《番茄工作法图解》解析

如何专注的高效工作,时间管理的方法和理论有很多,但是像番茄工作法将被广泛使用的方法却很少,我们可以去百度或知乎上搜索一下,就会发现很多人推荐这个方法并且分享他们的经验,与此同时我们在手机应用商店里面去搜索,无论是安卓还是苹果的系统,都会发现有很多应用程序是专门为番茄工作法制定的,我们可以用这些app来使用番茄工作法。

从三个方面解析

第一,什么番茄工作法?

第二,如何执行番茄工作法,

第三,番茄工作法的原理和适用范围,

什么番茄工作法?

我们在生活中经常会遇到这样的情况,早上上班的时候,我们拿出一张纸来列今天要完成的工作任务,第一,我早上要写一个工作报告的ppt,第二,我下午要完成今天公司公众账号的一篇微信文章的推送,我晚上计划呢花两个小时的时间读一百页的书,这种我们的计划,可是通常我们实现他的情况是什么呢?可能是早上进行工作报告ppt编写的时候,突然走过一个同事说,小王你帮我来付一下这些资料吧,然后你就跑去复印资料了,结果复印完没多久,领导突然又过来说,我们来开个20分钟的会过来一下。一会儿开会一会工作,中午的时间就到了,你的工作报告ppt还没有完成,这个时候下午到了,突然想起来,我得赶紧把微信公众号的文章给写完,可是写文章写到一半的时候,突然想起明天女朋友回来还没给她买火车票呢,赶紧拿出手机来买火车票,一会又想起这微信朋友圈还有一个留言,我没回来,赶紧来家回复一下,到下班时候这个微信文章还没有写完,只能加班去写,晚上回家后累得要命,躺在床上半天,原本想看一百页的书,结果可能看20页就睡着了,你有没有发现我们生活中经常遇到一种情况,早上你的工作计划到晚上往往没有完成, 几乎大部分人都经历过。

番茄工作法的发明者弗朗西斯科·西里洛也遇到同样的问题。当年他上大学的时候根本无法按计划完成任务,连基本的专注学习也做不到,就连专注的学习也做不到,于是他就鄙视自己的说我能,真正的认真学习会儿吧,哪怕我就学十分钟,为此他去找一个教练来帮自己看表计时,后来他突然灵光一现,他想他可以用那个形状像番茄的厨房定时器来督促自己的时间给自己计时,把那个番茄钟调到十分钟的刻度以后,它就会自动计时,等到十分钟一到叮的一声就提醒你任务的时间到了,他把这个方法改进,后来就成了我们今天看到的番茄工作法。

这个番茄工作法其实非常简单,列出每天的工作计划,并把它们分解成25分钟的任务,然后逐个执行完成,还是这个听起来很简单的方法,作用却非常大,很多人用番茄工作法之后,就把它当作了自己日常生活中最重要的工具之一,因为这个方法他从小处说呢能够让我们更高效的完成任务,减少拖延,从而更好地掌握时间,而从大处说呢,当我们能够专注地解决自己任务的时候,其实就是在掌控自己的生活,而当我们更好掌控自己生活的时候,就比别人有更大的成功概率。番茄工作法就变得非常有效,又风靡世界,

如何执行番茄工作法,

番茄工作法三个环节 —— 前期准备,中期执行,后期回顾

前期准备

就是我们要准备今天接下来要完成什么任务。第二天早上拿出一页纸来写着我们要完成的任务-123456,然后每完成一个任务,我就划掉一条,这不就是列计划吗?我们多数人都是这么准备的,不过番茄工作法和我们列计划的方法有点不同,有两个区别

区别一: 番茄工作法不是拿出一张纸,而是两张纸来列计划,因为安全工作法对我们要完成的任务进行性质的区分,我们第一张纸列的任务是我们传统任务列表当中的内容,我们所有想要完成的任务,而另一张纸,但是单独把我们今天要完成的任务放到这个清单里,通过这两张纸番茄工作法就把我们想要做的事和今天必须要完成的事进行的区分,之所以要这么区分,是因为我们的时间是有限的,我们如果要专注地完成任务,就必须专注在当下的工作,而且就算是那些未来下完成任务,我们也得靠今天一步一步具体的推动才能实现,所有的任务都是要以今天完成任务为基础。

区别二:我们传统方法是以完成每个任务为标准,这是我们完成一件事情就划掉一个任务,以此为标准,番茄工作法是以完成的番茄钟为事情推进的标准,这是我们前面提到的25分钟的倒计时时间,比如如果要完成一份报告,需要25分钟时间,这就说明需要一个番茄钟,如果你的报告需要50分钟,就说明需要两个番茄中以此类推,所以在番茄工作法当中项目是否取得进展,并不是说你的项目是否完成,而是说你完成了多少个番茄钟?

