或任务,过程是团队在完成任务过程中,成员之间和成员所经历的状态。

        大多人会把注意力放在“内容”上,而忽略“过程”一环,这往往是团队会议缺乏效率的主要原因。

    团队需要以下几个角色:完成任务角色、团队建设与维持角色。一个团队需要不同的人来承担不同的角色。


小结,我经非常多的团队,开过几千次会议,也曾经深入研究过三星的开会方法旨在提升开会效率。但是今天读完这一章,我对于会议的认知有了较深刻的提升。团队互动中有非常多的不可控变量,而我在此之前却努力去改变这些本就不可控的变量。而对于可控变量,却思考较少。

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