如何做背景调查

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背景调查很多人认为很神秘,其实关于背景调查也并没有什么神秘可言,背景调查就是根据委托职位的胜任力素质模型开展的一系列科学严密的调查和分析。

背景调查,英文翻译为Background Investigation或者reference checking,是指通过从外部求职者提供的证明人或以前工作的单位那里搜集资料,来核实求职者的个人资料的行为,是一种能直接证明求职者情况的有效方法。背景考察既可在候选人面试之前也可在其后进行。这将花费一定的时间和财力,但一般仍值得去做。

我们进行背景调查的岗位主要有这样几个方面:

1、关键性岗位,比如一些技术骨干,销售人员,财务人员要了解他们的底细,万一出现技术泄露,或者拉走客户之类的事情就不妥了。    2、公司中高层管理者。职务越高,其承担的责任则越大。一旦选任不准,公司将出现重大的损失。    3、在面试的过程中觉得有疑问的岗位,比如工作时间出现断层,学习经历觉得不妥等进行调查。    确定了需要进行背景调查之后,我们究竟要调查哪些内容呢?调查对方的**,毕业证,学位证等,这些可以通过网上的专业网站进行验证。对工作岗位,工作时间,工作业绩,薪资待遇等,有那些优缺点,还有此人的职业道德,有无与公司发生劳动纠纷,与公司上下级关系如何?等等这些都需要到对方原工作单位了解情况在做背景调查的过程中有一点比较重要的是要讲究调查的技巧。有些招聘人员做背景调查就是为了完成任务,简单的问一下就交差了,殊不知这背景调查也隐藏着很大的学问。    首先,在背景调查时间的选择方面,有的人选择一大早就打电话过去进行背景调查,却忽视了一般早上都会比较忙,你打电话过去,对方即使给你回复也只是简单的应付一下形式,不会很认真的回答你的问题。背景调查一般选择在下午快下班的1小时左右比较合适,这个时候,工作忙的差不多了。人的心情会稍微放松一些,回答起问题来也就会更配合一些。    其次,在背景调查的问题选择方面,有的招聘人员不会背景调查,打电话过去就直白地问对方,一上来就问他在你们公司做什么岗位,工资待遇如何,他为什么离职啊?这样象跟审犯人似的,谁乐意回答你啊。我们要先想明白的一个问题是我们打电话请求别人配合调查,别人有权利接受你的调查,也有权利不接受你的调查,所以我们说话一定要客气,让别人感觉到你的诚意,调查问题的时候也不要问的那么死板,要灵活的设计问题,由浅入深,掌握调查对象的全部情况。最后,在背景调查的对方原公司的人员选择方面,一般我们都比较喜欢找对方公司的人力资源部人员进行调查了解情况,但有个情况是,人力资源部门的人员有可能对这个员工的了解只是局部的了解呢?所以我们不仅要选择人力资源部的人员了解情况,还要找被调查员工的直接上司了解情况,只有员工的直接上司才是对员工的情况最有发言权的人,平时工作业绩怎么样,有那些缺点啊,都可以通过直接上司了解到这些情况。综合了人力资源部与其直接上司的调查才会更加的全面。

背景调查并不是万能的,更不是权威标准,作为招聘的一项辅助工具,必须要结合面试和测评的结果具体考量。但一方面,背景调查去伪存真,可以帮助企业规避很多后期风险,作为招聘流程最后的防火墙,将此前所有工作的价值最大化;另一方面,考察候选人能力、适应性等“软性因素”,全面了解候选人,以便在下家企业发挥更大作用。

背景调查,说起来容易做起来难!理论可以一套一套口水老长,但实际操作起来的问题和困难更多,尤其在中国的社会文化背景和职场环境下。最简单的,从什么渠道找到受访者?怎样说服受访者接受调查?如果他含糊其词应付了事怎么办?最可怕的,如果他和被调查者串通共谋捏造事实,又怎么办?

 “还好”、“不错”、这些回答有价值吗?对多一事不如少一事的中国人,要问题细化,刨根问底。如果你问一个中国人,对某人的工作态度、敬业程度的评价如何,他可能只是含糊其词地告诉你,还行、呃、不错,挺好。这是典型的“中庸”的中国人的说话方式———不愿惹事,多一事不如少一事,不愿评价他人。但是,这种评价对于想要了解一个人过往工作历史和工作质量的背景调查者而言,有什么意义呢?那么,对于中国人,应该怎样做背景调查呢?

