如何卓有成效,绩效为要——读《卓有成效的管理者》

笔者的工作经历,带领小团队已有小几年。深感在管理知识上的匮乏。在听闻德鲁克管理大师的名号后,读了这本书。现将读后的一些体会陈述如下,以供诸君点评。

在书的一开头,德鲁克简要阐释了一些概念,例如什么是管理者,什么是有效性等。同时解答了为什么需要卓有成效的管理者、管理者面对的哪些现实等。而以上这些其实是想要表达现代企业的管理者是需要卓有成效的,而针对卓有成效的定义,作者给出了这样的一句话:管理者需要做对的事情并且具备做好该做的事情的能力。

接下来,作者点出了本书的主旨:卓有成效是可以学习的。而在此之后,作者给出了如何学习的路径:①掌控时间,②重视贡献,③善于利用长处,④要事优先,⑤做有效的决策。而这也是接下来的章节布局,请允许笔者一一展开。

一、掌控时间

作者认为有效性的基础在于管理者需要将自己日常的时间进行记录,并据此判断是否存在可以调整的范围,而调整的原则即是将不必要的事情暂停,将可以由他人处理的交换出去,同时需要注意自己是否在浪费别人的时间。经过以上的增删查改后,管理者可以将空下来的时间集中并且为后续的事情统一安排。

市面上会有许多书籍讲述如何合理优化自己的时间安排。可见对于时间的掌控,是许多人已知并且重视的事情。而对于管理者而言,认知、梳理自己的时间安排,才能明白自己的工作重心是否合理。这里笔者认为将时间梳理的最大目的不仅仅在于让擅长的人做擅长的事,而是让“效益”最大化。管理者对于一些事情擅长,但是独揽并不是一件“效益”最大的选项,而且有可能不利于团队成员的成长。这里的“效益”应该指两个方面:①效率:即擅长的人做擅长的事;②“收益”:这里可以理解为让新手通过项目逐渐成为老手,继而成为新管理者的“收益”。当新手在成为老手乃至更高等级的过程中,管理者会花费一定的时间及其他的成本去传授,即老师傅带徒弟的模式。而这必定会影响一定的效率问题,但当新手变成老手后,他所发挥出来的绩效是能够弥补之前的效率损失的,即这部分的差值,是管理者所注重的。所以,管理者的一部分时间是用于与团队成员沟通的,从长期看是会给整个团队带来差额收益的事情。这里,管理者的思维应该是注重长期的。

二、重视贡献

作者开篇即提出:重视贡献是有效性的关键。究其原因,重视贡献,才能使管理者的注意力不为其本身的专业所限,不为其本身的技术所限,不为其本身所属的部门所限,才能看到整体的绩效,同时注重外部世界。

简而言之,笔者认为,重视贡献,是让管理者在工作进程中时刻注意需要做出的成果,并朝着这一目标使出所有力量及方法。而只有这样,在过程中有可能阻碍达成目标的具体情况就不再是使得管理者畏首畏尾的大山,而是必须攀登跨越的山头。管理者的思维模式就不再是逃避而是如何攻克。

而在如何能够有所贡献的方法中,作者给出了以下答案:

1、让别人了解自己:知识分子有责任让别人了解自己。向别人提问:为便于你为机构作出贡献,需要我在什么时候、以何种形式、有什么方式提供这些贡献?

2、正确的人际关系:互相沟通、团队合作、自我发展以及培养他人。只有处理好与团队成员的人际关系,才能最大程度提供贡献。

3、有效的会议:在会前想好会议目的,要求什么报告、简报的用意何在等等,一定坚持开会必须有所贡献。

三、善于利用长处

管理者的任务,就是要充分运用每一个人的长处,共同完成任务。在这一点上,笔者认为管理者不是独行侠。需要根据团队成员的不同性情、能力以及当前的形势具体分配任务。

在用人的原则上,作者给出了四点:1、管理者不会将职位设计成自有上帝才能胜任;(根据已有的资源进行合理的设计)2、职位的要求要严格,而涵盖要广;3、管理者在用人时,会先考虑某人能做些什么,而不是先考虑职位的要求是什么;4、管理者在用人之所长时,必须容忍人之所短。

在讨论完用人的原则后,作者认为,管理者也要了解并运用上司的长处以及自身的长处。对上,管理者需要协助上司发挥长处,使其上司有效,反过来促使自身有效;向下,有效的管理者会顺应自己的个性特点,不会勉强自己。管理者注意的是自身的绩效,自己的成果,从而发展出自己的工作方式。

以上这些点在笔者看来,管理者要善于利用长处,其前提在于知己知彼。对外,首先管理者需要积极地与团队、上司、其他部门等等积极地发生联系,在不断沟通的过程中,要细心琢磨、判断出对方的性格,甚至是思维模式,从而明确对方的长短处。在这一过程,管理者需要时刻注意不能将自己的主观要求以及好恶情绪带入其中。因为管理者需要明白人无完人;其次,管理者需要用到所有可用的对象,不仅仅是团队的成员,自身的上司因其目标一致,促进其工作上的有效也会反哺自身的有效性。对内,管理者要时刻关注自身的成果,评估自己,总结自己,解刨自己。针对对内与对外的优先级,笔者认为前者优于后者。

四、要事优先

在这一点,作者首先就提出了卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做(first things first),而且一次只做好一件事(do one thing at a time)。

