年末将至,怎么才能办好一场大型活动,比如年会?

时间滴答滴答的走,迎头就遇到了2018的小尾巴,年末各种活动接踵而至要来了,一边兴奋,一边紧张,怎么才能办好一场大型活动呢?犒劳员工,客户,增强品牌信任度。听起来是一项非常庞大的工程,从哪里开始呢?不用着急,我们一起捋一捋。

作为活动的主要发起人,首先要承认这的确不是一个小项目,那么就需要一些帮手,我们归类一下需要的组别。

活动开始前:

志愿者组:把志愿者放在第一位是因为一个大型活动的举办是离不开众多志愿者的齐心努力的。所以志愿者组是首先要行动起来的骨干力量,分析熟悉以下组别的职能,制定详尽、有趣的志愿者招募新闻稿件,来为各个部门广纳人才。

节目组:这是一个权重较大部门,负责正式活动的流程制定:主要有表演,嘉宾讲话,游戏,抽奖,表彰几个环节组成。针对于表演的工作囊括了前期对于年会时长的制定,中期节目的选择,主持人的选拔,后期精确到分钟的run down,以及彩排审核。节目的时长相对固定,往往容易跌倒的坑在嘉宾讲话、游戏和抽奖等等即兴性强的环节,所以前期的沟通,包括主持人的控场能力是需要把关和练习的。对于这些有趣但把控性不强的环节要留一些弹性时间,因为最终时长少了可以让主持人填补,但多了就需要砍掉节目,有些心疼演员。

赞助组:如果活动资金没有着落,拉赞助就必不可少了。找钱这件事通常都是不容易的,除了能说会道的外链人员,还有一些事项并不可少:确定活动的核心吸引力在哪里,活动品牌,还是表演嘉宾。整理能为赞助者提供的曝光度:展台的安排,口播,节目单的印制。详细的制定出来,设计不同的档位,从营销心里学讲,多种档位会更好的推广中间价位的商品。细节制定好后,要把他转化为好的招商手册,以便清晰的跟潜在赞助商展示利弊。

票务组:如果场地需要售票,那么票务组就是不可或缺的组别了。需要预留嘉宾票,志愿者票,其他各个位置的定价都需要考虑权衡。

宣传组:怎么能让更多人知道活动来参与进来呢?怎么提升活动品牌的信任度?大任就落于宣传组的肩上了。这是一个非常需要艺术细胞的组别,需要妙笔生花的小编,需要才华横溢的设计师,还有网站开发程序员,将活动的吸睛点详详细细记录下来,讲给读者。

好啦,组别职能讲清楚啦。那么下一步就要按照制定的方案行动起来。但这么多志愿者的协调还是很需要花心思的。除了组内的工作,很多事项需要组别间进行调节。比如赞助组需要于节目组沟通赞助商口播的安排,票务组需要与宣传组合作进行票务的宣传。所以制定好每周的会议章程,包括组内,组间会议是保证机会可以实施的重要事项。

活动当天:

现场的人多就需要志愿者的协调,保扩引导表演者入场,彩排。检票,引导嘉宾、观众入座都需要志愿者组的支持。

彩排对于活动的顺利举行有着至关重要的作用,大型活动至少需要两次彩排,一次走位熟悉场地,对于舞台,音箱,灯光,大屏幕的熟悉,尽量减少意外情况;一次严格的按照正式活动进行,来确保时间的准确性。

然后就是精彩的活动啦。

一个活动成功的必不可少的一点就是观众的参与感。要单独拿出来敲黑板划重点。一个大型的活动,很难保持观众的体验度,如何让活动精彩,并且听到观众的反馈声音,游戏,互动软件都是画龙点睛之笔。游戏可以调动现场的范围,让观众代表直接参与进来,而其余众多的观众可以通过互动软件进行互动。例如微信上墙、弹幕,将精妙的评论与全场观众分享,观众自身就可以进行气氛的烘托。最佳表演的投票,聆听观众的选择,让观众感受到尊重。这些都可以将观众的注意力牢牢抓住。

活动后:

收集观众的反馈意见,以便去粗取精,更上一层楼。

收集整理好的照片,反馈给表演者,来感谢他们的参与。

主页君与十多个活动主办方沟通协作经过百场活动历练。做过主办方,志愿者,主持人,表演嘉宾后,工作履历没多少,活动履历倒是积攒的相当厚了。希望以上的活动经验可以帮到大家。

文章转载自 https://picpiclive.com/blog/zh-cn/event-host/2018/11/12/how-to-host-a-big-holiday-party/

推荐阅读更多精彩内容