专注于项目的个人管理方法!

将80%的时间放在20%的项目中,从这20%的项目创造80%的价值。所以,专注于项目管理,形成一套方法尤其重要。

一、建立目标地图!

任何一个项目,都会有一个目标,直接数字或者间接成果。

基于这个目标,我们用逆向思维倒推的方式制定出目标地图,从最后完成时间、重要步骤、涉及关联方等等方面考虑;其中,还要考虑到在这个推进过程中的变量因素,有备选方案。

举个例子来讲,10月30日前完成办公大楼5号楼的装修设计图。这就是一个目标,接到这个任务目标前要弄明白两个问题:

(一)、了解:

1、办公大楼设计的原则:

满足功能:满足于未来5年以内的办公需求; 是一个可对供参观的开放空间;内部空间开放……

突显文化:

控制费用:包括设计以及采购、后期维护等;

2、办公区域概况、布局以及主体完工时间点;

(二)根据调研情况确定拟定明确的诉求,形成工作任务单,其中很重要一点就是费用预算;

在明确上述问题后,形成目标地图,反推工程步骤和最后期限。

二、逆向工作进程具像化

这个步骤的目的就是帮助自己从目标结果返推工作过程。可以闭着眼睛进入冥想状况,想一下10月30日完成的是一份什么样的设计图,在哪里,有哪些人在场,大家会提出些什么问题,而这个时候你在哪里,扮演的角色是什么?想到什么就记下来,形成自己的备忘录,及时在工作中查漏补缺;

还可以再向前推,在各个关键时间节点,比如9月30日,截止整体完成前30天,项目进度是怎么样的?提前还是延后,为什么?其中变量因素是哪些,我有没有备用方案等等;

“逆向工作进程具像化”这个方法可以在整个项目中经常用,帮助自己在大脑里形成越来越清晰的地图。

还有就是“3D原则“即“跳过、委托和执行”也要牢记,该放弃就放弃,有更擅长的人就交给更擅长的人来做,该自己做的一定要自己出面解决。

三、项目进展监控

通常,项目目标图都会挂在办公室墙上或者办公桌上,而为确保工作进度,有几项工作一定要提前:

1、整体项目地图相关联方是否清楚,避免只是项目负责人在忙碌;

2、项目地图一定是由各关联方共同讨论,反复验证确认的一份目标地图;

3、各关联方有自己的目标分解进度表,也清楚检核时间与标准;

4、建立有效的沟通方式,及时跟进。如每周固定开短会,不能开短会有进度汇报等等;

5、对各关联方影响进度的方面提前有备选方案。

最后,在项目推进中,用”MAD创造动力、时间胶囊“两个时间管理方法可以帮助我们做为项目长推进工作 。

1、”MAD“即大规模行动日。这一天会抛开所有的其他事情,集中全部注意力,在8个、10个或者12个小时内完成平时可能需要花一周才能完成的工作。这有点像运动员百米冲刺一样,这个方法并不会常常使用,但它能够注入新的能量,让大家重振热情和信心;当然,在开始MAD前有一些准备工作要做,如提前准备文件;设定当日目标,以小时为单位分解目标;保证饮水和零食供给; 结束后达成目标进行庆祝

2、“时间胶囊”和“MAD”相反,一般只会设置90分钟时间,提前拿出一张纸定上90分钟完成的任务,提前准备好文件,关闭手机防止干扰。