你会“管理”你的上司吗?

上一篇《澳洲职场101》,如果你有读过,我提到了“manage upwards”,也就是“向上管理”的意思。居然还可以管理上司?各位上司看了恐怕心里一紧,哈哈,听我细细聊聊。在澳洲职场,这种技能其实并不陌生。

所谓管理,并非真正的让下属管理,而是一些潜移默化的影响,一种游刃有余的能力,让大家更好分工合作。这种管理,个人总结有几种表现形式。


第一种向上管理,叫做合理拒绝。

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工作中有时需要学会合理的拒绝。It’s okay to say “No”. 有时候你太好说话,工作量太大,像个无底洞一样。很多朋友会陷入这个说“Yes”的怪圈。手上的活太多,就会什么都干不好,做着这件,想着那件。你要知道你不可能干所有的活,要干好就要合理安排轻重缓急,优先顺序。但是有的时候,不能拒绝。千万不要在你的团队最需要你的时候离开,说啊呀不好意思,您请找别人,我还有更重要的事儿。

我的办公室曾经有个同事,非常刻板,朝九晚五就必须朝九晚五,雷打不动。我们全组都在筹备一个两天的董事会会议的材料,所有人都在帮忙,但是她5点下班必须走,不管工作如何,她就是要去踢球️,工作丢给我,就走了。她一走,我的上司和我说你看千万不要学她,团队需要你push(加一把油)的关键时候,不能离开。以后重要的项目也不会找她,关键时候掉链子。


第二种向上管理,叫做set expectation 设立预期。

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你和你的上司要做一个项目,你的上司给你布置了一些任务。他问你,估计什么时候可以完成。这是你一定要给他恰当的预期。个人履行的法则是✖️2原则。在你估计需要的时间上x2,然后告诉你的上司。

当然你需要一些铺垫,给出一些思考,比如你可以说,除了这个项目之外,你还有什么任务需要完成,任务的优先顺序是怎样,所以你有百分之多少的时间可以花在这个项目上。这样显得你是有思考的,在合理的安排时间,你一来不会有太多工作忙不完,二来你的上司了解你的工作内容,有什么安排不妥的可以及时讨论。如果这个项目特别重要,他会主动帮你把其他任务推掉,让你有充足的时间做好手上的工作。

如果在一个项目的时间较长,其进程之中你有可能有一天或是几天有别的计划,比方说:事先计划的休假,考试的安排。这些计划,要提前说,开始项目的时候就要说,千万不要离你的计划还有几天了,来了一个大surprise惊喜!没有人喜欢突如其来的变化,特别是你上司。


第三种向上管理,叫做及时汇报give updates。

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经常给你的上司汇报进度,也是一种管理。你工作上的努力,积极体现在哪里?就是这里。你的任务拿到手了,干了一些,可能有一些问题,汇总一下,最好在你的上司还没有主动问你的进度之前就汇报你的进度。特别是你上司很看重的项目。你去找你上司,说:“Do you have five minutes for a quick update on my progress? I also have a few points to clarify.” “您有5分钟让我给你汇报一下项目进度吗?我还有几个点想搞清楚。” 这不是好员工是什么?

汇报,给你的上司提供了这个项目的visibility(可见度),让他参与进来。一方面了解了你的进度,你的想法,你的下一步计划,还能让他及时修改,调整方向,给指导意见。领导,领导,大多喜欢领导,所以一定要给到他机会。

特别是刚刚入职的朋友,你的上司对你不了解,你不去汇报,他就会来主动来找你,问你进度如何。上司主动来问就说明一个问题,你没有及时的汇报,还需要他主动来催。这时你很被动。最怕一些朋友,明明自己有问题,自己解决不了,还硬是一个人琢磨,浪费大把时间,等上司来一问,很被动的表示自己没完成多少。

更有的朋友喜欢做一件事做到80-90%,甚至做好了才汇报,这样你的上司在你的任务的进程中完全没法参与,无法指导,最后如果你做的不错,还好,做的和他的想法不一样,就很麻烦,时间还没剩多少。所以一定要及时汇报,并且这次汇报的时候也不要忘了汇报一下你预计下次何时汇报。


第四种向上管理,叫做“think ahead from his/her point of view”从他/她的角度预先思考。

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你要学会主动的站在上司的角度思考下一步,思考需要完成的方方面面,并及时的提出。

和我共事的上司,每次开会都会问我:“安妮,还有什么要补充的?还有什么我忘了的?”因为他知道,一个人不可能面面俱到,两个人可以想到的就更多,不会遗忘重要事项。我经常提醒他忘记的内容,帮他想需要做的事,久而久之,他会很喜欢问我的观点,我的想法,让我给他补充,给他建议。他每天的计划,想法都会说给我听,我起到了一个“sounding board”共鸣板的作用,我是他会去试探意见的人。

我的工作流动性很大,一个团队里有很多项目。往往共事的上司,对你很满意,会喜欢一直和你共事,并想方设法和你一起共事。我有一个上司,我成了他的标配,特别和团队老大指明要我,与他合作了各种项目。

主动的思考会遇到哪些问题,及时提出来,并给出解决方法,是能力的体现。千万不要做一根蜡烛,点了才亮。坐等上司布置任务,既不思考上司可能需要你做什么,也不思考下一步做什么。所以,问上司问题的时候,最好准备好自己的想法,而不是单纯的等答案。如果你问了一个问题,你的上司反问:你是怎么想的?那他一方面是寻求你的意见,一方面更是认为你应该有所思考。


第五种向上管理,叫做“delegate upwards”,向上分配任务。


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这也是最高境界。有的时候,在一个项目中,你会发现有些事情,你自己很难办到。这个时候你可以及时与上司沟通讨论,看看是不是从以他的名义做这件事会更容易,让项目的进程更快。或者你有需要你的上司促成的事,一定要学会潜移默化的影响的上级,让他帮助到你。

打个比方说,我大学毕业公司里轮岗的工作结束了,由于金融部门很抠,正式工作的薪水并没有提高很多。后来我和我上司坐在一起聊年终表现考评,在他给了我很多正面的肯定之后,我顺便提到了部门对新入职的员工的“不公平”待遇。果不其然,他很上心,两个月后,主动把我的工资往上拔了20%。我的上司是我的advocate支持者。

再打个比方说,谁在一个职位不想升值。既然想,千万不要等你的上司来问你,而是要早早的表示自己的目标。然后自己用行动争取。在我们战略组,band2的级别往往要五年的管理咨询公司的工作经验,但是也可以更快。我入职后,在和上司一对一的谈话中,先向他询问了band2的工作要求,我把纸上每一条要求都列了出来,清清楚楚,和我自身对比。

在每一次和他一对一谈话的时候,拿出来看一遍,和他讨论,指出提高的地方,不足的地方。在项目中,有重点的培养能力。你持之以恒的去做这件事,第一显得你非常注重个人能力的培养,第二显得你对职业追求非常上心,第三你同时也在管理你的上司,让他一直记得帮助你成长,最终让他帮助你升职。在你逐渐的达到band2的各项要求的时候,升职水到渠成,不在本组,也在别组。

在工作中,学好向上管理是一种能力。设立合理预期,积极汇报,积极思考,合理分配任务,干活不累。

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