20170206《超级整理术》

缘起

  • 20170124在豆瓣上标记为想读。
  • 作者是泉正义,副标题是工作效率是整理出来的(这想点断舍得的一个具体分支)
  • 2017-02-05开始看,第1个番茄钟从1-39页,全书170页,大约需要4个番茄钟左右。
  • 2017-02-06读完,花了3个番茄钟,还有些时间没计,大概花费1.5h小时。

内容

前言 D(4/170)

  • 用最小的努力得到最大的成果
  • 超级整理术的优点:可以获得最适合自己的工作环境

目录 i(10/170)

chap1 为什么我们需要整理 1(15/170)

  • 目的是为了提高工作效率
    • 不仅仅是为了整理干净
    • 不擅长整理的人,大部分是因为不知道整理的诀窍,也不会设定规则。
  • “超级整理术”是教您制定规则,然后按照规则做就会提高工作效率的好方法。
  • 整理的效果
    • 思路会变得很清晰
    • 想要的东西很快就能找到
    • 更容易产生创意
    • 工作更有实效
    • 工作之余有更多时间可以自由支配
  • 《佐藤可士和的超级整理术》
  • 我相信,花时间与金钱进行各种学习,并尽可能丰富自己的人生经验,是对自己最重要的投资。
  • 1.3 “超级整理术”的内容 16(30/170)
    • 把工作分为“操作类”和“思考类”,为“操作类”工作设定规则,提高工作效率,省出时间来做更有意义的事。
    • 1.其基础为“统一化”、“一元化”和“自动化”
    • 2.制定原则,彻底执行
    • 3.争取减少时间的浪费
    • 4.不过分整理
    • 5.有效利用整理出来的时间
  • 整理的对象
    • 文件及办公桌的整理
    • 电脑及电子邮件的整理
    • 大脑的整理(创意、烦恼、目标、担心的事项等等
    • 时间的整理

chap2 关于文件和办公桌的整理 23(23/170)

  • 所谓整理,就是要达到“您想要的东西伸手就能拿到并方便使用”的最佳状态。
    • 不要花时间去记“东西放在哪里了”,应该记住“什么东西该放哪里”这一规则。
    • 学会扔东西
      • 只要确认是没用的东西,应立即扔掉;
      • 如果觉得还有用处,应先“分类”,再“保管”。
    • 用后归还原位很重要
    • 尽量不打印纸质文件
      • 电子信息更方便查找
  • 2.2 及时整理资料是为了有效利用信息
    • 文件分为“正在办理状态”和“保存状态”
    • 把正在操作的文件放进透明文件夹中
      • 给透明文件夹加上封面
      • 保管在大文件夹内
  • 2.3 使办公桌成为舒适的工作场所 48(62/170)
    • 桌子东西如何摆放,桌子附近配置什么家具,都会影响到工作效率。
    • 几个要点:
      • 常用的东西放桌上
      • 东西摆放在固定的位置
      • 抽屉里摆放的东西也应有固定位置
        • 最后一个抽屉用来放“已办、需保存”的文件
      • 有时可以不收拾
    • 整理的最终目的是:需要的东西能尽快拿到。
  • 2.4 关于书籍、杂志与名片的整理 52(66/170)
    • 已读完的书,做好摘录
    • 把有用的内容剪下来后杂志就可以扔了
    • 定期整理名片
      • 可能会联系的
      • 应该不会再联系的
  • 2.5 再次弄清楚整理的目的 57(71/170)
    • 在开始整理之前需要进行一些准备工作,如:买好文件夹等文具、把活页纸夹好、决定好各种物品的存放位置等等。
    • 每周有个整理日
    • 从简单的整理方法入手,养成习惯后再在一些细节上精益求精,这样循序渐进比较好。

chap3 关于电脑与电子邮件的整理 61(75/170)