而要做到以上两点,作者认为管理者专心一志,第一原则是要摆脱已经不再有价值的过去。有效的管理者必然会自我检视一切的方案、活动和任务,如果打算做一项新的业务时,必定先删除一项原有的业务。凡此种种,皆是为了摆脱相对没有价值的事,以此专注于最重要的事。

其次,管理者需要确认优先次序,其原则有四:重将来而不重过去;重视机会而不能只看到困难;选择自己的方向而不盲从;目标要高且有新意而不能只求安全与方便。

这一点,笔者深有体会。日常工作中常常碰到繁杂的工作任务,不加区分地直接开干只会深陷其中,无法摆脱。所以,实时根据外部的情况调整工作任务的优先级,甚至于在一件任务中拆分小任务并安排优先级,就是要事有限的体现,其次,管理者需学会将自身的注意力集中于最重要的事情。换句话说,管理者需对所有的事情进行判别并区别对待。重要的事情投入较重的关注,而其他不太重要的事情投入较少的精力或者留待后续处理。

五、做有效的决策

在讨论有效的决策之前,作者先探讨了决策的要素。

首先,作者认为管理者做的都应该是重大的决策,且这种决策虽是以高层次的理性认识为基础,但其推行必须尽可能接近工作层面,必须力求简单。

接下来,作者提出了决策的五个要素:

1、要确实了解问题的性质。

如果问题是经常性的,那就只能通过一项建立规则或原则的决策才能解决。如果问题的属性被确认错了,其决策也必为错误的决策。在这里,作者列举了常见的错误:①误将“经常问题”视为一连串的“偶发问题”;②误将真正的新问题视为旧病复发(因而仍旧应用旧原则);③对某些根本性问题的界定似是而非;④只看到问题的部分,而没有看清全貌。在碰到问题时,管理者需要先假定问题是“经常性问题”,假定该问题是一种表面现象,另有根本性问题。

2、要确认找出解决问题时必须满足的界限。

边界条件说得越清楚以及精细,则根据此做出的决策越有效,即越能解决问题。而在讨论如何探求边界时,作者认为是在探求某一个问题应有什么“最低需要”。

3、仔细思考解决问题的正确方案是什么,然后再考虑必要的妥协、适应以及让步。

在这一块的讨论中,作者举了斯隆先生的一段话,笔者认为能够充分解释这个原则。请允许笔者在此展示出来:

“我不知道我们要你研究什么,要你写什么,也不知道该得到什么结果,这些都应该是你的任务。我唯一的要求,只是希望你将你认为正确的部分写下来。你不必顾虑我们的反应,也不必害怕我们不同意。尤其重要的是,你不必为了使你的建议容易为我们接受而想到折中。在我们的公司里,谈到折中,人人都会,不必劳你驾来指出。你当然可以折中,不过你必须先告诉我们什么是‘正确的’,我们才能有‘正确的折中’。”

4、决策方案要同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。

作者认为一项决策如果没有列举一条一条的行动步骤,并指派为某人的工作和责任,那便不能算是一项决策,最多只是一个意愿而已。

5、执行过程中的重视反馈,以印证决策的正确性以及有效性。

只有亲自检查才能可靠的了解决策是否有效或过时。

在仔细探讨了做要素的五个原则后,作者阐述了个人见解与决策的关系,并提出了一个独特的观点:有效的管理者都知道一项决策不是从搜集事实开始,而是先有自己的见解。这里的见解,是“尚待证实的假设”。而不是已知的结论。因为假设需要通过相关的标准去证实,而结论无法证伪,必能搜集到许多事实,而这对于做决策毫无作用,甚至可能会干扰决策的正确性。

其次,有效的管理者会鼓励大家提出自己的见解。并且会让大家对自己的见解深思认清需要观察些什么,需要研究些什么,以及需要验证些什么。而这其中又以“相关的标准是什么?”在这一问题最为关键。而这一问题又引申除问题本身的衡量以及决策的衡量。

再次,有效的管理者一定要求有若干个不同的衡量方案,再从中选取最适合的一种。因此,决策并不是“众口一词”,而是应以相互冲突的意见为基础。而对于为何需要反面意见,作者认为理由有三:①唯有反面意见,才能保护决策者不致沦为组织的俘虏;②反面意见本身就是另一个方案;③反面意见可以激发想象力。

最后,有效的管理者还得再问一个问题:我们是不是真需要一项决策?因为有时不做新决策,其本身正是最好的决策。

这一块作者用了两章来讨论,足见其重要性。在决策的五个原则中,笔者认为:认知问题的性质,是为了明确可以通过何种原则来处理问题;确定问题的边界,是为了明确问题的那些内容需要处理,即不是问题的所有方面都需要解决,方案也不能解决问题的所有延展;先思考问题的方案,再考虑妥协,也是在思考决策的过程中,让现实的局限条件尽可能少地干扰决策的完整性、正确性等;决策要兼顾执行,是指决策的实施环节,要重视与团队成员在执行过程中的具体事宜;重视反馈,要时时考察决策是否需要调整。

在如何做出有效的决策。作者提出的有效的管理者应先有自己的见解。这一观点笔者很有同感。从另一方面,这也是衡量管理者是否有效的一个标准,在一个行业或者一个岗位上深耕多年,都应该有一个自己的见解,并对某些问题有一些自己的思考,甚至是直觉,以待后续验证。而每一个决策的做出,都应该集思广益,让大家针对问题提出自己的见解,并提出自己的事实依据,理解并客观判断选取出最适合的方案。这一点上,每个方案没有对与错,只有不适合与适合的区分。

以上就是笔者对于这本书的梳理以及自己的思考,请大家指正。

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