“要事第一”——人生管理而非时间管理

       今天我来谈谈《高效能人士的七个习惯》中的第三个习惯“要事第一”。这貌似是时间管理的理念,实则是人生管理的方法。

什么是“要事第一”?

       “要事第一”就是先做最重要的事。次要的事不必摆在第一,要事也不能放在第二。无论迫切性如何,个人与组织均针对要事而来,重点是,把要事放在第一位。

       这是时间管理发展到第四代的产物。它与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于人生管理。与其着重于时间与事物的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。(产出即金蛋;产能——生产的资产或能力,即下金蛋的鹅。)

        第四代个人管理理论的特点在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾及的是自己。它比第三代理论高明之处是:强调以原则为中心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。


为什么提倡“要事第一”?

       先来看看我们很多人可能很熟悉的时间事务矩阵。

时间事务矩阵

       我们知道事务通常分为四类:重要且紧迫、重要但不紧迫、不重要但紧迫,不重要也不紧迫。

       在时间事务矩阵中,第一类事物既紧迫又重要,需要立即处理,通常被称为“危机”或“问题”。对某些人来说,这类事务会消耗掉大部分时间和精力,因为他们整天都在处理危机,满脑子都是问题,忙于应付各种紧迫任务。如果你过分注重第一类事务,那么他们的范围就会变得越来越大,最终占据你全部的时间和精力。这就像冲浪一样,来了一个大问题,把你从冲浪板上打到水里,你好不容易重新爬上去,但是下一个问题又来了,于是你又重重地摔了下来。

       有些人每天都在应付各种各样的问题,疲于奔命,因此只能借助第四类既不重要也不紧迫的事物来逃避现实,稍微放松一下。在这些人的时间事务矩阵中,他们把90%的时间花在第一类事务上,而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上,用在第二类和第三类事务上的时间少而又少,几乎可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。

       还有一些人将大部分时间花在紧迫但并不重要的第三类事务上,却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付一些自认为十分重要的紧急事件,殊不知紧迫之事往往只是别人的优先,对别人很重要,对自己就不一定了。


      《成功的普遍性》一文的作者格雷一直致力于研究所有成功人士身上普遍存在的共性。他发现成功的决定因素并非辛勤的工作、出众的运气和良好的人际关系,虽然这些因素对于一个人的成功有举足轻重的影响,但是都比不上另外一个更加重要的因素,那就是“要事第一”。

       “要事第一”能够让我们把时间都用在与我们的人生目标最相关的事情上去,能够提升我们自身的价值,能够让我们一步一步与人生目标更接近。也就是说,它能确保你努力的方向是正确的,没有在不相关的事情上浪费过多的时间。


如何做到“要事第一”?

       要想做到“要事第一”,首先我们要有明确的目标和使命,要有非常明确的人生方向和价值观,内心要有燃烧的激情,让自己对所有其他不相关的事情大声说“不”。

       我们来看看高效能人士是怎么做的。高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务,因为不论是否紧迫,这些事情都是不重要的,他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。

       按照管理学大师彼得˙德鲁克的观点,高效能人士的脑子里装的不是问题,而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力,他们的思维是预防型的,总是能够做到防患于未然。当然,他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理,但是这类事件的数量相对来说很少。他们将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上,即第二类事务,完成这些活动能够提高个人的处事能力。他们以20%的活动取得80%的成果。

人生管理四步骤:

1. 确认角色:写出你自己的关键角色,考虑自己下一周的角色和任务,记下这七天时间里需要专注的领域;

2. 选择目标:思考下一个周计划中每一任务栏下最想做的一两件要事,作为你选定的目标;

3. 安排进度:为每一项目标安排具体的实施时间。确定角色和目标之后,你就可以把每项任务分配到一个星期中的某个具体日子去做了;

4. 每日调整:使用这种以第二类事务为中心的周计划之后,你就会发现原来的每日计划变成了每日调整,即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

       下面是一个管理工具,供大家参考。(未全部填全,仅供参考)

周计划表

       最后请切记对人不可讲效率,对事才如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。将人际关系和效果放在第一位,将时间放在第二位。

       在“要事第一“的路上,与你共勉。

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