  • 3.1 充分使用电脑的功能 63(77/170)
    • “记忆”类的工作就交给笔记本电脑这个‘小秘书’吧,自己集中精力进行“思考”。
    • 把信息集中在一台电脑内
    • 把ToDo输入电脑,日程安排却写在日历本上。---lionel,我差不多目前就这样的,这不太好,需要修正。
    • 用“谷歌桌面”搜索信息
  • 3.2 管理电脑内信息时也用“超级整理术” 72(86/170)
    • 文件夹要大致分类
      • 三层就够了,太细的话,反正更浪费时间
        • 工作->大分类文件夹->小分类文件夹
    • 文件命名很重要
    • 桌面要整理清爽(不要超过10个)
    • 原则是:“分类和搜索时,尽量不花费时间”、“不需要记忆”
    • 备份文件
  • 3.3 输入信息时也要制定规则 79(93/170)
    • 正因为有了大量的信息,才有可能在其中找到真正重要的内容。
      • 先大量地搜集信息,然后再进行取舍
      • RSS订阅
      • 定期阅读杂志,收集信息
      • 工作邮箱和订阅电子杂志的邮箱分开使用
    • 收集信息时要确定主题,同时注意不能使自己的接触面越来越窄
    • 实用工具
      • outlook中的todo功能
      • eMemoPad(纸copi Lite)
    • 会议记录的整理也应制定规则,使之更有使用价值
    • “日经Telcom 21”的功能有哪些?
  • 3.4 邮件也用“超级整理术”迅速整理 92(106/170)
    • 邮件只读一遍,然后立即回复
      • 尽快回复邮件有助于建立起双方的依赖关系
      • 已读邮件用分类项目进行整理

chap4 关于大脑信息的整理 99(113/170)

  • 4.1 忙碌时脑中一片混乱 101(115/170)
    • 不确定事项太多的话,大脑容易混乱
    • 把头脑清空 《使头脑清醒的十五种习惯》
  • 4.2 把将要做的事全部记录在ToDo上 119/170
    • 必须要做的事情
    • 需要记住的事情
    • 事无大小,尽量多记录在ToDo上
      • 我一般是在ToDo上输入每周,每月,每年的定期任务(lionel,这个我也想弄,todo确实支持,但好像不支持按年,月,周查看)
  • 4.3 争取把工作委托给他人 122/170
    • 将工作委托给他人时的参考基准是“小时工资”
  • 4.4 用检查目录进行整理会更高效 126/170
    • 检查目录(lionel,这应该就是checklist,清单)
  • 4.5 开会也要设定规则 128/170
    • 全体参会人员都应知晓会议议题
    • 当场做好会议记录并发送给参会人员
  • 4.6 用规则来判断开展一项新事业的可能性
  • 4.7 规则要彻底执行并持续遵守 138/170
    • 建立起“规则只要制定就必须遵守”的制度
      • 让规则自己冒出来(日本金融学习协会)
  • 4.8 提高积极性的措施 141/170
    • 尽量在自己喜欢的地方工作吧

chap5 关于时间的整理 131(145/170)

  • 5.1 用“超级整理术”改变时间的性质 147/170
    • 以前把时间多数花在“操作类”工作上,现在工作被“规则化”和“程序化”后,可以有更多时间“思考类”上和自我投资上。
  • 5.2 利用ToDo整理时间 150/170
    • 设定定期工作任务
    • 创意也要保存进ToDo
    • 规则也要保存进ToDo
      • “例行工作”
      • “拟长期关注事项”
    • 有效利用闲暇时间
  • 对所有的整理都设定规则,并将规则事先保存在无论何时都能找得到的地方。
  • 5.3 创造可以集中注意力的环境 158/170
    • 一定要有“能够努力工作”的时间段 《Deadline工作术--给所有工作加一个最后期限》
  • 5.4 打电话也要提高效率 163/170
    • 无论多么重要的事情,都应该在三分钟内结束通话。
  • 5.5 不要把工作日与休息日分开考虑 165/170
    • 充分利用时间

后记 153(167/170)

  • 认真思考:“如果有了可支配的时间,我将去做什么。”,这样时间利用率会更高。
    • 确立目标,明确自己想要做什么
    • 然后,再考虑该怎样挤出时间,做自己想做的事情

收获

  • 四大类的分类不错:文件和桌面;电脑和邮件;邮件和时间,可以让自己针对这方面的主题进行再一步确认,根据自己的应用场景和作者的方法论。
  • 有一个小细节不爽的是‘checklist’,作者翻译成了“检查目录”,让我读上下文时不连贯,想了一下觉得应该是清单更合适,然后再反推觉得,作者可能写的是checklist
  • 自己虽然也是todo的实践者,但并不是重度,也用得没有作者好,这个需要提高下。
  • 能写下关于整理方面的主题阅读以及自己的实践和需要提高的地方,放到自己的个人公众号上,计划3月写完吧。
最后编辑于
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