职场新人:20条实用法则和操作方法,让你快速提升核心竞争力!

职场新人,很容易走入一个误区,就是跨入职场之后,一头扎进事务性工作中,不能自拔。不思考为了什么而工作,不了解自己眼下必须做些什么。多少职场人血泪教训表明,这种做法很危险:在年轻的时候可以出卖力气、青春、可能性塑造等,但浑浑噩噩地工作多年之后,便容易遭遇中年危机,

为了使职场新人尽快步入轨道,快速成长,本文从职场人需要修炼的职场基本功,如何提升硬核实力,如何有效沟通,以及工作效率这四方面,给出了一些实用建议和操作方法,具体如下:

一、职场“基本功”

1、“怎样提高数据与信息分析能力?”

很多职场人,想提升方案策划水平,却苦恼于不知道怎么跟数字打交道,也不知道怎么分析。经常是收集了大量数据并做了很多图表,却不知道应该从中看出什么,不知道对下一步工作有什么指导作用。

遇到这种情况,可以尝试从5个角度来思考分析,并由此推出结论:

A. 影响→大小如何?

B. 差距→差异是什么?

C. 趋势→有什么变化?

D. 偏向→分布如何?

F. 模式→规律是什么?

比如,你拿到了销售部门近半年的销售数据,就可以先排除一些影响很少的数据;紧接着是通过对分析对象的比较,找出“什么是相同的”“什么是不相同的”来理解分享对象的固定特征;然后,对于趋势变化,则需要将过去、现在、将来与实践轴进行比较,考虑有怎样的倾向,增加还是减少,增长率等问题;下一步就要统观全数据与表格,找到各要素之间的偏差程度,是否偏向集中某一特定部分,或者整体是否分布均匀;最后则要在模式中找出规律并加以分析,如“如果产品具有更多某某特性,某某就越容易售出”等倾向。

通过对数据的5个角度分析,便更能从本质上思考和看待信息源,从而策划出优质方案。

2、“学习力—断舍离,聚焦学习主题”

进入职场会发现,自己学校学的那点东西真的太可怜了,感觉什么都要学,都要补。身处互联网时代,我们是幸福的,铺天盖地的学习资源,唾手可得:微信学习群、学习主题公众号、直播、网易云课堂、读书会等等,各类学习活动每天都在举行,网络免费资源包罗万象。

但,与此同时,我们也会发现,每天各类不同主题的线上、线下分享,在争夺我们的注意力。大脑在不停的接受新的知识灌输,没有消化、没有整理,疲惫不堪。我们付出了时间和精力,得到的是碎片化、低质量的知识。

作为成年人的我们,没有大把时间学习,“饥不择食”的我们,必须考虑考虑“学习断舍离”,以聚焦学习主题。

作为职场新人,基本不用苦恼没有东西学,因为什么都要学。比如,要学word调整格式,要学做表格,要写工作文案,还要学岗位所要求的各项知识、技能。具体怎么入手?一句话,缺啥补啥,先让自己的每一项技能在及格以上,不要有“致命”缺陷。

建议,先确认岗位所需的能力,分解工作流程,把每一个工作任务都分解成更细小的环节,比如,销售岗位,可以粗略分为:前期客户拜访→需求挖掘→需求分析和确认→创意讨论→提出解决方案→反复沟通方案→签单→执行。然后,再确认每个环节需要运用的1~2项能力是什么,自己是否具备。这些都明确并且逐一攻破之后,工作就更容易做好了。

二、如何提升你的硬实力?

硬实力,即你现在工作岗位所要求的技能,比如前台的工作,做事麻利,不拖泥带水,随机应变,思考周到,通情达理就是专业能力;销售工作,良好的沟通能力,会见机行事,意志坚定,面对不同的客户有灵活的销售套路就是专业能力;策划的工作,对市场有敏锐洞察,能够快速了解陌生的行业,不用过多解释就能洞悉客户的需求,做得一手漂亮的PPT,能够自信地站在台上演讲,这就是专业能力。

1、“模仿,是最快的途径”

如何快速修炼自己的专业能力?答案是,选择一个"榜样人物“,持之以恒地去模仿并超越。

模仿,是最快提升专业能力的方法,没有之一。对标杆人物去模仿,能够让你快速建立起对工作系统化的认知。比如,当你第一次不知道给客户打电话怎么打时,去看看或者直接请教,业绩最好的同事,他们怎么开头和怎么结束?