想要调查一个人的工作表现?好吧,那就打电话给他的上级、同级或者下级吧?“喂,你好,某某某在你公司工作期间表现好不好?”或者“某某某工作积极性怎么样?”对于这样笼统的没有任何方向的问题,即便是愿意积极配合的受访者也只能说“还好、还不错”。如果再让人家评价一下被调查者,那恐怕也只能是挑愿意说的说。这样的背景调查,有什么价值呢?

所以,对调查问题的设计是非常重要的!一定要把问题拆分,尽量细化,刨根问底,让对方“言之有物”。同时,尽量不要用开放性的问题,而是采用封闭式的问题。譬如说,想调查工作积极性,千万不能就简单问“某某工作积极性如何”,不妨这样拆成几个问题逐个发问———“工作繁忙时,候选人会不会选择加班?加班是由工作量导致的还是工作能力和工作效率导致的?还是他寻求个人发展导致的?”也就是尽量把主观信息客观化。

再比如想了解候选人的业绩好坏,那就千万不要直接问他的业绩好不好,而是要问,“跟他的前任相比在哪些方面有了突破,从数字上体现出来怎样的飞跃,他在一个项目当中究竟负责哪个部分,他带的团队究竟有多少人。”

 这样,一方面能够尽量避免证明人含糊其词,另一方面,如果证明人想要帮候选人造假,但对于如此细化的问题,总归不可能几个证明人的说法都是一模一样的吧!多比较几个答案是否一致就能够判断了!

 如果证明人与被调查的候选人串通、合谋造假,怎么办?在中国,还没有法律规定约束调查证词的真实性。

事实上,背景调查的前提就是需要被调查的候选人本人提供基本信息和线索以及证明人。如果在搜集候选人信息不完全的情况下去做背景调查,那就和侦探没什么区别了。那么如何跳出候选人可能设下的圈套呢?

这种情况在调查在职人员的时候格外突出。譬如,A企业想要挖一个还在B企业上班的候选人W,总归不能大张旗鼓地在B企业做W的背景调查吧?那不是把W的离职消息传得沸沸扬扬?但也千万不能因为W尚未离职就免于调查,很多企业正是因此吃了不少亏——很多无良候选人正是为了不让企业查他前期的工作履历,总是强调其在职的身份不方便接受调查。

那就在保护候选人信息的情况下进行背景调查吧!不过问题又来了,为了一定程度上不让消息走漏,通常这种情况下只调查候选人本人提供的可信任证明人,但如何保证调查信息的真实性呢?有可能在第一次拨通电话时就走进了候选人设下的圈套。

“我们遇到过这种很离谱的情况,一个候选人提供了一个座机号码,说是其直接上级、公司副总的办公电话,而事实上这个电话就是候选人本人的家庭电话,接电话的‘副总’就是候选人的男朋友!自然,这位‘副总’给出了不少溢美之词。当我们再让该‘副总’提供其它证明人的时候,他说‘再过五分钟再打过来,我让我们公司另外一个副总来配合你’。五分钟之后我们打过去,发现声音有点像!还是前一个人。”

所以,对于候选人给到的证明人,第一步都要将电话打到对方公司前台,再转到人力资源部核实候选人的身份,在这个基础上才有价值进行下一步的工作。“最起码的,如果候选人根本都不是这家企业的,那我再怎么问他的工作能力表现和性格都已经没什么意义了。”在此之后,再通过H R核实候选人给到的证明人的信息,以免候选人玩心眼儿。

如果有多个证明人,那一定要同时询问!这一点有点类似侦探学里隔离审查盘问嫌疑人,目的是为了多名证明人不会在调查间隔互通信息“对答案”捏造事实。

寻找证明人和调查应该是一个循环的过程,每个证明人都是一个新的线索,要从每个证明人那里争取得到新的证明人,这样,一步一步,互相佐证,从各个方面、360°地勾画出被调查者。

