00 引言
即使是在顶级的公司，也会存在无效的会议。而在一个项目中，无效的会议就会更多，没有精心的准备，那么会议就起不到本身所达到的效果。
而如何准备开好一个会议，还是有一些诀窍的，下面项目例会的四要素可以助项目经理一臂之力。
要素1：准备
项目例会要做好准备工作，这些准备工作包括了以下几个方面：
会议目的：通过这次会议要达成什么样的目的，是为了解决问题还是为了传达指示，是汇报工作还是头脑风暴，和确定项目的范围类似，参加会议前要明确会议的目的。
参会人员：要确定哪些人员会参加会议，在参加会议之前要把名单进行筛选出来，谁是会议召集人，谁是会议主持人，哪些人必须要出席，哪些人可以不用非要到场，哪些人需要准备材料，哪些人负责发言，同时需要确定谁进行会议记录。
会议道具：会议道具要提前准备好，如果是通过会议室，那么需要提前进行预订，同时需要准备笔记本电脑和投影仪以及相关的桌椅板凳等基础设备。如果有必要的话，提前准备一些笔和纸张，如果需要现场展示，可以增加一些大的白板和水笔。
要素2：沟通
沟通的前提是需要制定出会议的日程和活动列表，要制定要让与会人员知道会议的相关信息。这样他们就清楚的知道应该在什么时间到达，并按照会议要求提前做好相关准备，可能是上一次遗留的问题是否有了最终的结果，又或者是需要提出新的议题等。
他们在会议之前可能会有一些问题，这个时候要及时的进行解答，对于和会议有冲突的人员，需要和对方确定行程，如果是关键人员，则需要确定能否安排其他人员代替以及改变相应的会议日程。
要素3：控制
会议需要一个主持人来进行控制，使得会议严格按照既定的程序进行，避免会议偏题或拖延。在会议上避免无休止的讨论，对于细节问题可以暂时记录下来，等待会后进行单独讨论。
如果是汇报性的会议，尽量保持汇报简洁，说事件的重点进展和下周计划以及求助等。对于存在疑问的地方，等会议主要流程结束后，可以留出单独的时间来进行讨论，但讨论不能过于纠结细节，可以指定相应的责任人和确定相应的时间表，会后再进行跟踪。
要素4：总结
最后，开完会后需要进行总结，这个总结一般也称为会议纪要或者备忘录，对于会议的主要讨论内容按照模块或者分类进行2-3句话的总结。
如果存在遗留问题，那么对这些问题需要逐一列出来，后面附上责任人和解决时间，推动发起人和责任人在会后单独讨论并跟踪处理，并以此作为下一次会议的输入材料。
会议记录完成后需要及时发布给参会人员，对于会议记录存在疑虑的，如有必要可以提前给关键参与人提前确认。其实，没有必要的会就不要开了，而有的时候临时性的站会可以解决许多问题；
不要让会议开成批斗大会，失去了会议原有的意义！
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