时间管理践行笔记(01)时间日志

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1.记一笔“时间账”

逝者如斯夫,不舍昼夜。

我们从小就知道一寸光阴一寸金的说法,却总是不以为意,长大之后才真正体会到时间的无情,词人说“流光容易把人抛,红了樱桃,绿了芭蕉”。在每天的忙碌之间,似乎都忘了感受季节的更迭,却还是总有做不完的事情,和来不及做的事情,于是,我们惆怅:"时间都去哪儿了?"

要想知道我们的时间都去哪儿了,最好的方式莫过于记“时间账”。

把你今天干了什么事情写下来,不要写感想也不要写心情,只需要干巴巴的事情的描述,然后在后面写下做这一件事情大概花费了多长时间就行了。

Lily的某日时间记录

以上是我自己在某个工作日一天的时间记录,通过对于时间的记录,是为了更好的发现自己的时间使用情况,并作出分析。

在记录了一段“每日时间账”以后,我找到了自己每天的主要事件以及要对应的“时间支出”。

Lily的每日时间和事件整理

记录时间日志的目的和好处非常明显:

1.知道自己每天的时间都去了哪儿?

2.找到自己每天时间使用的规律,特别是“黄金时间”,黄金时间指的是每个人每天在处理任务时最为专注,效率最高的一段时间。每个人的“黄金时间”情况都不一样,长期记录就能发现自己的黄金时间很容易出现在一天的固定时间段,这样就可以有意识的把重要的或者难度较大的工作安排在黄金时间段里处理。

3.发现自己的“时间黑洞”。在《小强升职记》这本书里,提到了一个名词叫“时间黑洞”,就是那些吞噬你的宝贵时间的事件,或者那些让你后悔浪费时间的事件。你的时间黑洞可能是在手机上毫无节制地刷屏,或者与好友进行无关痛痒的交谈;又或者是漫无目的的逛超市,或者在线淘宝购物;也可能是下班回家狂刷电视剧等等。

4.调整自己使用时间的方式。发现了自己使用时间的情况之后,就可以根据自己当下的实际,来调整每天的时间利用方式。比如我发现自己每天入睡太晚,就开始计划早睡;再比如我发现自己在上下班的路上其实可以戴着耳机听学习音频,就把这一小段缝隙给补上了。

2.“时间日志”的鼻祖

说到忠实记录个人时间的使用情况,不得不提到一本书《奇特的一生》。

这是俄国作家格拉宁的一本著作,他向我们描述了靠着记录时间这种方法,俄国人柳比歇夫一生取得了怎样的成就。

柳比歇夫的一生做了很多的事情,多到几乎让人难以置信。他的遗产包括几个部分:有著作,探讨地蚤的分类、科学史、农业、遗传学、植物保护、哲学、昆虫学、动物学、进化论、无神论。此外,他还写过回忆录,追忆许多科学家,谈到他一生的各个阶段以及彼尔姆大学……

他讲课,当大学教研室主任兼研究所一个室的负责人,还常常到各地考察;三十年代他跑遍了俄罗斯的欧洲部分,去过许多集体农庄,实地研究果树害虫、玉米害虫、黄鼠……在所谓的业余时间,作为“休息” ,他研究地蚤的分类。单单这一项,工作量就颇为可观:到一九五五年,柳比歇夫已搜集了三十五箱地蚤标本。共一万三千只。其中五千只公地蚤做了器官切片。总计三百种。这些地蚤都要鉴定、测量、做切片、制作标本。他收集的材料比动物研究所多五倍。他对跳甲属的分类,研究了一生。这需要特殊的深入钻研的才能,需要对这种工作有深刻的理解,理解其价值及其说不尽的新颖之处。有人问到著名的组织学家聂佛梅瓦基,他怎么能一生都用来研究蠕虫的构造,他很惊奇:“蠕虫那么长,人生可是那么短!”

柳比歇夫的治学,博大精深,既是一个狭隘领域的专家,又是个杂家。

他善于统计,通过计算得知,为达到目标,需要比常人或现在的自己付出更多的精力和时间。所以他开始找寻方法。

他形成了一套集时间记录,总结,计划于一体的系统化工作方法。这个方法包括精力管理和时间管理。对于精力,他根据自己的身体情况,精力旺盛和低迷的不同状态去安排计划,安排事情。对于时间,他计算出一天可以用于工作的纯时间,用于去完成达到自己的目标。

那么这种时间事件记录法具体是怎样来记录的呢?下面是柳比歇夫的记录文字:

乌里扬诺夫斯克。一九六四年四月七日。

分类昆虫学(画两张无名袋蛾的图)–三小时十五分。

鉴定袋蛾–二十分(1.0)

附加工作:给斯拉瓦写信–二小时四十五分(0.5)。

社会工作:植物保护小组开会–二小时二十五分。

休息:给伊戈尔写信–十分;《乌里扬诺夫斯克真理报》 –十分;列夫·托尔斯泰的《塞瓦斯托波尔纪事》–一小 时二十五分。

基本工作合计–六小时二十分。

乌里扬诺夫斯克。一九六四年四月八日。

分类昆虫学:鉴 定袋蛾,结束–二小时二十分。开始写关于袋蛾的报告–一小时五分(1.0)。

附加工作:给达维陀娃和布里亚赫尔写信,六页–三小时 二十分(0.5)。

路途往返–0.5。

休息–剃胡子。

《乌里扬诺夫斯克真理报》–十五分, 《消息报》–十分,《文学报》–二十分;阿·托尔斯泰的《吸 血鬼》,六十六页–一小时三十分。听里姆斯基-柯萨科夫的 《沙皇的未婚妻》 。