模仿的对象,还可以是你的直属老板,或是比你高1-2级的同部门同事。找到一个标杆人物,会大大缩短你走出混沌期的时间。

2、“搜集、归类、整理信息资料”

新人刚入行,公司的行业、产品、市场信息,你非了解不可。一般大公司会有一个内部系统,或是资料信息共享盘。只要不涉及到保密因素,一般都是公开、共享的。除此之外,还可以“求助”互联网,尽你所能,了解到越多越好。资料搜集之后,归类再整理。或者更进一步,在整理的基础上,用自己的方式概括总结。

不管是用Excel表,还是用带标签的笔记本,资料信息经过归类、整理、概括之后,你才能对之应用自如。这是职场新人进入工作状态最快速的、最简单的方法之一。

3、“采用封闭式提问,向领导和同时求助”

遇到一时解决不了的难题,对于职场新人来说,在所难免。询问是一条最可行之道。你千万别觉得自己无知,也别担心被拒,每个职场人都是这么走过来的。

而想要做到有效询问,同时不遭到对方反感,有一定技巧。建议尝试封闭式提问。操作方法,拿出你的笔记本或是Excel表,搜索与问题相关的信息,找出对应的关键词。以这些关键词为中心,再往四周进一步扩展,你会得到许多不同的答案。千万别害怕犯错,你得尝试多找几个答案。然后,带着这样的多项选择题,去问你的上司或者资深同事。这样他们不需要浪费太多时间和精力,只需回答一两个词即可,你也会很快就明白。

4、“态度比技巧更重要”

刚进入一个环境,想要成长,需要积极的心态、需要努力、需要时间。作为一位职场新人,多付出点时间,踏踏实实,努力做好本职工作,是最基本也是最重要的。如果你连最基本的都做不好,再多的职场技巧也无法提升你的职业气场。而且态度好的职场新人,不用担心绩效考核,更加不要担心轮不到晋升。只有工作做得漂亮,才能获得经验和成长,才能赢得大家的尊重和肯定。

5、“打破自己的“舒适圈””

喜欢待在舒适圈里,其实无可厚非,因为人的天性就是追求舒适、逃避压力。比如,你刚来公司,会先从基础的工作做起,每天重复,然后在一段时间之后,因为熟悉,就能更轻松、高效的做完这些工作。这时,我们就进入了一个小的舒适圈。如果我们不尝试更高难度的工作,我们就可以一直这样轻松的完成任务。

而相反,如果我们尝试和老板去争取高难度的工作,去开拓一个新市场,或者挑战没有接触过的新项目。就有可能会有困难,需要比别人学更多新知识、技能,还可能会有风险,这也是我们很多人拒绝走出来的原因。

但如果因此就不敢去创造性地开展工作,也就意味着无法发挥内在潜能。在别人往前跑的时候,即使我们不后退,优势也会丧失,建议,在走出“舒适圈”之前,可以先想好,如果犯错,这个错误会不会给企业带来致命的打击?有什么补救措施?以减少我们的顾虑。

如果,你不断尝试去打破自己的舒适区,在打破的过程中,会发现自己的舒适区越来越大,你的价值也会越来越高。

6、“有意识地建立你社交圈”

如今是圈层社会,相同志趣和背景的人会在同一圈子“玩耍”。在职业生涯初期,就要有意识地开始培养自己的社交圈子,建立你自己的社交网络。尤其,多结交行业内比你资深的人士,他们很可能现在瞧不上你,也不会和你分享什么有价值的观点信息。你要做的,并非像交际花一样,每天和这些人周旋,只需要给他们留下印象,这是你打入圈层的第一步。

你要结交的人,可以是猎头,也可以是同行业和你同层级或者比较层级高的人。他们会在你未来职业生涯中,给你源源不断的新的工作机会信息;会扩充你行业、工作经验。

有目的的社交,虽然听上去有点功利,但是这会对你今后的职业发展起到很大帮助。当然,你和对方交流过程中,也需做到坦诚相待,这样交流才会对等,尤其是作为职场新人,保持谦卑和友善,将让大大提高对方愿意和你结识交流的愿望。

至于怎样才能接触到这些人,两点建议:一是更新你的职业社交档案,保持活跃,多参与社交平台上的话题讨论,还可以不定期更新一些文章,发表自己的行业见解等等。第二种途径是,有选择性地参加行业组织的线下研讨活动。通常这些场合的人很多会是和你同级别的人,或者你行业的上下游人员。多和他们交流,互加个微信,寒暄一下彼此公司的状况,你很容易发现机会点。

三、如何做到有效沟通?

