三个清单
第一个清单：执行清单（Action）（这部分目前自己做得比较不好，需要改进加强）
不会在Todo List里面写诸如「完成文章」这样的内容，而是会这样分解：
在Google学术上以xx为关键词搜索论文；
读完10篇论文，印证和完善核心观点；
列出文章大纲；
准备案例（可考虑xx、xx、xx和xx，不少于3个）；
……
每一条细分任务，不但会分拆到最小的操作步骤，明确「我要做什么」，而且会写得非常具体：
数量
目的
关键词，等等；
第二个清单：聚焦清单（Focused）
建立一个清单，专门用来存放两个东西：
一是那些重要的、亟待解决的问题；
二是正在研读和学习的论文、书籍等。
每当我工作累了，我就打开这个清单。一方面站起来走走、喝点东西，散步，一方面在脑子里思考这些问题。比如：
可以在社群里搞些什么活动？
下一期节目里面，要放哪几个信息点？
下次可以给读者们什么福利？
今晚吃什么？
或者，打开之前没读完的书和论文，继续读下去，做笔记，整理逻辑和知识结构。
第三个清单：成就感清单（Dessert）（这个部分也有提升空间）
我相信，你一定经历过这样的时刻：觉得厌烦、无聊，提不起精神，不想动脑子，无论是「Action」还是「Focused」里面的事情，一点都不想干。这是很正常的。每个人的精神状态，总有低谷的时候，我自己也是。
我的方法就是：事先做好一个「Dessert」清单，在里面放一些非常简单、无需动脑、没有时间限制的小事，比如：
整理书桌；
整理电脑文件夹；
搜集图片；
下载资源；
……
如何完成最重要的事——FAST原则吃青蛙（四个步骤）
F（Frog）：先吃掉那只青蛙
行动建议：
9:00排出今天最重要的三只青蛙，到了18:00青蛙都吃完了，这样无论今天还有哪些琐事没有完成，起码完成了三件重要的事。
A（Action）：列出行动清单
A是行动清单的意思。就是说，我们先把当天要做的事情列成清单，之后就专注地一项一项做完。
蝌蚪意味着如果今天做不完可以适当舍弃。这份清单除了自己使用，还可以和团队共享，让队员互相了解彼此的进度。
行动建议：
每天早上花点儿时间，列出包含1~3只青蛙、5~7只蝌蚪的每日行动计划。
S(Slice)：拆解青蛙
有些青蛙，不是一口能吃完的，需要分成几天甚至几周才能吃完，那么就需要切成小片。
一项工作庞大且重要，但恰恰因为其庞大且重要，所以总觉得还没有做好准备，明日复明日地踌躇满志却裹足不前。生死线临近时，我们惊呼一声，手忙脚乱，最终事情将将完成。这样的情形，可能出现在你写论文、考职业资格证、筹备婚礼或计划换个工作时，更可能在你的人生中屡次出现。
行动建议：
面对复杂的“青蛙”时，我们可以用思维导图进行细分，理清楚脉络，并找出最关键的行动。
T（Time）：训练自己的时间感知能力
知道什么时候工作效率是更高的，也知道自己做一件事情要花费多长时间，我们的时间管理能力也会一步步得到提升。
我在《每天最重要的3件事》书里介绍了“番茄工作法”和“SWEET原则”两种工具，可以帮助我们做到井井有条，准时下班。
行动建议：
番茄工作法：给自己定一个闹钟，每工作25分钟，就休息5分钟。当你需要完成一个复杂的工作时，不要思考它需要花多长时间，只要想想你需要几颗番茄。
SWEET原则：如果你计划10：00开始工作，给自己设定一个9：40的闹钟，提醒自己该听下手头的事情，为接下来的任务做热身准备了。这个方法，能让我们减少迟到、拖延以及任何意外的突发状况，保证我们能够按照计划做事。
简单有效的时间管理法
灵活的日程安排，掌控你的生活
有些人每天的时间都被卡得死死的，希望日程安排能灵活一些。我对他们的建议是，尽可能简化时间管理，与其让日程安排掌控你的生活，不如学会活在当下。
完全沉浸在工作中，这种现象叫作“忘我”。
进入“忘我”状态的方法如下：
1.选择你热爱的工作。
2.选择有挑战性的任务，但也别太难。
3.排除杂念。
4.沉浸在工作中。
每天早上先决定当天的任务，弄清优先次序
列一份“简短清单”，写下你最想完成的三件事，也就是你的三项“头等要务”。你可以再列一份清单，写下你想批量处理的小任务（留到当天晚些时候再做）。当然，你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单，让这份清单，而不是日程安排，掌控你一天的生 活。
做手头的工作时，你可能会想到接下来要做的事，可能会有同事来请你帮忙，也可能脑子里会蹦出新点子。千万不要让这些想法和请求掌控你的生活。你可以把中途插进来的任务或想法记下来，等到晚些时候再处理，而不是当时就切换思维。你可以写在纸上、笔记本上或电脑文档里（具体看你把三项“头等要务”写在了什么地方），然后继续做手头的工作。完成手头的工作后，再去翻一翻任务清单，看看你接下来该做什么。
