时间管理锦囊妙计

(1)制作一个7*24小时的的表格,做同步的记录,把时间分为高效学习工作,低效学习工作,生活日常,睡眠休息,休闲娱乐等几类,用不同的颜色标记,一周结束之后计算一下每类时间的占比。

(2)物理醒着的时间长,不等于有效工作学习的时间就长,不要让自己陷入“看起来很努力”的幻境中。

(3)每天给自己安排最重要的、必须完成的3件事即可,放下不那么必要的事情。只把握那些最重要的事情。

(4)最大程度减少不必要的干扰。如果你的时间切割得很细碎,想投入工作当然很困难。

(5)不要经常的浏览邮箱、微信等办公工具,可以规定自己每隔一段时间查看一次。

(6)如果拖延让你开始自我批判,请放过自己。你不是做不到,只是缺乏正确的方法。

(7)先找一个“外挂大脑”,把你脑子里的待办事项全部转移过去。“奇妙清单”和“印象笔记”APP都可以。当待办事项转移出去之后,你的焦虑会减少一大半。

(8)把待办事项分成两类:“花”和“草”。“花”是那些需要整块时间(半小时以上)做的比较重要的事,比如写报告、做方案等。“草”是那些琐碎的、用时不到半小时、相对没那么重要的事,比如回复微信、邮件等。每天用80%的时间处理花,用20%的时间(可以上午和下午各留一小时)集中处理“草”。这样既确保完成重要事务,又能及时处理琐碎事务。

(9)开始工作前可做10分钟左右的冥想。冥想会帮助你稳定思绪,使大脑清晰平静,这样你会更清楚要优先做哪些工作。

(10)定期检视自己是否在做最重要的事。工作时设定闹钟,每次设在时针为竖直方向,工作长度大于或等于30分钟。比如9点开始工作,设9:30的闹钟。10点10分开始工作,就设11点的闹钟。每当闹钟响起的时候,把自己抽离出来,问自己一个问题:“我现在正在做最重要的事吗?”如果不是,马上去做最重要的事。

(11)保证“单核”工作。一次只做一件事,集中全部精力去做当下的事。手机静音,电脑微信关掉。有人请你帮忙跟TA说稍后。这是大脑最有效率的工作方式。

(12)注意力没法集中乃至屡屡拖延,只是你工作状态的一种外显症状。不要简单地归结到自己的性格、禀赋和能力之上,这样的话,你会陷入自责和自怨的泥潭,无法自拔。你只是需要找到正确和科学的工作方法。

(13)每天定一个“避免打扰”时间段。比如说设定上午九点到十点是你的“避免打扰”时间段,这个时间段里,原则上你不查看邮件,不回消息,你还可以向大家广而告之:除非特别紧要的事务,否则不要打扰我。当然,具体把时间段设定在几点到几点,需要你自己去分析,有些人上班非常早,每天八点钟就到公司,可能就是瞅准了这个时候人还非常少,正可以不受打扰地工作。

(14)同类任务“批处理”。比如,每天设定一个时间段,把五分钟以内就能解决的琐事集中处理掉。又比如,每2个小时匀出20分钟,专门来查看和回复邮件,其余时间就不要看邮件了,专心做手头的工作。这就是“批处理”。同类任务批处理,可以降低任务的“切换成本”,既有助于集中注意力,又能提高工作效率。

(15)创造你的“幽静”小环境。减少打扰,专注工作,需要在你和周围环境之间增添一些“隔离”。比如戴上防噪耳机,又比如把各种消息提示设置成侵扰性较弱的模式,甚至在工位上放一块请“请小声低语”的牌子。还有,如果你的工位经常被各种噪音所包围,你可以申请换到一个相对比较安静的地方去。总之,你可以改变内外部条件,为自己创造一个幽静的小环境。

(16)尝试一下“极限挑战”,刻意给自己施压。如果不经尝试,你不知道你还有远未发挥的潜能。假定按照过往,你完成某件事情大概需要两个小时,那不妨给自己来一个看似不可能的挑战:在40分钟内完成它。于是乎,你的大脑立马像风扇一样飞转,你全局搜索一切可能的资源和信息,键指如飞,一气呵成……或许,真就挑战成功了呢。

(17)先成型,再抛光。一个人之所以会拖延,除了效率低下之外,还肇始于一种过于追求完美的心理。由于完美往往遥不可及,于是乎达至完美的时间也会变得遥不可期。而在职场中,先把一件事的雏形做出来特别重要。先打一个样子出来,看看大概的效果,其他人也可以给些意见,然后一遍遍地打磨、抛光,渐进地加以完善。放弃对完美的执念,是治愈拖延症的良方。

(18)利用番茄钟、清单等时间管理工具。在时间管理领域,有一些基本的工具,如果你还没试过,不妨试试。比如番茄钟,就是每次设定25分钟为一专注工作的时间单元,通过把大块时间拆成小块,来降低专注工作的难度和压力。又比如清单,通过把必要工作全部列清,一条条去打勾完成,既降低了记忆负担,也可以让工作更有条理和章法,不出乱子。