1、“如何汇报,更能打动你的上司”

假如你要给上司做汇报,并说服你的上司,但上司行程安排的很紧,只给你5分钟时间,你跟他说什么才能打动他?

A. 你必须找到你的上司想解决的问题,或者面临的困境。切勿,做完了全部的分析论证,才发现做错了方向,白白浪费时间、精力。

B. 核心建议点是告诉对方,“我们要执行什么”是对于解决问题的假设,“我们为什么要执行”是对你的上司的触动点。比如我们要开拓海外市场,因为可以让销售额提升50%。汇报时,要明确说出,你希望你的上司怎么做,不要含糊其辞,容易出现理解偏差。

C. "怎样触动对方?”触动点,应该是利益相关人最关心的衡量标准和目标。上司关心销售额,你就说提升销售额;上司关注利润,你就要说能提升多少利润;上司关注市场份额,你也要增加市场份额。比如,游说一个财务总监,告诉他能开拓新市场,提升市场份额是没有用的,他关心的是提高利润,减少亏损。

D. 如果相关利益人,涉及到多个,则把最重要的、有决定权的利益人的触动点放在首位,其他依次排序,最好不超过3个。

2、“宁愿不做任何承诺,也不要承诺兑现不了的诺言”

很多人刚开始工作时,都颇有些心高气傲且斗志十足,而且迫不及待地想证明自己、站稳脚跟。为了给上司或同事留下好印象,对于哪怕不是很有把握的工作,也先一把揽下来,无意中许下了没法兑现的诺言。

做出了承诺,就是给了别人一份期待。一旦没做好,就容易让人感觉“失信于人”。职场新人能力尚浅,很多任务无法胜任,上司都能理解,也不会因此嘲笑或怪罪你。建议,接到一份完成有困难的任务时,先和领导沟通自己的想法,说出自己的顾虑,并请对方给出建议。

3、“拒绝一味埋头苦干,巧做汇报。”

作为基层员工,我们的工作就是分担部门领导的工作压力,完成共同的目标。但是,如果我们只会埋头苦干,即使工作实在压的喘不过气,也不做反馈。这种情况下,你能否按时,按质完成交代的工作就很难下结论了。

建议,每天或者每周,以书面或者口头形式,跟你的领导作出简短汇报。这样,领导可以及时了解到你的工作进展,你工作遇到的问题,并及时做出调整。所以,不要等到某件事过了截止日期、产生了损失,才来领导这里诉苦说,因为工作量太大耽误了。

4、“承担结果,不找借口”

在《欢乐颂》中有一个情节,关雎尔私下接了同事的工作,结果犯下了错误,被领导责备一通,看起来既委屈又残酷。但是错了就是错了,自己承接下来的工作,就应该结果导向,并不因为这项工作原本是别人的,或我不喜欢做,就有所不同。

承担结果,对结果负责,不要用公不公平,或过程中的困难来为自己开脱,而要从结果出发思考后续的工作改如何改进,像前面说的,养成总结的习惯,同样的错误一定不要犯第二次,这才是正途。

5、“树立目标,量化结果”

接到任务后,首要的工作就是分析任务,树立目标或阶段性的目标,而这个目标最好是可量化、可执行的。比如,接到一个官网改版的任务,那我们接下来要做的事情可能就包括分析官网的历史访问数据、访客画像、原来的设计、搜集竞争对手或相关企业的网站信息、确定改版方案……一系列子任务等待被执行。分解任务,定制时间计划,并执行,且尽量将结果量化为可验证的指标,比如改版后预期的数据增长等。只有这样才能够确保任务被有效地执行,并且是可验证结果的。

6、“不要作茧自缚,然后为失败找理由”

职场上,在某个任务没有完成的情况下,时常会听到“这件事情我知道应该XXX,但是我们没有这一块的资源……”或者“我们要是有XXX数据就好了”之类。而这里提到的缺失的资源或数据,很可能就在其他部门手中,或者有其他替代方案解决。但是,就因为员工为自己预设非常多的障碍,制造、资源短缺的假象限制了自己。

作为新人,如果我们想要获取自己想要的资源,可以向有资源的人寻求帮助;也可以找替代方案,必要时,还可以直接求助于给你安排任务的人,而不是把自己限制在条条框框里,最终导致任务失败或缩水。

7、“误区:只要我做的越来越好,领导就会主动给我升职加薪”

