管理好时间的起点:只做非做不可的事

时间管理就是管理好时间和做好事情。做好事情有两个核心问题,一是只做非做不可的事,二是高效率的做事。其中只做非做不可的事是时间管理的基础。

在时间管理中,很多小伙伴的时间管理出现问题,主要出在不知道做什么事情这个方面,把只要跟自己搭边的事情通通放入待办事项,最终为事情所累,导致时间远远不够用。

小A就是一个典型的例子。小A是一个单位的会计,白天忙这忙那,晚上再加班到深夜做帐,家里没时间管,孩子没时间教。每每见到小A都是一副极其疲惫的样。

小C是一家上市公司的主管,事业小成。看他的朋友圈,除了工作,就是会友美食,或是陪家人旅游,日子过得轻闲而自在。

小A和小C,一个底层,一个高阶,一个过得忙乱的生活,一个过着有闲的生活,究其原因,就在于对事情的取舍上,小A认为自己很重要,没了她地球就不能转动,啥事都要参与,把自己的时间精力耗费在了日常琐事上。小C则不然,知道哪些事情应该自己亲自做,哪些事情不必去做,对待办的事情有个轻重缓急的取舍。

只做非做不可的事,通常运用的是一二三法则。

一是罗列。即尽可能思考,把第二天需要做的事情都罗列到一张清单上,做成待办事项。需要罗列的事情有:很有价值、很重要、关注的事情。比如明天有个很重要的会议、要写一份方案、参加孩子的家长会等等。这里需要注意的是,不需要罗列已经形成习惯和日常琐碎的事情,比如每天的晨跑、吃饭、喝水、睡觉等等。这张清单可以是手机APP也可以是纸质版本,怎么习惯怎么方便就怎么用。

二是遴选 。即对所罗列的事情做相应的分析,然后再取舍。分析的方法常用的是四象限法则。一是重要且紧急,这类事情需要我们马上处理。二是重要但不紧急,三是不重要不紧急,四是不重要但紧急。这个根据各人的事情对自己的重要性以及对事情的时间需要程度来进行划分。分析完后进行取舍。对于第一象限的事情马上处理,对于第二象限的事情制订计划、按部就班,对于第三象限的事情直接开除,对于第四象限的事情找替代的人去做。

三是归区。即对遴选出来的事情进行ABC法则排序。即把一天的时间分成A上午、B下午,C晚上三大区,然后把遴选 出来的事情列入合适的区。一是固定时间的放入固定的区,比如上午十点开会放入A区,下午三点约谈放入B 区,晚上九点会友放入C区。二是需要高耗能的事情放入A区,次之放B区,最次放C区。因为A的时间区是一天中专注力最集中精力最充沛的区间,写材料方案可放入A区,与客户沟通可放入B区,聊天会友可放入C区。

只帮非做不可的事,是时间管理是否有效的前提。时间管理的达人过得忙且闲的生活,就是在管理的初期就已经对要做事情做了取舍,只做非做不可的事情。

要做的事情越少,时间管理的步伐越从容。

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