分享 | 好的工作习惯可以提升你的工作效率

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有时候我在想,假如我今天从这个公司离开,我可以带走什么?个人能力?工作技能?行业知识?可也许最简单直接的就是你的工作习惯。为什么?因为习惯一旦形成,就算我们不打包整理,它也会一直跟随着我们,就像饿了要吃饭、渴了要喝水一样那么地自然而然、理所当然。而且工作习惯会直接或间接影响我们的工作效率、工作效率又会影响上司对我们工作的认可度、会影响我们的考评。比如说,一个整天会收拾自己的桌面、把资料分门别类地摆放的人,和一个从不收拾桌面、整理资料的人找起东西来,速度都是不一样的。一个会区分工作优先级的人和一个接到什么任务就做什么的人完成工作的效率也是不一样的。可见,形成一些好的工作习惯有多重要。

从踏进职场开始,我一直都在向优秀前辈学习他们的工作方式,观察他们都有哪些好的工作习惯,在这个过程中,我也逐渐形成了自己的一套工作模式。今天我想将自己认为挺有用的习惯记录下来,既是一个总结归纳,也算是分享:

1、建立一个TODAY 文件夹

不知道你有没有过这样的体验?如果最近工作特别多的时候,会有很多相关的Word、Excel、PPT占满了你的电脑桌面。这时候,如果你建立一个TODAY文件夹,把最近几天或一周要处理的工作文件都放在这个文件夹。你的电脑桌面就不至于密密麻麻,找一个文件需要找半天。而且放在这个文件夹和你把它放在其他盘里相比有一个好处:你不需要像剥洋葱一样一层层打开,提高找文件的速度。

2、有区别地决定邮件回复速度

如果我们固定一个时间批量去回复邮件,有时候就会错过最佳时间,但如果我们每看一封邮件就即刻回复,也会影响工作效率。所以一般我的习惯是,快速扫视邮件内容,简单或者一次性就能解决掉的邮件,我会立刻回复掉,但需要比较复杂工作的邮件,我会用小红旗先标注出来,后面再按紧急重要程度处理。有些人认为不重要的你反而一下子就处理了,重要的你却选择搁置?因为此时此刻我手头上肯定有工作正在进行了,我不能遇到芝麻捡芝麻,遇到西瓜就去捡西瓜。简单的那些邮件我可能看完一分钟内就解决掉,当下这个工作就完成了。但如果我看完选择不回复,那我就需要耗费第二次打开邮件的时间,根本没这个必要。而复杂的邮件之所以放到后面逐个处理,是因为当下进行的这个工作如果被打断,要重新进入是需要耗费时间成本的,要重新熟悉一遍过程就需要浪费时间。

3、先处理需要别人协作才能完成的工作,再处理自己能独立完成的

每个人都有自己的工作和时间安排,如果你不是领导,你不能决定别人的时间,那就只能是你迁就别人的时间,遇到需要别人协作才能完成的工作,及时先跟对方沟通好他需要协作的那部分,提前定好一个交付时间,这样你才能占据主动。防止对方因为有其他的工作安排或者休假计划影响到你的工作完成时间和进度。和对方沟通好后,利用这段时间就可以专心做自己的那部分,等到别人交付给你的时候,你自己那部分也完成了,时效也得到了保证,这就跟先烧开水再洗菜的道理是一样的。

4、建立一个任务清单,好记性不如烂笔头

不要高估自己的记忆力,尤其是你负责的工作有些琐碎的时候就更需要了。另外我发现做这个清单的时候还有一个好处,会让上司看到你的工作量。有一次我正在办公桌敲键盘忙的时候,总监经过我的办公桌,顺手看到我的笔记本,刚好那一页全是我最近的任务列表,她就问,这是你一个人的待办事项吗?我给了肯定的回答,那短时间手头上的事儿确实有点多。事后,我的同事跑来和我说,她最近太忙,有一个工作可能没有及时跟进,总监就拿我的任务清单举例和她说了几句。虽然我当时觉得这是个再正常不过的东西了,但依然受到了总监的表扬甚至是给其他同事的范例。确实,我因为任务清单这个习惯,哪怕再忙,都从来没有遗漏过一个工作项。

5、工作场合随时带着笔记本、笔和手机

笔记本和笔是为了随时随地记录上司交待的重要工作,而手机是为了有时候讨论工作或开会时,可以及时拍下白板上的内容,简单快捷。

6、Leader要你帮他做的额外任务,尽可能以最快速度高质量完成

手头上有正在做的工作不是你延迟完成他交待你额外任务的理由,尤其是这个任务是他直接下达给你而没有通过你的直接上级时。千万不要以你自己的思维去给他下判断这件事情急不急或者重不重要,也不要揣测他为什么找你。我曾经听过,有些同事会在上司面前说,不好意思老大,我以为这件事不急所以就想晚点再帮你处理。当领导问起的时候,你还没有完成或进展,这个时候实际上你的任务已经失败了。这不是你的本职工作,所以他可能也不会去责怪你,但他心里肯定已经留下了一个不好的印象,会质疑你其他工作的执行力是不是也如此。下次再有这样的任务时,他会选择找别人。你就这样失去一个取得信任的机会。

相反,如果你能快速完成时,他会觉得你的执行力很强,如果你多次快速完成,他会觉得你非常值得信任,下次再有这样的任务时,他也会很乐意很放心地交给你,很多时候,上司与下属之间的信任感就是这么建立的。

7、及时向上司汇报工作进展

别等上司来找你问工作进展,而是你及时向他汇报,尤其是你接的这个任务很重要的时候。既然重要,那就不是只有你紧张,上司也会很关注,也会关心和像了解这件事情到底怎样样了。不要让上司去猜、也不要让他等,而是你主动让他了解,保证能他有掌控全局的安全感。

8、做好工作日志

在做季度和年度考评回顾的时候,别的同事都在懊恼自己明明做了这么多事情但就是想不起来,我只要翻翻平时做的工作记录,立马就能敲键盘完成。最让人遗憾的莫过于你明明做了很多,但是等到写总结的时候却想不起来的事实。所以日常要及时做好工作日志,KPI回顾的时候才有内容写呀。

9、发布方案前,先打印纸质版校对

现在是互联网时代,我们工作都是人手一台电脑,敲键盘完成很多方案的制定,但我发现,用电脑码好的内容,我们很难发现一些错误,就像我们用电脑码字容易有错字、漏字的情况发生,所以我习惯用电脑写好,再打印出来,逐字检查。多次实践证明,纸质版的文案更容易挑出错误来。

10、工作交接时要事无巨细、细无不言

我所在的公司的,有一个普遍的问题,就是工作交接的时候都马马虎虎,交接的人把工作交接出去了是很痛快了,但你可以想象接任者接下来会有多痛苦了吧。工作交接尽可能仔细具体也是一个经常被大家忽视的工作习惯。我们都有换工作岗位的时候,如果你到一个新的工作岗位,你的前任同事和你说几句就完事了,接下来你的工作开展会有多么地无奈。所以我们也要设身处地地为别人想想。在做工作交接的时候,我习惯将自己手头上的工作分好类别,写明工作事项名称、简单介绍、已完成的工作事项,待办事项、相关的工作附件、所有相关的接口同事。好记性不如烂笔头,虽然你会口头和同事介绍一遍,但你一次性抛给他那么多信息量,你是否有考虑过他的脑容量,为他着想,你也应该写好,让他在实际操作时,遇到不懂的,还可以看看清单操作。

好的工作习惯其实也是一笔很宝贵的财富,除非你忽视它对你工作的影响力。

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