【番茄工作法】战胜拖延的精进利器!

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番茄工作法概述

下面的情况你遇到过么

●面对复杂的任务,望而却步,严重拖延

这时最应该做的是让任务开始,番茄钟可以帮你开始。

●一天的任务抓不住重点,小事忙活一天,大事一件没办?

番茄钟会把重要的待办事项跃然纸上,让你一直做重要的事。

●一放松就难以马上回到工作状态?

你应该以动作为导向,番茄钟可以帮你达成。

●错误一犯再犯?

你应该把行为可视化,番茄钟的记录清单可以每天分析错误加以改正。

●头脑被各种想法占据?

番茄钟可以让你既不丢失想法,又不影响工作效率。

今天藤子要讲的这本瑞典作者史蒂夫▪诺特伯格的《番茄工作法图解》能够帮助我们让时间不再是紧绷的弦,而是变成同盟的战友。将100%的心智专注于当下,避免不必要的压力和负担。微笑着达成目标,做强者而无需逞强较劲,从容的精进自己。

番茄工作法的工作原理是戴明环模型

戴明环是美国统计学家威廉▪爱德华▪戴明创立的,又称PDCA循环

P:plan,计划。达成目标所需要的流程。

D:do,实施。实施该流程。

C:check,评估。对流程进行衡量,找出差距。

A:act,应用。对差距进行分析,以图改进。

番茄工作法是典型这一套计划,监控,衡量,改进的pdca良性循环模型

之所以叫番茄工作法,是因为它需要一个番茄钟来作为计时器帮助计时,同时还要一支笔和三张纸。

而这三张纸要做成三个表

活动清单,相当于传统的任务清单。

今日待办,相当于提取了自己今天的承诺。

记录表格,用于做评估,改进和应用。

下面我们看看番茄工作法是怎么应用于每天的工作的。

1、一天的开始,朝气蓬勃,我们从活动清单上提取最重要的活动,填写到“今日待办”表上,作为自己当天的承诺。

2、然后扭起一个25分钟的番茄钟,进入心流,去完成这个番茄钟的工作。期间可以搜集一些指标数据,比如被中断次数。

3、一天结束,将搜集数据可视化到记录表格并作出分析。

4、改进番茄工作法的流程,并逐步形成自己的特色,纳入自己的系统。

所谓心流是目标明确而全身心专注于任务的状态。心流是一种创造性的状态,在心流里很高效,但会缺乏全局的概念,所以我们要一段时间后纵览全局进行决策,以便在下一个心流全身心的投入。在番茄工作法中,我们扭起一个番茄钟,然后进入心流状态毫无旁骛的工作,一直到番茄钟唤醒我们从心流里出来,观察全局,然后再次进入心流,这就是节奏!

在番茄工作法的节奏中,活动清单,今日待办和记录表格是三个主题,我们来分别说说这三张表的应用要点。

一、活动清单:

1、计划的任务要言简意赅,活动+目的形式写在活动清单上就好。

2、把需要做的任务从上到下列出来,不必关注顺序,有最后时限的任务可以写上时限。

3、随时可以将潜在的任务填入清单。比如你突然想到过两天要给番茄工作法画一个导图,写在活动清单上。

4、一张活动清单可以使用一段时间,但是不要太多,20多条就可以了,注意过几天就要审核一下上面的任务,有必要的时候要重置清单。

二、今日待办:

1、从活动清单提取任务,相当于今天的自我承诺。不打算今天做的不要填。

2、马上动手,把最重要的活动排在第一位,全力以赴,发现一种脚踏实地的感觉。

3、考虑要把今天的任务完全做完的承诺,刚开始用番茄工作法的时候,量力而行的填写今日待办里的任务,不必太多。

三、记录表格:

1、你可以记录完成任务时的中断次数,也可以细致记录内部中断次数,或者今天完成的番茄钟数,总之让数据可视化是改进的重要手段。

2、记录可以让自己对工作更有把控,比如你可以在今日待办的任务中写上自己预估的番茄钟数,这个任务本打算5个番茄钟完成,每完成一个用小方框标注,而5个之后没有完成,再加的两个番茄钟就用圆圈表示,到了一天结束,就可以根据不同的标注判断如何更新自己的预估能力。

一个番茄钟的25分钟是番茄工作法的最小单位,但是在这个单位里也会经常遇到中断的情况!

四、中断:

中断分为内部中断和外部中断。

内部中断:是自我产生的中断,尤其刚开始用番茄工作法的时候,比较难以进入心流,经常有突发的想法溜进脑袋,比如突然想起有个重要电话要打、有个邮件还没回复、水杯空了等等。这时我们应该做的是,‘接受它,记录它,然后继续’!