删减任务，只关注投入产出比高的任务
如果只关注投入产出比最高的任务，你就会更轻松，也更高效。你只需要用到最简单的工具，压力自然会减少。我认为，这就是成功的关键。
其实，任务管理和其他组织管理没什么不同。我的理念是，在做安排之前先删减任务。如果你眼前只有三件任务，而不是二十件任务，就根本不需要去安排。从时间管理的角度来看，你应该把需要做的事减到最少。你可以删除任务，转交他人，也可以努力拖延或拒绝接手。如果你始终专注于简化、减少和删除，专注于最重要的东西，剩下来的事情就很简单了。
批量处理任务
除了三项“头等要务”，你每天还有一些小任务需要完成。关键在于：
1.小任务的优先级不能高于“头等要务”；
2.尽可能地批量搞定，节省时间；
你可以给这种任务分分类（比如电话、电子邮件等），也可以只列一份“批量任务”清单。我强烈建议你晚些时候再处理这些任务，而不是每天一大早就做。
什么样的任务适合批量处理？
打电话。不要整天都忙着打电话，把需要打的电话列出来，然后一口气打完。我通常会留出三十分钟打电话，但你的需求可能和我不一样。你也可以只在固定的时间接电话，把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务，而不是时不时被别人的电话打断。
查邮件。对大多数人来说，这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要，一不小心就可能掌控我们的生活（我会在下一章具体讨论这个问题）。简单来说，你只需在每天固定的时间查邮件，就能实现批量处理。我建议每天查两次，比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适，也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件，不然你就可能被电子邮件缠住，无法完成重要任务。
外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做，或把某一天定为“外出办事日”。
文书工作。现在，我要做的文书工作已经不多了（我已经进入了无纸化办公），但大多数上班族都没我这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查，那就一口气把它们做完，而不是把一整天的时间都花在上面。
清理收件箱。和查收电子邮件一样，每天清理一两次，浏览一下收件箱里的文件，判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱，你就急急忙忙去处理，那你肯定会被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱，一口气把它清 空。
开会。你可能无法控制开会的时间，但如果可能的话，我建议你找个时间一口气把会开完，给每次会议制定明确的目标和时限。批量开会能给你留出大块的时间，让你有空去做最重要的工作。如果可能的话，尽量避免把所有的事放在同一个会里开，因为那通常是浪费时间。
浏览网站。如果你像我一样，需要定期浏览某些网站，那么，与其让它们干扰你完成重要任务，还不如选个时间一口气看完。
做研究。有些工作需要你做研究或阅读材料，为写作做准备。如果可能的话，把这些事一口气做完。
做维护。在工作中，有些小任务是我们必须做的。像我这样的博主，每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码，别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要，但不做又不行。如果可能的话，留到一天快结束的时候再做。
时间管理的简单工具
你可以使用下面这些简单的工具：
日历。我建议你尽可能保持精简，不要用昂贵的备忘记事簿，也不要用复杂的电脑程序。如果你有几个预约，不妨就记在墙头的挂历上。只要挂历上有方格，能记下每天的一两个预约或活动就行。如果还有其他需要标出的事情，比如孩子的足球赛或家长会，你也可以试试在线日历，帮你记住重要的 事。
纸质笔记本或文本文件。我建议你准备一本简单的袖珍笔记本，把所有想到的事都记在上面。你可以写下自己的“头等要务”，写下当天需要批量处理的小任务，写下你的“唯一目标”。如果你只有这一个工具，就不需要花太多心思。如果你更喜欢记在电脑上，我建议只用最简单的文本文件。我目前是这么做的：我创建了一个名为“待办事项”的文本文件。每当需要记下任务或想法的时候，我就会打开它。文件顶上是我当天的“头等要务”，下面是需要批量处理的小任务，再下面是我突然想到的一些事。这份文件我一天清理一次。
应该培养的12个时间管理习惯
1）培养每天“使用日历APP应用或日历纸质本”习惯
