浅谈高效翻译项目管理(一)

作者:活脱的女汉纸

翻译公司每天会处理几十个CASE,良好的项目管理对翻译公司来说极其重要。同时,对于翻译项目经理来说,好的项目管理技能与方法更是直接提升自己的工作效率和工作质量,达到事半功倍的效果。我在翻译公司工作的这两年,对翻译项目管理流程和细节颇有一些心得。

那么翻译项目管理到底是什么呢?在没有进入翻译公司工作之前,我从来没有接触过这个概念。后来接触了笔译的项目管理,才理解对于结构庞大复杂、翻译任务多、周期长的项目,单靠个人的力量是很难完成的,需要依靠团队协作和整体管理才能确保项目的进展和质量。因此项目管理的本质在于最大化利用已有资源,整体进行时间、质量、成本管理,优化流程,达到提高效率和质量的目的,看看下图可能会更加清晰。

看似特别复杂的项目其实也是有章可循的。那么当我们拿到一个翻译项目后,需要做些什么呢?因为我现在主要是做笔译的项目管理,因此着重介绍下笔译的项目管理经验。


1.项目启动

1)确定项目需求,比如:

确认笔译的具体要求:外包、现场、保密、审校、翻译、改译、编译等

明确项目的目的或用途(用于什么场合,给什么人看):参考级、专业级、出版级

了解项目的行业领域、翻译难度、质量要求等

客户是否提供参考文件/术语;参考文件的格式是否需要特殊处理

参考文件是否有问题(字迹不清,缺页,文字错误等)

确认客户对稿件形式的要求,如:排版要求、提交格式、是否需要打印、刻录光盘等

确认项目完成时间

确认资源配备情况:译员是否充足、大型项目需要拆分成几个项目经理进行处理,是否有足够的人选

对于复杂项目,还需要了解客户方其他环节的时间安排,以便协助客户做出正确的时间规划,为每个环节争取更为合理的时间

2)编写项目规范和质量要求

3)制定项目计划(包括时间管理、成本管理、质量管理的计划)

4)进行财务沟通(客户是否有预付款、成本估算、项目过程中需要垫付的资金、风险资金等)

2.项目准备

1)组织试译

2)组建团队(配置翻译、审校、排版人员)

3)准备语料和术语(从客户方获取语料及术语、公司及自己积累的历史语料、其他可参考语料和术语等)

4)稿件分析:

计算:字数,译员/审校数量

排版:所需时间/软件,是否需要译前排版

保密:是否需要消密

时间:译前处理/稿件对比/翻译/审校(质检)的时间比例

5)工具准备(确认项目过程中需要用到哪些工具、团队成员是否会用、是否需要进行培训等)

译前处理:整理目录、索引、固定语句等

3.任务派发

根据客户要求选择不同级别的译员,并考虑其日处理量,擅长方向

有目的性启用新译员

同一内容尽量分派给同一译员

时间紧急,量大的稿件分派多位译员时候,给出翻译示例(模版)、翻译要求(风格,语言)和术语表,及时与译员沟通

预留译员和时间,降低出现事故的风险

4.进行翻译(Translation)

指翻译人员根据客户提供的要求及参考文件(包括:“稿件相关文件”“词汇”“用语”)等进行翻译作业。对于翻译工程类、IT类和机械类等专业术语较多的稿件类型,或者涉及与以前翻译过的成果比较接近的内容时,往往会借助“辅助翻译工具”(我平时用的是译库辅助翻译和Trados)。

在此,给大家普及一下“辅助翻译工具”的知识,我觉得它不仅能辅助译员翻译的作业,提高译员的翻译质量和效率,同时还能方便团队协作和项目管理,提高我的工作效率,所以很想提倡和推广。百度百科的解释是:机器辅助翻译(CAT: Computer-aided Translation)不同于机器翻译软件,不依赖于计算机的自动翻译,而是在人的参与下完成整个翻译过程。在翻译过程中,存在着大量重复或相似的句子和片段。采用人工笔译哪怕是最简单的句子,也需要书写一遍。CAT使用翻译记忆技术,当译员在不停地工作时,CAT则在后台忙于建立语言数据库。自动存储用户翻译的内容,这就是所谓的翻译记忆。当用户翻译某个句子时,系统自动搜索用户已经翻译过的句子,提示用户使用记忆库中最接近的译法,给出翻译参考和建议。译员可以根据自己的需要采用、舍弃或编辑重复出现的文本。与人工翻译相比,机器辅助翻译质量相同或更好,而且使得繁重的手工翻译流程自动化,翻译效率可提高一倍以上。

5.项目控制

1)进度控制

以项目工期或稿件具体情况划分中途稿提交的时间节点。如:一周以内的项目,每天都要回收稿件;1周至1个月的项目,一般每隔1-2天返回一次中途稿;1个月以上的长期项目,稿件回收时间可适当放宽。同时,对于质量稳定,合作记录良好的译员可以适当放宽中途稿回收时间。

发现质量问题及时反馈更改。

在项目时间紧的情况下,可以考虑同时将小量译稿(1 -2页)派发给新译员翻译,这样既避免因为只试译一个译员,而译员回稿质量不理想再重新找译员试译而耽误时间,同时也能甄选出质量较好的稿件。

2)质量控制

文件中有任何需要同客户明确的问题(如特殊名称的翻译,出现其他语种的处理)及时同项目总控反馈,尽早解决。

如果客户方中途有变更质量要求,必须立即做出评估,并通知项目参与人员。

有些客户在项目初期不能明确告知质量期望,需要在翻译过程中增加沟通,尽早确定客户方的期望值,以便合理安排相关流程,确保不会导致项目质量事故。

3)成本控制

对每一个流程的成本做出预估,并在过程中监控,将风险控制在最低。

项目过程中,往往会由于条件变更、质量或者时间的变化,导致成本变化,此时需要重新做成本评估,确保项目的成本可控、合理。

6.语言审阅(Editing)

对原文与译文进行比较,检查有无错译、漏译等现象

从“技术写作”的角度进行评价,将其改写成易读易懂的文章

7.校对审阅(Proofreading)

校对评价是从“格式、样式、用语、标记的准确性”方面对译文进行评价。

8.技术审阅(Expert Review)

请拥有相应产品知识、技术知识、行业知识的专业人员评价译文的表述是否存在技术上的问题

9.译后排版(Formatting)

图表复制、粘贴:排版人员使用Frame Maker、PageMaker等DTP软件,按照UI用语进行图表的编辑

目录与索引的制作:工程师或DTP人员利用工具制作目录与索引

确认作业(Check & Confirm):确认以上内容是否准备

完成作业:工程师根据客户指定的系统环境进行编译作业、以及HTML转换作业、屏幕截图作业等

10.交稿前复查:项目经理对译员翻译的最终版本进行复查

11.客户验收:客户对译方提交的译文进行验收,并相应给出反馈。

12.项目总结

成本核算

稿费结算

质量评估

过程评价

客户满意度调查

希望以上这些笔译项目管理的经验能够给从事翻译项目管理的小伙伴们一点点启发和参考意义。善于运用好的项目管理方法能够让我们的工作更轻松,就好像翻译的时候善于使用好的翻译工具一样。

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