来(7)个工具:积压事项管理-Backlog Management

当工作量多于能处理的能力时,就会产生工作积压,例如没有完成的文档、工作方案、用例,计划、设计、风险、客户订单、维修工作等等,积压的工作无论做还是不做,就在哪里等着你去完成。积压事项管理用于记录积压的工作,设置积压工作的优先顺序,跟踪积压工作的完成情况,表中的条目越多,代表未完成的工作越多,需要投入的时间和工作量越大。同时,积压事项列表中的每一项,都需要不停的进行沟通、工作量评估、不停的进行变更和更新优先级,以满足项目干系人日益增长的需求和需要。

积压事项管理是一个官方的名字,在实际工作中我会变换另外一种形式,用Excel表进行项目的日常跟踪和项目监控,经过多年实践和优化,相对比较成熟。第一个标签页是工作日志,每天的主要工作都记录在里面。第二个标签页是TBD(ToBeDetermined),未完成工作列表,相当于积压事项管理,每天更新。第三个标签页是经验记录,有比较好的内容会记录在里面。第四个标签页是风险跟踪表。第五个是项目管理办公室项目跟踪表,记录所管辖的所有项目的里程碑和重点工作。第六个是财务跟踪表,记录主要成本和合同付款情况。第七个是针对某一个具体系统的需求跟踪表。具体的内容根据具体的项目和工作要求进行设立。总之,经过这七个主要的工作表,将日常主要的工作都管理起来,并且这也是做项目咨询工作和管理工作的重要表格。

使用这样的表格有很多好处,显而易见的是知道每天工作做了什么,那些还没有做,没有做的优先级是什么样的,项目风险有哪些。对于项目管理办公室所监控的项目组合、项目集和项目的主要进展和主要状况是什么都比较清楚。有的时候项目跟踪表超过十个项目,不能记住所有项目的工作细节以及项目之间的关系,只有通过不停的记录项目的状况,这样在会议前扫描一下,便可知项目的概要,利用沟通和项目监控。有利肯定也有弊,确实占用了很多时间来维护这样一个表格,不过益处是非常明显的。

Sometimes, when your daily work becomes a habit, the benefits are obviously. The more important is the works are not the simple work, all works integrate together, keep them clear, keep them simple. Of course,there haven’t good idea to finish all your work, it need good time management and hard working.

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