如何用 XMind 高效地写周报?

前阵子阿里取消了周报制度,内部叫好声一片,看来大家苦周报已久。

周报是有效的日常管理和沟通工具,但千字八股文式强制的周报制度却让它成为无数人的噩梦。其实这份痛苦完全能够避免,和大家分享下如何用 XMind “愉快”地写好一份周报

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01 写周报,是否有必要?

尽管大家都对写周报这件事热情度不高,但写周报这件事其实很有必要。

周报是时间管理的一部分

周报是以周为单位的时间管理方法。在每周结束时回顾这周工作的完成情况,并构思下周的工作内容,及时做好调整与安排。

一味埋头苦干扎进各种琐事中会让人陷入忙的怪圈,跳脱出这种思维模式,抽出时间想明白“做什么”和“如何做”这件事上,是一种更聪明的偷懒方式。

周报是重新检视自我的机会

周报给了我们每周自我审视的机会。

“互联网的工作内容大部分与创造性有关,我们最大的敌人不是缺乏时间或投资,而是缺乏创造力,是被日复一日重复琐碎机械的工作内容占据,长期埋头苦干导致的思维僵化。” -- XMind CEO 孙方

怎么打破这种沉闷?XMind 的 CEO 孙方认为运用创造性的工具,比如用 XMind 写周报来检视自我并重新构思工作内容是不错的解决方法。

XMind 团队的周报都是用 XMind 完成的,这种高效敏捷是我们所推崇的。用写论文的精神去写几千字的周报确实没有必要,我们更关注的是你遇到的问题和你对问题的思考。

而周报就是让你在完成每周的工作后停下来,给自己一小段时间重新审视和构思自己的工作内容和工作方式,简要记录自己的想法,相当于是给自己创造和未来的自己沟通的时间胶囊

周报让彼此的信息同步开放

周报是日常的管理和沟通工具,是向上沟通的有效方式。通过工作事项的罗列和工作成果的展示,团队 leader 可以知道当前项目的进展、你工作的进度和你遇到的问题及思考。

同样,周报也是团队成员间有效的沟通渠道,除了熟知自己平常负责的内容外,了解团队成员中其他小伙伴都在想什么做什么,互相学习和借鉴的同时也反向激励你去进行产出。

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周报对于个人成长的作用巨大,喜欢总结和复盘的朋友都尝过这个甜头。但为什么大家还是讨厌写周报?说到底,大家讨厌的其实不是周报本身,而是繁杂无用的形式主义。我们讨厌的是为了凑规定字数装腔作势的周报。

02 如何写好一份周报

对周报深恶痛绝大可不必,掌握对门路会发现其实也不难。如何又快又好地写好一份周报?首先我们得弄清周报里面要写哪些内容。

周报应包含哪些内容

当我们不知道如何提笔时,可以从以下几点入手。

本周工作重点提炼

汇报重点工作/数据。简要地把这周完成的任务进行要点提炼,回顾总结这一周的工作的完成情况。尽量避免流水账式的写法,更不要堆砌太多繁杂的细节。

下周工作任务安排

根据当前任务的完成进度和可预知的工作内容合理安排下周任务,罗列待办事项并整理好优先级。在此基础上还可以预估待办事项的完成时间,并设定好相应的时间节点。如果任务需要其他小伙伴配合,可以标注出来。

这两部分是周报中比较常规的内容,除此之外,还可以记录一些对自己有用的内容,比如对问题的思考和学到的一些新东西。

遇到的问题及解决过程

解决问题是职场的核心竞争力。记录下自己对某个问题的思考和解决过程是和未来的自己沟通的有效方式。比如开发对某个功能如何实现的思考,要用什么技术方式去实现,怎么实现,有哪些坑,这些心路历程和想法除了能加强团队间的沟通和交流,对自身成长也是助力。

新学到的一些东西

技术日新月异,互联网的各种玩法也是瞬息万变。保持学习和开放的心态是职场中每个人都应有的觉悟。可以在周报中简单记录下你这周新学到的一些东西。

其他对自己有用的内容

除了正儿八经的内容外,还可以简单记录一些工作中遇到的一些趣事。写周报的人不再觉得这是一项苦差,看周报的人也有兴趣。

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写好周报的原则

写好一份周报最大的原则就是不把写周报这件事当成是应付上级的任务,为自己而写。

对自己诚实

真实地记录自己这一周的工作内容和记录对自己有用的内容。写周报的过程也是自我监督的过程,反向去推动你进行产出和推进项目进程。

精简且要点化

准确地写清楚关键的内容,不是记流水账式的面面俱到,而是尽量用要点化的语言去描述。动辄几千字的周报不仅写的人痛苦,看的人也费时费力。我们为什么不用一张更清晰简单的思维导图来表示呢
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03 用 XMind 愉快地写周报

思维导图不仅是思维利器,其实也是沟通利器。它让你更清晰地表达自己的想法,也让你能一眼看清别人的想法

我们提倡用 XMind 写周报,不仅因为用它来写周报更简单高效,更主要的地方还在于它能将你的想法结构化,清晰表达,让看的人更容易 get 到你的想法。

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如何用 XMind 高效地写周报?

Step 1 明确周报内容

每个人的工作重点不同,有的人以任务为导向,有的人需要在周报中呈现关键数据,我们可以根据自身的实际情况,并结合第 2 点的建议,明确自己在周报中需要呈现哪些内容,甚至为自己量身定制一个周报模板,每次写时直接打开填充即可。

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Step 2 每天记录,动态管理

周报其实是每周任务管理流程的结果。在每周开始时把这周要完成的事项都列出来,区分优先级,并安排好时间。可以用今日计划、本周计划、已完成、其他待办这四个纬度来进行规划。如下图所示。

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创建每日流程,在每天开始工作前,明确好今天需要完成的任务,帮助自己快速进入工作状态。在每天结束时,把今日计划中完成的任务归入已完成,记录好每日执行的结果、反馈和总结。

这样在每周结束时,这部分已完成的任务就是本周工作重点提炼,未完成的就是下周工作任务安排。因为每天都会记录,所以在一周结束时就不用再绞尽脑汁想这周到底做了些什么。

Step 3 多关注遇到的问题及解决过程

除了日常工作事项的记录,还可以多关注遇到的一些问题及你当下解决的一些思路。XMind 支持创建多画布,可以在任务管理后面新建一张每周问题思考的画布,记录这周遇到的一些问题。

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如果问题事项比较复杂,还可以把细节放入笔记中来保持整张图的简洁性,需要时再查看。

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Step 4 总结及分享

经过了以上三个阶段后,在每周结束写周报时其实是很轻松的。要做的就是在每天记录的内容基础上进一步进行归纳和总结,补充关键成果并审视自己本周的工作状态和下周的规划。

在总结时可以任意拖动分支主题,或者通过复制黏贴主题的方式在不同画布间进行整合。完成后,可以通过图片导出的方式或直接用 .xmind 的文件格式和 leader 或其他小伙伴分享。

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相比其他上千字的周报,用思维导图写周报无疑更轻松高效。简简单单一张图说清楚你这周做了什么,你遇到的一些问题,你的一些思考。写的时候清清楚楚,看的人也一目了然。

最后附上本文的思维导图,祝大家都能愉快地写周报~

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