你还在用错误的方式汇报工作么?

即使你是职场小白,也不能成为原谅你的理由

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无论是职场新人,还是经验丰富的职场前辈,工作中总会遇到问题。当遇到问题的时候,每个人的反馈是不一样的;

某java项目组,项目进度出现较大偏差,若不及时解决,偏差会更大,项目无法按时结项,项目主管张山汇报:这样工作怎么做啊?要人没人,要东西没东西;你至少要给我安排几个人我才能把工作做完啊。现在又没人,又没有技术专家支撑,谁来谁也做不了。到时候完不成工作,我可不管;你是领导,快点想办法,至少给3个人我。

如是你是部门的负责人,这样的汇报你满意么?你相信他能带领团队解决问题么?

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入职一年后,恭海成为了某咖啡店主管,同批入职的成远不服,经理直接安排两人问一下新上市的咖啡豆如何卖?成远回来汇报:“经理,每磅80元。”

恭海回来汇报:“每磅80左右;最高价接按95元,质量很好。最低68元,质量不好,又放了很久,不符合我们的要求。按我们目前可能的消耗量来说,大批量进货价格可优惠10%。能优惠的有三家,均可以送货上门。这三家的样品已带回来了;如果需要进一步洽谈,我已经留了几家供应商的电话,可以约他们明天上午过来,再确定两家供应商轮流供货。”

如果你的成远,你看到和恭海有差距么?

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经常有一些职场小白发出感叹:为什么我在职场上没有得到重视?为什么大家都觉得我是个透明人?为什么那些人晋升很快,而我却迟迟没有变化?上司唯亲是用或是人力资源识人不明?都未必是。最大的问题在于,你在工作中的思考模式待修正,你的汇报方式错了:没有解决方案的汇报是阻碍你晋升的最大绊脚石。

我遇到很多职场小白,他们经常说:“老大我的电脑用不了,没电啦,今天没办法按时交报告。”“ 我只会做简单的一些报表,在PPT是插入视频我不会做啊,怎么办?”“客户不接接电话,约不到啊!我也没办法。”他们只进行了一个过程,并不保证结果。当问题出现的时候,他们描述问题然后抱怨,而不是寻求解决方案。

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那么,在实际工作中遇到问题,我们应该如何汇报呢?

**1. 强迫自己思考并提出问题:
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  1. 思考现状,归纳出问题的类别;
  2. 如非正式的汇报,在笔记本上简写;正式汇报,制作PPT;

2. 要求自己思考找出解决方案:

假设项目进度计划本周内完成50%,但到周一下班发现本周仅能完成30%,思考为什么不能按计划完成,如果完成还需采取什么措施:
1)团队成员不变延长工作时间是否能解决?

  1. 增加同级团队成员是否能解决?
  2. 是否需增加架构师或技术经理?
  3. 是否需增更多资源,需哪些资源?
  4. 若资源到位,项目是否能按原计划完成?
  5. 若是提出两个以上解决方案,根据目前情况判定,哪个更优,为什么。

3. 解决方案是否需要上级支持和协调:

  1. 该解决方案是否能解决问题。
  2. 若能解决问题,是否需上级跨部门或在集团内进行资源协调?
  3. 哪些可以内部解决,哪些需要上级协调?

4. 在汇报过程中,如果之前我们没有进行过类似的训练或工作习惯:

  1. 训练自己思考:可先采用该类思考模式自行模拟;
  2. 在最小的汇报开始:当遇到简单问题的时候,也可采用该种方式;
  3. 问题解决后再回来思考汇报方式是否正确;

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同一个例子:某java项目组,项目进度出现较大偏差,若不及时解决,偏差会更大,项目无法按时结项,看看另外一个项目主管周武按照上面所示的方式来思考和汇报是如何清晰准确地说明问题的:

现就该项目现状汇报如下:

一、产生的问题:

1. 人力不足:目前项目较紧迫,现有团队成员的能力和精力不能在要求时间内完成工作。
2. 专业储备不足:该项目需熟悉海外银行业务流程的专家一名,目前暂无此资源。

二、目前团队经过讨论,提出的解决方案如下:

1. 加班: 为保证项目顺利完成,协调现有项目成员连续加班两周,周一至周四:7点-10点;周六全天;目前已初步和项目成员沟通过,项目组成员对此能够理解,但要求项目完结后进行补休安排。
2. 申请跨部门协同:根据目前的工作进度及工作情况,申请技术部java架构师王志飞支持10人日(专业术语,1人工作1天为1人日);
3. 人力资源协同: 对于海外流程专业家,一是申请人力资源部协调在招聘和猎头中快速推荐,入职或者做为短期外聘专家均可。

**三、所需部门领导支持和协调工作:
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  1. 以上第1点项目组内部解决,并已开始执行;
  2. 第2点、第3点因涉及到跨部门工作,需要部门领导的支持去协调人资部门、技术部门的相关人员和工作。
  3. 若按这3项解决方案进行,我们可以追回进度,保证最后结果无偏差。

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前述所示是相对完整的汇报内容。所以说在职场上,仅带着问题而没有解决方案来汇报是无能的一种体现,至少在本职工作中没有用尽全力。也希望通过这种训练和努力,让有解决方案的汇报方式推动你职场上的每一步。

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