这个叫360度的专业背景调查。为什么叫360度。指的就是一个全方位、立体化的背景调查。我们不能光靠被调查人提供的那几个证明人来证明。这些人的可信程度只有10%。比如一个销售总监,我们调查的时候,调查的范围会涉及:“上司、下属、平级同事、客户、公司老总、人力资源部”几个跟销售总监接触比较多的部门。这样,就保证了这个销售总监调查的纬度。如果大家对他们的评价都比较一致,那问题也就基本说明白了。另外,有的朋友可能会问,有一些被调查人的公司已经倒闭或者是兼并了。怎么调查,那就要看这段工作经历的重要性了。如果是10多年以前的,个人认为价值并不是特别大。也没有必要去翻那些老黄历。如果是最近的这段工作经历,那就可以让这个人尽可能的多提供一些证明人,顺腾摸瓜。把这些离开公司的证明人都找出来。这个可能就是要多费一些时间和精力了。也可以在一些大的人才网站去搜索一下,这家公司原来的这些员工,比如人力资源部、销售的同事。看能不能找到她们去了解!最后,如果都找不到,又比较重要的话,可以委托专业人员。

有时可以指望竞争对手告诉你某人的能力。要选对的人了解对的信息离职同事是最优选择

“本人性格开朗,为人和善”、“喜欢摄影和郊游”、“善于团队建设”,这些简历的格式化语言,对H R了解候选人有多大作用呢?如果把冰山模型套在背景调查之上,那么简历上的有限信息只是冰面,很少人会在简历里描述,我在上一家企业占到的权重,我为企业带来的利润究竟有多少,我对团队的领导能力,我的团队对我的认可程度等等信息。

那么,应该从什么渠道获得这些信息?和其前任雇主的H R吗?的确,他们对于公司内部人员的信息是最为掌握的,但他们保密的警惕性也是最高的。通常只会提供在职时间和职位,但离职原因和薪酬就不会告诉你。或者,你本来就不应该指望跟竞争对手来探讨某人的能力和水平!

要找对的人了解对的信息!那么哪些是对的人?虽然说竞争对手亦敌亦友,或许比较能理解双方的人员流动,能够提供一些客观信息,但对于候选人的能力、离职原因等信息就存在立场问题了!

“如果你问的是工作能力方面的,就要找一些与候选人曾经共事的证明人去问。这些人往往跟候选人有较多的工作接触,虽然说在工作期间发生过好的或不好的东西,但过去的事情都过去了,起码大部分信息他还是乐意配合你的,如果具备一定的调查技巧,是可以得到很有价值的收获的。”

而共事过的同事当中,那些已经离职的是最好的选择!一方面他们跟候选人本人曾经有过密切接触,另一方面,他们又已经离开了原来的企业,可以不露声色、很有隐蔽性地进行调查。“实际上,在很多行业中都很容易找到这样的人。比如传媒行业,新浪和搜狐,这两家企业人员经常相互流动。如果说新浪想从搜狐挖来一个人,而且这个人还在职,那肯定不能打电话给搜狐的H R了解情况。那就不妨找一个曾经在搜狐工作过的人帮忙打听一下。这样操作起来就有很大空间了!”

根据经验总结,背景调查的过程中,一般会有以下的一些问题:

一是工作时间不准确。求职者往往会把在一个公司的工作经历只有两个月说成两年、一年多说成几年,还会把长时间失业延续到其之前的工作时间中,更有甚者会把从来没有的工作经历编造为自己的职业经历。

二是工作职务乱升级。求职者可能会在简历中提高自己在原单位的工作职务,或者把不是自己负责的工作也说成是自己负责的工作。比如把区域主管的职位描述成区域经理,把专员、主管的岗位写成部门经理等。

三是工作业绩多浮夸。求职者往往夸大自己取得的成绩和业绩排名,或者把同事和团队取得的成绩揽到自己身上。比如本来只是一个项目中的小角色,说成自己是项目负责人带领团队完成任务。

四是职业操守有问题。比如故意隐瞒在原单位的违纪违法、损公肥私行为;还在职的说成已经离职,已经离职的说成还在职;离职时不进行正常工作交接等。以上这些情况在背景调查时都比较容易获得真实信息,求职者原单位一般不会隐瞒,会直接或含蓄地告诉实情。很多HR同行把不做背景调查的原因归结于原单位不配合或者对求职者的评价不准确,不可否认这种现象的确存在。但是如果我们把遇到的困难和获得的信息相比,笔者认为在背景调查上投入的精力和成本还是非常值得的。

