SeaTable -- 新一代在线协同表格和信息管理系统

大家新年好!新年伊始,我们 Seafile 团队推出了一款 Seafile 的姐妹产品 -- SeaTable。 SeaTable 是新一代在线协同表格和信息管理系统。它支持“文件”、“图片”、“单选项”、“多选项”、“协作人”等丰富的数据类型。它帮助你方便的记录和管理各种零散的信息,并按照你的所需进行扩展,实现数据处理的自动化和业务流程的自动化。

Seafile 的目的是帮大家来实现文件的管理,而文件是非结构化的信息。SeaTable 的目的则是帮助大家来实现结构化信息的管理。

下面我们用一些图文来介绍 SeaTable 作为协同表格的功能,让大家对 SeaTable 有一个直观的了解。

丰富的数据类型

在SeaTable中,每一列都可以有一个特定的数据类型,可供选择的类型非常丰富,除了文本、数字、日期这样的常规类型,你还可以设置图片、文件、协作人、单选标签、多选标签这样的数据类型。例如选择图片类型,你可以直接上传图片,图片会以缩略图的形式直接展现。而如果是多选框,则会以标签的形式展现你选中的选项。


以上这些属于基础的用法,在更高级的用法中我们还提供了"计算公式"、“链接其它记录” 等列类型。

多数据视图

SeaTable支持对同一个表同时提供多种视图,每个视图可以有不同的过滤、排序条件,快速的在视图间切换,帮你从不同的角度来看数据。

下图是一个包含多个视图的任务清单表,以时间角度为例,如果只想查看本周的任务清单,可以选择查看“本周任务”的视图。如果想查看本月的任务清单,则可以切换到“本月任务”的视图。

此外,当多个人在同一张表里协作时,你可以对所需的视图进行锁定,无需担心其他人随意修改。

多种视觉呈现方式

对同一份数据,除了用基本的表格方式呈现外,SeaTable 还提供了日历等展现方式。而且这种展现方式是可以按照你的需要进行扩展的。

数据统计和分析

记录完数据后,你可以方便的创建图表和表格,以便对数据进行统计和分析。

和 Excel 比的优势

SeaTable 作为一款协同表格,和 Excel 相比,它的优势在于数据管理和分析的能力。具体包括:

  • 通过集中化的存储,便于把零散的信息集中到一个平台.
  • 通过规定了数据类型,输入数据的时候不用去考虑格式的问题,数据输入会更加的方便和准确。比如不用再因为表格中存在很多“100 元”这样的金额数字导致无法进行统计而烦恼了。
  • 增强了对图片和文件的处理能力,使得用户可以基于表格来结构化地管理文件和图片,而不仅限于文字和数字。
  • 多数据视图、多种视觉呈现方式、便捷的统计图创建,这些功能将强大的数据分析能力变得简单易用。相比之下,尽管 Excel 的数据统计和可视化功能也很强大,但是由于学习门槛较高,大多数用户并不容易掌握。

以企业中常见的客户管理需求为例子。市面上很多 CRM 软件定价都比较高,但是很多公司其实只是会用到里面一小部分的功能,性价比不高,所以很多公司其实还只是会用 Excel 来做简单的销售记录。但是用 Excel 来管理销售记录有不少弊端。比如 Excel 本身无法保存合同、发票等文件,这些文件又要另外保存在文件夹中,导致信息的分散,容易造成缺漏。另外 Excel 也无法将一个客户的多次购买记录进行关联,在信息组织上不够结构化。利用 SeaTable 的“文件列”和“链接其他记录”功能则能很好地解决这两个问题。并且,利用 SeaTable 的数据分析能力,也能实现很多 CRM 软件的高级功能。

不只是协同表格

作为协同表格来使用只是 SeaTable 的一部分功能。SeaTable 更强大的地方是作为一个轻数据库,帮助你用更少的时间,更低的成本,更加可视化的方式来实现业务流程的自动化。具体包括:

  • 通过表单来收集数据
  • 通过 Restful API 把数据读取和显示到你的其他业务系统中
  • 通过 SDK 来实时的监控表格数据的变化并对数据进行处理和回写
  • 不需要再为各种轻型应用独立的搭建和维护数据库
  • 通过数据的集中存储和可视化的界面,数据的管理、更新更加的方便

一个简单的例子是静态网站。如果你有一个静态网站,现在想显示一些动态的数据。在 SeaTable 中存储这些数据,并显示到网站上,就能免去维护单独的数据库,而且编辑也很方便。如果你想在网站上收集一些简单的反馈信息,那么就可以生成一个表单,并在网站上加入表单链接。

另一个简单的例子,如果你有一个内部应用,这个应用在用户输入数据后,自动根据这些数据生成一个 Word 或者 PDF 文档(比如 XXX 证明)。那么通过 SDK 写一个实时的处理程序,生成 PDF 后上传到表格中,就能满足这个需求。你不再需要做其他的页面。

在后续的文章中我们会对这方面进行更详细的介绍。

对于SeaTable感兴趣的用户,可以访问SeaTable官网 https://seatable.cn 进行进一步的体验,欢迎大家反馈意见!

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