为什么要以番茄中为标准,用这个时间的标准还有两个好处,

一是我们有一个大块头的任务要完成的时候,其实心里压力很大,我先缓一缓吧,刷刷微博吧,可是当我把一个大的任务拆分成几个25分钟的小任务要完成的时候,这个是我们压力就小了很多,我们就能专注到25分钟的时间,前面我们提到番茄工作法最核心的任务就是让我们能够在一段时间内维持专注和高效,把复杂的大人物拆解为以25分钟为单位的小任务,这样每完成一个番茄钟,我们就获得一个正面的反馈和激励,就鼓励我们一点一点的把大任务完成,在这个过程中其实我们也就顺便克服了拖延症,

二是当我们以一个标准的番茄钟计时的时候。我们就更容易建立一个完成任务的时间概念,有了这个标准的时间概念之后,我们将以此为基础,对工作效率进行比较和改进,这一点具体我们会在后面的回顾环节提到,所以当我们以番茄钟为单位来衡量项目任务进度的推进,使我们在准备阶段就要多做一个工作,那就是要提前预估今天要完成的任务,他们花费的番茄钟时间大概有多少?也就是预估要用几个番茄钟时间,当我们从任务清单中拿出一个任务并预估这个番茄钟的时间之后,

中期执行

在番茄工作法的执行阶段也有两部分,一部分去专注工作,一部分是休息,

我们完成任务自然是要专注工作,番茄工作法就说在这25分钟的时间内,心无旁骛的专注工作,可是这道理就是说起来容易做起来难。我们在完成任务的时候,往往会有各种各样的因素打断的工作,

打断因素大致可以分为两类,一类是内部打断,一类是外部打断,

内部打断——我们在工作的时候,自己的内心会产生一些想法,从而打断工作,例如当我在准备公众号的时候,突然想起还没有给女朋友买火车票,就赶紧去买火车票,然后过一会又想起来,还没有回复微信,这个时候又去回微信,这就是属于内部打转,我们遇到这种情况,突然的想法是我先想起来,免得待会儿忘了,我现在赶紧处理了,处理完我再接着完成任务不就可以了,如果我处理的过程中耽误了五分钟,待会儿我再补五分钟时间就可以了,你这样的想法在番茄工作法里是不允许的,番茄工作法一般不允许你去25分钟的时间被中途打断,除非你这个想法真的是特别重要,你突然想起来你们家着火了,你还没给119打电话,那你就真的去打,可是我们生活中99%以上的任务并不需要你的25分钟的时间内必须给出反应,这个时候怎么办?我不买火车票吗?我不回复微信吗?不是,番茄工作法,你在这个过程中可以把你脑海中产生这些想法写下来,记到你的任务清单里,如果是今天必须完成的任务,那就把他列到今日待办事项里,等你把这25分钟的专注时间度过以后,你可以在休息的时候买票,或者是回复别人的微信加你就可以保证25分钟的时间,不被自己内部的想法打断,

外部打断——就是别人给我们安排的事情,比如我们前面提到的例子,再写报告的时候,一会儿有人让你去复印一个文件,一会儿领导又让去开会,这些任务就是来自外部打断。和内部条件不一样,内部打断自己控制就可以了,可外部打断是别人安排的,不容易控制,这该怎么办?如果是别人安排给你的任务真的是特别重要,十万火急没办法,只能废掉这个番茄钟去处理了,但是同样的我们这些必须处理的事情毕竟是少数的,绝大多数别人安排给我们的任务也没着急,到20分钟就一定要处理,在这种情况下,作者提出,我们其实可以用四个步骤来化解外部打断——告知,协商,计划和答复,比如你写报告的时候,突然同事让去复印一个资料,这个时候你就可以先告知,我正在写一份报告,可能还需要20分钟时间,第二协商,我可不可以20分钟后帮你复印呢?或者如果你很着急的话,能不能让别的同事临时帮忙的?哎,这就是协商,如果别人答应了可以20分钟后复印就可以了,中午之前给我就行,那你就可以在自己的任务清单或者今日开班计划当中写下这一条帮同事复印资料,这是第三部制定计划,第四步就是答复,就是履行你的承诺,得20分钟后就去帮助同事复印资料,这样别人就因为你履行自己承诺,下一次更愿意协商,