常用背景调查的主要方式:

一是电话寻访。招聘单位通过对求职者原工作单位的相关人员进行电话寻访,了解其在原单位的工作时间、工作岗位、工作表现和离职原因等。电话寻访的重点是要找对人,问对话,在极其有限的时间内了解求职者一些重要信息,从而为录用与否提供参考。电话寻访的优点是快捷、便利,可以在很短的时间内掌握求职者的基本情况;缺点是受时间限制,获得的信息量较小。

二是问卷调查。把设计好的背景调查问卷通过邮箱或传真发送给求职者原工作单位的相关人员,请其在一定时间内给予回复。问卷调查发出后要及时进行电话跟踪,确认问卷是否收到,并确认问卷的反馈时间。问卷调查的优点是信息全面,准确度高;缺点是耗费的时间较长。有的证明人担心引起不必要的纠纷,不愿意以书面形式对求职者进行评价,导致问卷得不到回复。还有的证明人是只对调查表中的部分信息给予反馈。

三是熟人了解。通过和求职者有关联的人(同事、朋友、同学、客户等)来了解求职者的相关情况。这种方式的优点是可靠性高,缺点是信息不全面,主观成分偏多。但可作为前两种方式的补充,一般不作为背景调查的正式方式。

四是网络调查。现在越来越多的招聘官会通过博客、微博、QQ空间及人人网等社交网站来了解求职者的相关信息,为录用决定做参考。这些信息或者是在媒体上公开发表的和求职者相关的采访、谈话、文章等内容;或者是求职者本人的网络空间,不存在窥探个人隐私问题。但是适用人群比较受限,因为不是每个人都会有网络记录,另外真实性也有待评估。

在做背景调查时,还要注意以下的一些事项:

一是征得求职者的同意。无论采取何种调查方式,事先都要征得求职者的同意,并做好背景调查结果的保密工作。招聘单位可以在《应聘人员登记表》中加上此项,或者在面试时询问求职者是否允许做背景调查,最好是获得书面同意。不同意做背景调查者,一般建议淘汰为好。对于仍然在职的求职者的背景调查可以采取特殊的处理方式,向目前工作单位的前一家单位调查。目前工作单位的情况可以在聘用后的试用期内补做,一旦发现问题,用人单位可以在试用期内停止解聘,最大程度减少将有可能造成的损失。或者向这个单位已经离职的员工了解。背景调查内容难免会涉及到求职者的个人隐私,出于对求职者的尊重和招聘人员职业道德的要求,无论调查结果如何,招聘方都要对调查结果严格保密,并把调查信息控制在尽可能小的范围之内。

二是减少主观因素的影响。由于背景调查获得的信息来源不同,信息内容就会有所差异,既有客观情况,也会有证明人的主观因素,所以要对调查获得的信息加以识别。有的证明人为防止手下的业务骨干被挖走,会故意低调评价被调查人的能力,以打消竞争对手的挖人意图;也有的证明人可能与被调查人关系比较好,而夸大其能力或隐瞒一些重要的真实情况。比如笔者在一次省级经理的招聘中,因候选人与原单位直属上级彼此心照不宣,在做背景调查时,其直属上级反映的情况避重就轻,而这些在当时并不知晓,所以背景调查过了关,但为以后的工作带来较大的被动。所以,为了避免主观因素的影响,背景调查可以从多维度进行,比如向其原工作单位人力资源部门、求职者上级主管、同事和客户等进行调查。如果有负面反馈,要了解那些问题与现在招聘职位的关联度,也可以征求对方证明人的意见,然后调查该求职者所有的工作经历,再酌情与求职者核实。另外在招聘过程中,我们也发现求职者在填《应聘人员登记表》中背景调查证明人这项时,明明要求提供原单位人力资源负责人和上级主管,但往往会避实就虚地填上与其关系较好者,有的甚至填上自己的亲属或朋友。因此在做背景调查时,如果发现求职者未按指定对象填写证明人,可能已经存在问题。从大量的实际案例来看,向求职者提供的证明人做调查时,基本发现不了可能存在的问题,稍不留神还会陷入求职者早已设计好的陷阱中去。说到陷阱,丰富背景调查的源头,多途径、多人次进行调查,最后进行信息归纳汇总,可以有效避免背景调查陷阱和失真情况发生。正所谓工夫不负有心人,真的假不了,假的也真不了,你有变身术,我有火眼金睛。