内部中断是完善自己工作和生活的必经之路,我们应该接受它, 而只需要在想起突发事件的时候分清它是现在必须做的还是可以暂时放下的思绪。如果是必须做的,比如突然想起来家里煤气没关,那就放弃番茄钟赶紧去关煤气就是了。但如果是想起来有个邮件今天需要回复,那就把这件事记录在今日待办最下面另起一行,比如记录为临时待办。而如果这封邮件明天回复也行,那就记录到活动清单里明天再计划就好。而眼下更重要的,是完成这个番茄钟。

记住,一个番茄钟是这套方法里具有原子的属性,它不可再分割,如果中断了就必须作废,不能算数,你要扭起一个新的番茄钟来重新开始!

外部中断:外界也会有突发的事情找到你,水开啦、开会啦、同事找你帮忙啦等等。

总的处理步骤是

1、告知:“我手头有点事,一会我去找你吧”

2、协商:“这个我周五再帮你做,行么?”

3、计划:写下活动名称在活动清单里,稍后为它做未来的计划。

4、回复:按照自己的承诺兑现

如果是必须做的外部中断,比如临时开会,那就只好作废掉这个番茄钟了。记住,面对中断,我们要尽量保护自己的番茄钟,尽量有条不紊的进行。

五、注意事项

1、承诺是番茄工作法的核心。必须是对自己负责的心态来实施,而且把承诺控制为一天,一个番茄钟,还是比较容易完成的。一步步完成番茄钟会让自己信心满满,更舒畅自信的工作。

2、完成一个番茄钟就在今日待办里对应的任务一侧画一个符号,比如方框加小叉叉,来告诉自己已经完成了一个番茄钟。

3、番茄钟想起来就立刻放下任务,最多完成一点点收尾,然后休息。每做完几个番茄钟就给自己一个比较长时间的休息,比如每个四个番茄钟休息20分钟。每个番茄钟完成后注意休息,从椅子上走开,就像《学习之道》里说的那样,从心流的专注模式中切换成发散模式,让大脑里的多种思维自由的碰撞交流一会。

4、完成一个活动,就在今日待办里把它划掉。相当于给自己了一个奖励。

5、把大项目分割成小任务,再放到今日待办里,这样将‘必须做完’换成‘从哪里开始’,将很大很重要的项目分割成可以走出去的每一个小步。

6、如果一个任务完成了番茄钟还剩下一些时间,也不要停下,用剩下的时间进行“过度学习”,比如回顾,重复,做总结等。

番茄工作法还有个重要特点就是可以自我调节,每一次操作的失误都可以转化为一次新的认知,使自己越发有信心让工作更高效。通过一段时间记录表的审查和自我回顾,我们完全可以创作出属于自己的个性番茄工作法。

六、下面介绍一下我在番茄工作法中的几点自我改进:

1、我的活动清单分为两列。左面列知识成长型任务,右面列其他类型的任务。

就是说我把自己专精的要务单独分列出来,比如你的专业,你的工作,你最近正在集中精力做的项目,都可以单独列出任务,表示专注和突出。

2、活动清单我喜欢每天把完成的任务一道横线划掉,并记录完成它用了多少个番茄钟。今日必办里的任务完成一个后我也喜欢当时划掉,给自己激励。

3、每个番茄钟的时间可以自己调节,比如有孩子闹,能做完一个20分钟的番茄钟就不错了。但是注意番茄钟的时间不能经常调节,至少坚持半个月来让自己适应吧。我个人最喜欢的番茄钟长度是30分钟,比如你有长期项目等情况也可加长到40分钟或45分钟的事务番茄钟。而如果你正在忙琐碎的事,判断没有时间进入心流的时候最好不要盲目启动番茄钟。

4、今日待办上,我只写5项任务。这5项任务是前一天晚上临睡前制定的。

5、今日待办我也不叫待办,而是今日必办,换句话说就是今天必须做的5件最重要的事。

6、今日必办上的任务我尽量按重要与否的顺序进行排列,至少也要选出一项觉得最重要的事明天第一项做。每次把最重要的事情办完时都会更有信心,是一个不错的激励。

番茄工作法现在很多朋友都在用,也欢迎大家提出自己独特而高效的改进,最后藤子推荐两个app作为辅助:

(1)奇妙清单:纸张不好操作时可在手机上代替的APP,喜欢无纸操作的朋友可以尝试。

(2)专心:挺有趣的计时APP,你可以在上面种植物,办农场,记录自己分配在每种活动中的时长。

希望番茄工作法能帮助你每天进一步点点,积跬步,至千里,建立自己的超级系统!

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