所以不管内部打断还是外部打断番茄工作法都很强调要保证25分钟的时间内专注做同一件事情,不要给打断,为什么我们工作的中间就不能插入一些小任务呢?比如我就打断五分钟,五分钟后回来接着做,延长五分钟不就可以了吗?原来这个背后就涉及到一个心理学的知识,那叫心流,就是说我们在工作中常常有这样的状态来做了,做了一会感觉自己找到状态了,任务推进的很顺利。这样的状态就是进入了心流的状态,而当我们进入心流的状态,如果被打断了以后,研究发现我们重新进入这个种状态大概需要花费10到15分钟的时间,所以你被打断的不是五分钟的时间,还可能是15到20分钟的时间,如果你一天被打断四次,你实际上浪费的时间可能需要一个小时,这是非常可怕的。如果我们想要高效的专注工作的话,就一定要保证25分钟的时间尽量不被打断,能够集中开展工作,

除了专注工作之外,在执行的环节还有另一个要求,那就是注意休息,很多人在用番茄工作法的时候很重视25分钟的番茄工作时间,却不太在意这个休息的时间,到了休息时间还在继续工作,可是番茄工作法的休息时间很重要,我们通常忙碌一天,到下午四五点的时候就会觉得我们大脑有点转不动了,其实这就是因为我们的大脑没有获得足够的休息,而番茄工作法要求我们必须在每一个番茄钟之后进行休息,为的就是保证大脑有足够的精力来保证后续的工作完成,有人就会提问,那如果我这个时候正处在心流的状态,可是时间到了,我需要休息吗?需要打断吗?番茄工作法是需要你打断。可是这不就和前面说的矛盾了吗?你前面说我们要保持心流的状态,要专注,不要被内部外部的打断干扰,可是现在你又说休息时间到了,就要打断心流。这是为什么?这就涉及到我们大脑的一个机制,一方面我们在心流的工作状态时,我们会对眼前的工作思考得很深入,效率很高,与此同时有个副作用,那就是会让我的大脑丧失全局思考的能力,很容易陷到具体的细节里,所以呀25分钟时间到的时候,我们就跳出来休息一下,让大脑从这种专注的环节进入到发散的思考状态,我们就可以从全局来回顾审视刚才25分钟的时间的工作,还可以这么改进,会不会有新的创意和想法。事实上我们大脑工作的运作其实是分为两个层次的,一个层次是浅层的表面的意识层,就是我们能够意识到的思考分析问题,可是我们大脑还有一个隐性的深层的潜意识存在工作,就当我们工作一段时间开始休息的时候,表面上我们觉得大脑没有在思考问题了,其实我们的大脑在潜意识默默地加工和处理我们刚才吸收到的信息。很多创意和灵感就是在这个潜意识的阶段发生的。比如德国化学家凯库勒,他悟出苯分子环状结构的过程就是在他在专注工作一段时间之后,在壁炉前睡着的时候那些原子和分子在他的头脑里乱舞,一条像蛇一样咬住自己的尾巴的原子链在他眼前转呀转,他猛然惊醒,突然想明白了,其实苯分子就是一个环状结构,也就是我们后来教科书中见到那个六角形的圆圈了,所以列宁早就说过,会休息的人才会工作

那怎样休息才算会休息。书中给了两个建议,第一个建议是我们休息的时候就尽量不要动用深度的脑力思考,我们可以去冥想或者睡眠,或者起来喝一杯咖啡,但是不要做那些需要深度思考消耗脑力的活动,第二个休息的建议呢是我们尽量把自己休息变的有节奏感,也就是每工作25分钟进行五分钟的休息,进行了四五个番茄钟工作之后,可以有一个20分钟到半小时的较长时间的休息,为什么要形成这样的节奏感呢?原来我们大脑的生理机制就是适应节奏感,

你看如果我们坐长途飞行,跨越几个时区到另一个国家之后,就会有一个倒时差的问题,这就是我们大脑已经习惯的节奏,到了一个新的地区后不一样,身体就会有不适应的反应,所以我们在工作中也应当形成这种高效工作和休息的韵律节奏,从而让大脑建立一种适应的节奏感,这就是我们在用番茄工作法做事情执行阶段要注意的两个事情,