三是避免调查走形式。一些单位认识到了背景调查的重要性,在招聘新员工时实行“凡进必调”,并以制度或程序规定下来。但是在具体操作时,由于受个人认识、专业水平等因素影响,难免会出现不认真、走形式的情况,使背景调查的结果大打折扣,从而也失去背景调查的真正意义。对此,招聘单位应该设计出内容、结构比较完善的《背景调查表》,防止操作人员偷工减料。并且严格检查背景调查的结果,不断规范与完善相关流程,避免因“思想不重视、执行不到位”让企业浪费不必要的精力与成本。

四是背景调查内容应简明、实用。在设计调查问卷时,所列问题要简明扼要、抓住重点,不必面面俱到。如果想进一步细化,也可以根据招聘职位和求职者的不同,设计出更有针对性的问题,从而获取在面试中无法验证的一些信息。同时要从方便证明人填写的角度去设计问题和表格,对于一些不填也可,填了更好的“锦上添花”类问题,也可以通过设计必填项和选填项的方式来处理,这样既可保证关键信息的获得,节省证明人的时间,也可能会得到意外的收获。

在做背景调查的过程中一般会有以下的阻力:

一是用人部门不理解。因为人手紧缺,用人部门发现一个能力和岗位比较匹配的人选时,往往会重能力轻品质,重感觉轻实际。当背景调查发现求职者有问题时,会给人力资源部门施加一定的压力,找各种理由要求聘用。对此人力资源部门要顶住压力,将背景调查不合格的求职者拒之门外。从概率上来说,通过各项招聘程序的合格求职者聘用后会有一小部分不称职;在招聘环节中发现不合格的求职者聘用后大部分不称职。这也非常符合常用的面试技术理论:从求职者过往的行为中可以发现一定的行为规律,这种规律在其未来的行为方式中仍然起决定作用,通过行为规律分析可以看出其个人品德、性格和职业习惯。同时,对用人部门看好,背景调查时发现问题而不予以聘用者,要向用人部门做好解释工作,注意沟通方式和方法,并且尽可能的让调查内容充分些,用事实说话。如果让用人部门觉得是人力资源部门故意控制编制,或者人力资源部门选人有问题,人为地引发了部门间的矛盾,那就有点得不偿失了。

 二是人力资源部门不作为。一些招聘经验比较丰富的面试官,往往过分迷恋自己的直觉,认为个别比较喜欢的求职者不会有什么问题,从而放弃了应有的背景调查,造成人员聘用失误。因此,在任何情况下,都将背景调查作为必备的招聘程序显得非常重要。另外,在对求职者做完背景调查后,即使在背景调查中发现问题,面对用人部门对招聘人员时间上的要求和压力,也可能有意降低用人标准,将其录用。对此可以将新员工录用成功率或试用期通过率作为HR的绩效考核指标之一,并且不断提升人力资源部门人员职业素养才是根本。

三是证明人不配合。背景调查离不开求职者原工作单位相关人员的配合,但是由于证明人嫌麻烦、不想得罪求职者,甚至怕承担被指控风险等原因,有的证明人不愿意接受招聘单位的背景调查,致使此项工作无法进行下去。面对这种情况,需要招聘单位背景调查人员把握沟通艺术,了解证明人顾虑的原因并给予真诚的解释,打消其顾虑并获得配合。如果碰到坚决不配合的,只能改变调查对象,丰富调查渠道了。当然,作为配合背景调查证明人应该想到自己也是招聘单位,同样需要其他单位在此方面的配合,帮助他人其实也是在帮助自己。换个角度看,因为有了背景调查,无论是在职员工还是离职员工都会珍惜自己的职业声誉,规范自己的职业行为,间接上也有利于单位的员工管理工作。

在当前人才市场不够规范,员工职业化有待提高的情况下,背景调查作为招聘工作的一个重要环节,无论怎么重视都不为过。就像社会有法律、道德规范一样,当所有用人单位都对求职者做背景调查时,如同在全社会织就了一张严密的职业道德过滤网,无形之中会对个别无视职业道德的职场人士起到巨大的震慑效果,从而对规范职场环境,提高职业道德水准,以及提升个人诚信将达到一定的促进作用。

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