Google Calendar/Sunrise/朝夕日历
2）培养每天“使用任务管理工具”习惯
remember the milk, toodledo,wunderlist,anydo,todoist,Trello。
3）培养每天“睡眠时间达到7-9小时”习惯
作者尽量23点睡觉，早晨5点起床，午休30分钟，上下午有空就学会打盹5分钟，形成自己的身体节奏！
4）培养每天“下班前日清理”习惯
日清理模板
清空邮件收件箱，放入对应邮件项目文件夹
清空电脑虚拟桌面，放入对应电脑项目文件夹
清空电脑下载文件夹，放入云盘或云办公空间
清空to do list收件箱默认文件夹，放入相应标签或文件夹
清空手机照片，备份到云相册
清理纸质笔记，存入Onenote/印象笔记对应笔记本中
5）培养“周末周回顾”习惯
周回顾是来源于每天的晨间日记和日计划基础数据，下面这些事情可以供参考,一般30分钟时间就可以搞定周回顾。
6）培养每天“真正工作投入时间≥4小时”习惯
将每天重要的事情尽量安排在早晨或上午完成，下午的时候身体精力和大脑关注度都会减少很多。
根据此特点，分别将个人账号或游客账号设置成纯工作、纯娱乐用途。
工作账号只安装工作相关软件，你不能打游戏、浏览无关网页：
如果你的工作是和文书处理相关，安装Office办公软件即可；
7）培养“一次处理一件事情”习惯
如果你今天有多件事情要处理的话，尝试1个小时之内只处理A事情，然后下一个小时再处理B事情。
8）培养分时段处理“创意性”和“机械性”工作习惯
趁早晨上午人的精力最旺盛的阶段，去处理费脑筋的事情，比如产品项目新点子企划，下个月产品销售计划安排等。
疲劳的时候去处理机械性体力活事情，比如第4点提到的进行日清空事宜。
9）培养”项目分解成下一步行动“习惯
往往很多事情的拖延都是因为觉得事情太难，不知道如何下手而导致的。在盲目开始做某事情前，花上5-10分钟时间进行考虑，然后用思维导图方式将项目逐渐分解，最后成为一件件可以执行的下一步行动，控制在25分钟内可以完成。
10）培养每天”安排三项要事（青蛙）“习惯
为什么一天忙碌下来，却觉得没有做什么事情，没有一点成就感呢？因为你整天处理的都是一些琐事，试着前天晚上或者当天早晨安排三项要事，一件件去完成，相信我完成一项要事的成就感会大于完成十件琐事的感觉。
11）培养每天”番茄工作法“习惯
番茄工作法可以让你集中时间内集中精力完成某事情，时间到了以后进行休息，既提高工作效率，又注意身体健康，一举两得。
12）培养”敢于说不“习惯
初入职场时，老板同事委托你的事情，或者网络社群朋友找你帮忙的事情，用锻炼提高自我能力的态度去接受。但是当你成长到一定阶段后，要敢于对一些重复类事情说不，因为你从里面已经得不到成长，反而会浪费你大量时间，阻碍你新的发展，要培养“敢于说不”的勇气。
每天最重要的三件事：
1）吃掉最重要的事情；一个核心事情胜过10件小事；
2）清空收件夹，让工作和生活不被杂事打败。把零散、繁杂转化成迅速的行动；
3）每日重开机，不断检查我们的时间管理系统；
扎克伯格的时间管理：
1）当你在状态时，就多干点；不然就好好休息：有时候会连着几天不是工作状态，有时在工作状态时却又能天天忙活 12 小时，这都很正常的。
2）在有限的时间内，我们总是非常专注并且有效率。
3）进入工作状态的最佳方式就是工作，从小任务开始做起，让工作运转起来。
4）迭代工作，期待完美收工会令人窒息：“做完事情，要胜于完美收工” Facebook 办公室墙壁上贴的箴言。动手做，胜过任何完美的想象。
5）有会议就尽早安排，用于准备会议的时间往往都浪费掉了。
6）把会议和沟通 (邮件或电话) 结合，创造不间断工作时间：一个小会，也会毁了一个下午，因为它会把下午撕成两个较小的时间段，以至于啥也干不成。PS：当看到一个程序员冥思苦想时，不要过去打扰，甚至一句问候都是多余的。
7）工作—放松—工作=高效(番茄工作法)
8）把不切实际的任务分割成合理的小任务，只要每天都完成小任务，你就会越来越接近那个大目标了。
9）从来没有两个任务会有相同的优先级，总会有个更重要，仔细考虑待办事情列表。
10）必须清楚白天必须完成的那件事，是什么。“Only ever work on the thing that will have the biggest impact” 只去做那件有着最大影响的事情。—— Jason Cohen
11）把昨天翻过去，只考虑今天和明天。昨天的全垒打赢不了今天的比赛。—好汉不提当年勇。
12）给所有事情都设定一个期限。不要让工作无期限地进行下去。
13）针对时间紧或有压力的任务，设置结束时间，万事皆可终结。
14）多记，多做笔记。
15）进入高效状态后，记下任何分散你注意力的东西比如Google搜索词、灵光乍现的想法、新点子等等。