第一专注25分钟的高效工作,进入到心流的状态,不要被自己的内部和外部的各种想法打断,

第二,要学会休息进入工作休息循环的节奏状态,做到这些,我们就可以进入执行番茄工作法的第三个环节——后期回顾。

后期回顾

当一天完成这些工作环节中以后,我们就要进行检查,看看我们早上做工作计划的时候,我们觉得这个任务是要几个番茄钟,而今天结束的时候,实际花费了几个番茄钟,我们哪些判断做得比较准确?哪些确实失误了?原因是什么?要进行回顾总结,找出差距,然后把分析的结论和经验应用到下一次工作中,这样我们就可以持续地改进我们的工作方法,所以到了这个阶段就会发现一个标准的番茄中是非常重要的,因为我们在通常的工作当中去对时间没有一个特别精确的概念的,我们常常不会精确地记录一个工作究竟花费了多少时间,而当我们有一个统一的标准番茄钟时间的时候,我们就可以比较过去一个任务花费了几个番茄钟,现在我们完成一个类似的任务又花费了几个番茄钟。我们是进步了还是退步了?进步的原因是什么?退步的理由是什么?找到这些问题,我们就能更好地改进自己的工作方法,提高自己的效率,这就是番茄工作法的三个阶段,准备,执行和回顾,

番茄工作法的原理和适用范围

番茄工作法这么简单有效,他的原因其实是它的设计很符合科学的原理,

我们可以从三个层面来看他的设计,从最底层细节的角度来看,番茄工作法用了倒计时这个技巧,这个的方法巧妙地调动人的紧迫感,强化我们专注于现在眼前的事情强迫我们专注于现在眼前的事情,这种感受其实我们都很熟悉了,我们以前参加考试的时候,一看表,还有十分钟考试就要结束了,这个时候我们紧迫感就会大增,而且每一个番茄钟他的时间是标准是统一的,这对我们形成节律感就很有帮助,

这个不起眼的倒计时加标准时间的做法其实非常巧妙,其次我们在从高一点的视角,从学习的周期来看,一个番茄工作法其实是一个倒计时的番茄时间和一段休息时间相组合的,而这正是我们大脑进入专注思维和发散思维的交替使用,我们知道大脑认知事物就是有专注模式和发散模式,这两种模式的运作机制是不一样的,把两种模式有意有规律的交替使用,就比我们一直闷头干活效率高,最后番茄工作法可以从更完整的一个学习视角来看,

它的原理其实是来自于大名鼎鼎的美国质量管理家戴明的理论,戴明环理论是指我们要改进工作质量,也可以按照一个流程来执行,这个流程叫pdca,而四个英文字母,p是plan制定计划,d是do,实施行动,c是check检查成果,a是ajust调整改进,我们可以不断制定计划,实施计划,反馈检查,改进完善,然后再进行一轮新的计划,这就是一个不断完善和自我更新的过程,番茄工作其实也是遵循这个原理,他从开始制作按计划到实施,然后得到比较不同番茄中的工作效率,寻找改进思路。然后再一起制定计划,积极循环,就实现了,日新又日新的自我进化,好了,我们说的番茄工作法这么多好处,大家有没有问题?有没有一些实用性或者局限性?查理芒格说过,我们只有了解一个知识的局限性,才能真正拥有一个知识,番茄工作法的使用,其实只有两个试用前提,首先你得至少有半个小时以上的整块时间吧,如果你的工作条件不允许有整块时间,比如你是一个航空管制人员,你要随时处理各种突发情况,可能这个方法对你来说就不适用,其实在一个番茄钟时间里,要有一个要明确解决的问题,而且还不能随便的问题,而是一个需要能够集中注意力需要思考才解决的问题。比如构思一篇文章的大纲,或者分析阅读一本书等等类似的问题,如果你没什么需要深入思考的问题,那起到效果其实很有限,如果你只是些零碎的突发的不需要怎么动脑的工作,你直接点任务清单其实就够了,这就是番茄工作法这本书的主要观点,

总结一下全书

就是列出每天的任务,然后把每个任务拆分成25分钟的标准时间,然后逐个执行,其次要执行番茄工作法,

有三个步骤,前期准备,中期执行,后期回顾,

在前期准备阶段我们要做两件事,一是列出今天必须完成任务,二,预估每个任务花费的番茄钟时间,以番茄钟为单位推进任务,

执行阶段,一是应该需要高效专注,不被内外部的干扰影响自己的工作,保持心流状态,另一个那就是要学会休息,形成休息的节奏感,

后期回顾,找出计划和实际执行中的差别,总结原因,不断改进。

实番茄工作法的设计是符合科学规律的

他用倒计时来调动紧迫感,用标准的番茄钟来建立我们的生物节奏,同时这个方法有助于我们大脑的专注思考,和发散思考的交替使用,

它其实是用了一个戴明环的质量管理理论自我净化的过程,

番茄工作也有它自己的使用场景,你需要至少有半个小时的整块时间,而且有一个需要专注思考来解决问题,这样用这个方法效率就更高,

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