开会时,很多人请假不来,怎么办?


前几天有个学生在微信上问我:“老师,我们开全体会议、部门会议时,经常有很多人请假。开会时没多少人,很影响会议效果。应该制定怎样的制度来约束呢?”


我想不仅仅是这个学生遇到这样的困惑,很多在学生组织担任干部的同学,都有类似的疑问。今天和大家简单聊聊,学生组织如何开好会议这个话题。



01


首先,在开会之前要想清楚,我们为什么要开会?或者思考一下,这个事情能不能不开会?


很多时候,我们习惯了有事就开会,大会、小会,周例会,月例会。总之,文山会海,目不暇接,甚至经常发生会议撞车的事情,恨不得把自己劈成两半。


于是,我们看到很多学生干部下课后,在校园飞奔。甚至有学生抱怨,忙起来的时候,连饭都没时间吃。


他们不是在开会,就是在去开会的路上。


于是,在分身乏术的情况下,自然会出现各种缺席的情况,甚至经历了一段时间“狂风暴雨”般的会议洗礼后,有些同学仅仅是因为“开会多”而选择离开这个组织。


因此,我们要在开会前思考,我们为什么要开会?


一般来说,我认为开会的目的有三种:告知事情、解决事情、制造事情。


简单来说,也可以用三个字来形容——高、搞、告。


“高”:寻求高招。开会是为了解决问题,听听大家的意见,或者来个头脑风暴。

“搞”:要搞事情。布置工作、开展活动、比赛等等,要安排工作任务。

“告”:告知结果。例如学习会,通报会,培训会,表彰会等等,都是要告知参会人员一些情况。


确定好你要开的会议属于哪一类,是否有开会的必要。


有些事情不一定要通过会议形式,把组织成员从四面八方召集过来。来了以后发现,其实也没什么重要事情,可能就是通知几个事项。这时候,如果仅仅是传达,而不是研究讨论,可以采取其他方式进行,打电话、群发短信、QQ/微信,都可以。


如非必要,别开会。

能开小会,别开大会。

能开短会,别开长会。



02


确定好开会的必要性以后,就要拟定开会的时间、地点、参会人员、主持人、会议议程等,并且做好相应的会前准备。


1、提前几天公布时间、地点,方便与会人员做好安排,协调个人学习与生活。


2、发布通知时,写清楚时间地点及注意事项,尽量避免使用“明天”、“后天”这类日期不明确的词语,别人转发以后,有可能就搞不清到底是哪一天了。可以采用类似“2017年12月19日(周二)上午9:00”,或者“明天(12月19日)上午9:00”这样的时间格式,避免产生歧义。


因为真的有人因为看错时间、地点而错过了会议。特别重要的会议,组织方可以提前一天再单独通知提醒下。


3、把涉及到要讨论的议题,提前发给相关参会人员,避免参会人员到达会场以后,才知道要开什么会,讨论什么问题。那时候来不及准备,即使征求意见,也很难在短时间内碰撞出火花。


4、不同的会议有不同的目的,不同的参会人员,不同的时间和场地要求。因此,为会议所做的准备就不一样,要求也不一样。


会议的组织人员,应该提前到达现场进行会议布置,安排好桌椅,准备会议资料、相关设备。如果需要考勤,可以提前准备好纸质签到表,或者在线签到二维码。当然,建议使用动态二维码,防止有人用手机拍下二维码以后,发给缺席的小伙伴。


参会人员至少提前5分钟到达会场,做好会议准备。没有特殊情况,会议要准时开始。



03


除了极少数“会议控”,大多数人都是不喜欢开会的。


为什么不喜欢?原因有很多,例如:

1、开会时间不合理,选择开会的时间大家都有课或者都有事。


2、开会时长不合理,只有开始时间,没有结束时间,议程拖沓,内容冗长。


3、开会人员不合理,要么是应该到的关键人没到,无法形成有效决策;要么是请了很多无关人员参加,增加了会议成本,耽误了很多人的时间。


4、开会场地不合理,要么过于空旷,发言人说话都听不清;要么过于拥挤,人都坐不下。.


5、会议机制不合理,要么没有主持人,或者主持人把控会议节奏的能力不强;要么是没有会议议程,你说一句,他说一句,开了半天也进入不了正题;要么是不给与会人员发表看法的机会,仅仅是让人陪衬,发挥不了任何作用。


实际上,开会的成本很高,不仅仅是占用了你的1小时,而是要付出所有人的1小时时间成本+因为开会而耽误做其他事情的成本。


因此,不开会则已,开会就要开出成效。



04


回到文章开头那位同学的提问,主要涉及两个层面,一是全体成员大会,二是部门例会。


这两个会议当然都是必要的,但是在具体操作过程中,还是需要注意一些问题,采取一些措施,确保会议开得有效,开得高效。


1、树立纪律意识。加入组织前一定要强调纪律,可以在做招新宣传时加入纪律要求,可以在新成员培训时介绍,在开会前就定好规矩。召开会议时,要有开会的样子,手机静音或振动,尽量避免走动,不交头接耳聊天。


2、做好缺勤统计。我们经常说很多人缺勤,但到底是哪些人缺勤?什么时间缺勤?缺勤的次数是多少?有没有数据分析?定时公布缺勤人员信息,超出一定次数给予一定的处理意见。特别是极个别自己不参加任何会议和活动,又牢骚满腹,并鼓动其他人不参加的情况。


3、形成激励机制。在未来的优秀成员和其他奖项评选中,将出勤因素作为其中一项参考指标,出勤也是组织成员向心力的一种外在体现。


4、合理安排会议时间。有时候无法参加会议,不一定是不遵守纪律,可能社团成员有其他重要活动和比赛安排、某门课程临时补课、个人重要事情等等。因此,安排会议时,除紧急情况外,尽量提前几天通知,开部门例会的时间可以固定在某个时间段,让大家养成习惯,提前规划好时间,降低缺勤率。


5、注重开会的形式。很多时候,大家不愿意参加会议的原因,一是觉得会议很低效,讨论半天,大家七嘴八舌,形成不了定论,浪费时间。二是无法表达出自己的意见和心声,或者说出意见后受到质疑、嘲笑,后期再也不愿意在会议场合发言。三是会议的组织相对混乱,没有发言顺序或要求,乱哄哄的。如果再加上会议的地点很糟糕,环境很差,就更让人难受了。这些情况,都需要改进。


6、重视会后总结。很多学生组织开过很多会议,有的甚至每周开会,但是要命的是,你回顾过去一个学期开过的几十次会议,却发现这些会议没有留下任何记录,你也很难记起其中的一些故事,以及会议发挥的作用。因此,开会要有一定的记录,形式可以是纸质或电子的会议纪要、新闻报道、某次活动的总结材料等。


开会是一项简单又不简单的工作,要想会议开出质量,需要我们认真总结、反思、改进。


开会是一项复杂又不复杂的工作,要想会议开得顺利,需要我们制定标准、流程、规则。


再开会时,不妨提前多想一想。

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