【文件管理】-如何规范文件及文件夹命名

无规矩不成方圆!

纵观古今,父母给自家小孩取名字通常是一件严肃的事情,往往慎之又慎。既要把家族文化内涵考虑在内,又要与同辈之间有所差异并赋予其一定的意义!我想如果我们也能把电脑中的文件当成是自己的小孩并遵循特定的命名原则的话,就不会出现文件名称千奇百怪毫无规律可循,并且只有打开它才能知道里面是关于什么的现象了。
为此,本文从以下三个方面给大家分享关于如何规范文件及文件夹的命名方法。

一、规范命名的意义

1.沟通的需要
让接收方一眼明白文件的主题
这一点特别是在给同事发邮件的时候显得特别重要,对方可以在不下载文件并打开文件就能够知道文件大概内容,节约对方时间。

2.索引的需要
方便快速检索到所需要的文件
windows电脑自带的搜索工具以及市面上常用的检索软件(如Everything)都是基于文件的名称,无法检索到文件里面内容(macOS可以)。为了能够使用上述工具快速定位到所需的文件,规范的文件命名就显得尤为重要了。

3.回溯的需要
区分版本并随时回溯到以前的版本
错误示范:XX终稿XX终稿最终版XX终稿最终绝不修改版 .... hhh举的例子比较夸张了

二、命名的方式

1)文件命名规范
命名结构:项目命名词(或项目编号)+文件命名词+文件作者+日期+版本号.文件后缀
例如:2016年公司部门工作总结_营销部_大鹏_20170101_V1.0.doc
文件名称由五部分组成:

  • 第一部分为阐述文件主题,观其名知大意;
  • 第二部分为文件所属类别,如在单位工作的写工作部分、学生人群可写班级等;
  • 第三部分为文件创建者;
  • 第四部分为当前文件的日期;
  • 第五部分为文件阶段标识,用于版本管理。

2)文件夹命名规范
命名结构:文件夹名称+开始日期+结束日期
例如:Prj_PC PIS Project_20170101_ 第二个下划线后为空,等待工作结束后添加结束日期即可。
文件夹的命名由三部分组成:

  • 项目名称
  • 项目开始日期
  • 项目结束日期

3)GTD思想指导下的文件命名
为了更好的整理自己的文件,可增加了几个特殊的符号,用于标识不同状态的文件:
1、!(叹号)——标注重要的文件或者文件夹
2、#(井号)——标注等待处理的文件或者文件夹
3、@(@号)——标注正在处理的文件或者文件夹
对那些处理完毕的文件,应该放在合适的文件夹当中,因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用,是作为文件命名的首字应用,如此一个文件夹中,标注特殊符号的文件会排列在一块,查找和使用起来会比较方便。

三、版本管理

在编各种文档时,我们一般均要进行多次的修改,这样就会出现不同的版本,一般情况下不要将旧的版本删除,而是编好相应的版本,均进行保留。在未正式成稿前,可以在文件名之后标上V0.1,V代表version版本,0代表这是草稿,.1代表这是草稿的第一版,如果草稿做了修改则为V0.2,依次类推,到了正式发布的第一版则为V1.0,发布后再改,小的改动我们可以在小数点后加,如V1.1说明正式发布版本有了较小的改动;大的改动可以在小数点前加,如V2.0则说明比V1.0有了较大的改动。这样就非常清晰明了。

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