基本工作合计–六小时四十五分。”

通过做这样的记录,柳比歇夫获得了精确感知时间的能力。

多年来经常看表的结果,柳比歇夫肯定形成了一种特殊的时间感。在我们机体深处滴答滴答走着的生物表,在他身上已成为一种感觉兼知觉器官。我作出这样推断的根据是:我同他见过两次面,在他日记中都有记载,时间记得十分准确–“一小时三十五分” 、 “一小时五十分”;然而当时他自然没有看表。我同他一起散步,不慌不忙,我陪着他;他借助于一种内在的注意力,感觉得到时针在表面上移动,对他来说,时间的急流是看得见摸得着的,他仿佛置身于这一急流之中,觉得出来光明在冷冰冰地流逝。

正是靠着这种时间事件记录法,柳比歇夫一生取得了多项的成就。

3.记录时间的方法

从上文柳比歇夫的日记内容来看,他记录时间的方法是这样的:

记录所用语句很短,只记下开始时间,结束时间,尽量少的句子记下做过的事。

每天临睡前进行时间统计。计算时间花在什么地方了,花了多少。最后算出基本消耗时间。每天合计第一类的工作时间(他每天的统计,结算,详细到了无情的地步,什么也不隐瞒,什么也不缩小)。

计算的是纯时间,即刨除工作中的任何间歇。毛时间就是用在这项工作上的所有时间,包括纯时间和休息时间。

除了记录和统计,以及分析自己的时间使用之外,柳比歇夫还做了一项更重要的工作,就是总结。

每天小结,睡前,纯时间的工作统计,总类统计,分类统计。

每月小结,将这月第一类工作时间,第二类工作时间分别合计出来。然后是第一,二类的工作的详细的一览表。借助图和表的形式。

每月小结,详细统计这月中的时间消耗。模式:总类时间,分类时间,详表。

年终总结,根据月小结做份年度总结,列出一览表,旁边注着数字,又是加又是乘。要求进行自我分析、自我研究,效率有什么变化。年度总结篇幅巨大,很详尽。什么记录都有。看了多少书,什么书,各国文字的文艺作品看了多少等。

柳比歇夫无疑记录和使用时间的高手,我们可以借鉴他记录时间的方式,来记录我们的"时间日志"。方法如下:

(1)每次开始一个任务之前记下开始时间

(2)任务结束后记下结束时间

(3)核算出这项任务使用的时间

(4)依次循环,坚持一整天

注:有时候,我们会忘了记录,等想起来时候,马上对前一项任务使用的时间进行估算,误差在15分钟以内。

在记录完一天的“时间日志”后,要对当天的时间使用情况进行总结和分析,找到自己使用时间的规律,发现自己的“时间黑洞”,以及做好时间使用的优化调整。

4.记录时间的工具

我个人在开始记录时间的时候,使用是EXCEL表格,优点是可以创建多个任务项,记录时间便于统计和修改。

在进行时间使用情况分析时候可以从多个维度进行剖析,如下图:

Lily的时间清单剖析表格

维度一,时间类型:常态时间or黄金时间。常态时间就是我们处理日常熟悉和习惯的事务的时间,黄金时间就是学习效果最好、学习效率最好的时间段。在这个时间段中不管是学习还是工作,都能注意力集中,效率倍增。我们记录时间最主要的一个目的是能否找到自己每天的黄金时间,以便于把重要的任务放在这个时间段进行处理。

除此之外,我们还可以找到碎片化时间(比如等人等车的几分钟到十几分钟)、动态时间(预定好的时间被打乱,比如约了人但是对方没有来)、暗时间(意识察觉不到的时间,比如发呆,刷屏等)

维度二、是否专注。专注是一种全身心案首投入的状态,但我们做自己喜欢的事情的时候,我们的投入度比较高,甚至忘了时间,体会到一种“心流”的状态。不管你是投入与工作,或者读一本喜欢的小说,或者打游戏,都可以是专注的,也可能不够专注。

维度三、是否有序。有序的意思是事情都在我们的掌控之下,顺利地发展和推进,没有被意外干扰和打破。无需则是事情超出了我们的掌控,或者被频繁的意外干扰。

维度四、是否安排了B计划。我们经常说计划赶不上变化,当事情发生变化的时候,需要一个B计划作为应急方案。比如平时上班搭乘的公交车堵在了路上,就可以选择下车步行或者换乘另外一辆,或者直接改变路线。总之,B计划让我们在处理突发事件的时候有所准备,而免去过多的时间和情绪上的消耗。

因为我的工作都是在电脑端处理的,除了EXCEL表格,我还搭配了纸笔记录,记录方式和EXCEL相似,需要统计的时候再使用内容EXCEL集中统计。

很多小伙伴也采用了手机计时APP,我个人下载了几个手机时间管理APP都没有很好的使用起来。我选择计时工具的标准是适合自己的就好,因此对于手机计时APP的推荐不够有发言权,关于这点,欢迎小伙伴们在留言区和我交流讨论哦!

关于时间管理的方法和工具,每个人在不断的摸索中才会找到更适合自己的。愿意和时间做朋友的人将学习到的方法逐渐融合到你的生活中,才能真正为我们所用,带来改变。

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