很多公司,会要求员工写周报。一方面是监督员工,而另一方面,是想从员工的工作内容总结中,去了解他们实际付出了多少,做出了哪些成绩,好评判给哪些员工加薪。

要知道,老板每天都很忙,你的直属领导也很忙。设计到一个项目有很多人参与时,真的很难了解在完成的过程中,哪几个人参与更多、付出更多、起到了更多的关键性作用?尤其是团队人数众多的时候,更是如此。

因此,不仅要干得好,也要让别人知道你干得好。主动且恰当地展示自己的工作成果,不是作秀,而是一项重要能力。只有让别人看到了,被认可了,才会有很多被奖励的可能。

再有,就是多一事不如少一事,有些领导还“很懒”,能拖则拖。所以,如果你成长的很快,赶出了很多漂亮业绩,就要学会主动“邀功”,主动给自己争取利益,而不是背地里抱怨,或者愤愤离职。

8、“主动争取更多有价值的事”

每个公司都有一堆小事、琐事,没有人愿意干,但总得有人干,如果你长期满足于做这些,你可能就会一直做这些。并非,所有的老板都会在你做好小事的时候,主动交给你更重要的事。你的领导,你的同事,也会习惯性的把这些琐事往你这里推。

之所以没有人愿意干,是因为“费力不讨好”,即使你做再多,最后绩效考核评定业绩时,奖金大头,还是会给为公司贡献率高、创高更多价值的人。公司的资源,永远都是有限的。所以,不要只是默默的做老好人,要主动地、不断地去为自己争取更多资源,做更多更重要的事情。

9、“不要在完成工作后,又“傻呵呵”的抱怨一通”

你有没有遇到过这样的同事,每次领导或同事交给他一个任务时,他总是在答应做之前先抱怨一会儿,发发牢骚和不满。即使工作完成的不错,也没落下好,还让人讨厌,觉得工作态度有问题。

建议,你如果能做,就开心的接受,甚至表现出特别愿意帮对方,因为既然付出了,当然要留个好印象;你如果不能做,就别抱怨也不要撒娇,明明白白的说,抱歉,这回确实不能帮你,或者安排到明天几点吧。而实在没有选择,也必须做的时候,就学会笑着接手。

四、有效改善工作效率

1、“使用专注工作法”

影响工作效率的最大的杀手之一,是手机,像骚扰电话、微信、股票、朋友圈,都可能会让你的时间碎片化。

解决方法之一,是采用番茄工作法,即25+5原则:飞行模式25分钟、静音模式或手机屏幕朝下放,集中精力工作25分钟,然后用5分钟再处理手机中的重要事情。这是避免时间碎片化很好的法则。

2、“将工作内容流程化”

任何无聊、单调的工作都有改善的余地,如果我们能这样思考问题,并积极地寻找改善的方法,单调乏味的工作也可以变得不一样。

比如,学会文件分类管理。工作一段时间之后,会发现各种文件,各种图片资料源源不断,打开电脑,满屏都是,找起东西特别麻烦。这种情况下,建议尽快梳理。先梳理自己每天要做的工作都有哪几大类,确认好之后,分别建立相应名称的文件夹,固定到某个位置;大类文件下再细分子项目,如涉及到长期跟踪项目,需要备注上日期。接着把自己的文件对应放到各个文件夹中,并每隔一段时间清理一次,及时清掉过期的资料。

3、“职场精英都是清单控”

并非每个人生下来都有把生活变的井井有条的基因,也并非所有人都喜欢有条理,但是当你尝试把工作事项、生活事项都列到清单的时候,一定会感受到它给你带来的自由。

列清单的好处太多,比如,减轻焦虑,不用担心忘事儿;大事小事都可以列到清单上,让人整个清空大脑,做事更专注;每划掉一笔工作,还能让人感觉到成就感,进而更有动力去做下一项事务。

做法很简单:A. 把所有待办事项都写下来,后边有新发生的也加进来。B. 分门别类,组织起来。按工作、家务、小孩、人生愿望等等分类组合到一起,每个环节可以做成专属清单,并存放在固定位置。C. 排优先级,根据事情的重要和紧急程度来排。D. 做好分类后,重新写一遍,整理的干干净净,方便使用。E. 每天重来一遍。

之所以,要把生活事情也放在清单,主要是为了清空头脑,不至于工作的时候,还惦记着家里什么事。每天按照清单上的事去做,每做完一件事,就划掉一个,一天下来,会发现特别有成就感,工作效率也会大大提高。

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