为什么需要效率督查团队

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前言

上周和杭州某司同学面基,发现我们两同一年毕业,同一年出生,还是老乡,真是颇感意外。本来约好了是聊技术的,结果硬生生的聊成了如何提高团队效率的心得交流会。

最后得到的结论也非常一致,无论我们如何努力,最核心的优化目标就是【效率,能用最快的的时间响应和解决需求】,无论是支撑业务,还是努力发展创新,帮助公司一起寻找新的增长点。

人员扩充和平台建设的副作用

团队发展,很大的一个问题就是会变大,变大的副作用是什么呢?

  1. 小组自成一系,开始形成孤岛,同一问题反复在多个小组重复解决,信息闭塞
  2. 小组开始变多,协作成本开始剧烈提升
  3. 人员增多后,隐藏问题有了更好的生存空间,各个小组容易进入佛系状态,按部就班,不思进取。
  4. 原来的管理者已经难以细节化管理,对很多组的很工作流程细节已经失去掌控力。

其实如果你仔细去看看各个组,你会发现,有惊人多的工作流程是可以优化的。这里我们举一个案例:

G君每日会统计一个表格,然后运营每天会向G君要,G君写好了一个程序,只要点击一下,几秒就算好了,接着他需要手动下载这个生成好的文件,然后邮件发送给运营。

这个流程大概会耗时多久呢? 可能五分钟吧?然后运营可能每天要花几秒想到这事,然后开始问G君,然后心里一直需要记挂着这事,等着G君给,对运营也是一个损耗。G君如果有很多类似的这种小任务,可能一天会被占去1小时。假设一个部门有50人,大家的状态都差不多,那么一天被消耗的工作时间就非常可观了。而且这个过程,其实是没有人满意的。

那为什么G君不做成自动化的呢?比如定时发送邮件给运营。G君是个资深程序员,他当然考虑到了。大家往往会忽略一个问题,平台化是很多程序的致力的方向,但是平台化带来的副作用也是相当可观的,*** 就是平台化很大的制约程序员的灵活性 ***。如果G君无法在现有平台功能的基础上顺利解决这个问题,那么就意味着它要开发一个定时程序去调用平台得到结果,然后生成一个下载链接,最后把下载地址发送邮件出去。G君完成这个程序可能只要半小时,但是为了能让这个程序真的Run起来,他要接入到jekins流程,他需要向运维申请资源,他还需要申请授权访问平台接口,他还要去问邮件系统相关的事情。这期间的任何一个都可能会消耗掉他一天或者半天的时间。当然他也可以去推动平台帮他完成这件事情,但是排期可能就到下个月去了。 G君可能会权衡再三,选择这个对他来说最快的方式,但长远角度可能会难以为继极度影响他价值发挥的方式去做这件事。

我们仔细分析下这件事情,痛点在这么几个点:

  1. 研发觉得跨组协作和推动太难,而且他们其实真的不愿意做这件事情。
  2. 平台化会在其覆盖范围内提高效率,但是一旦平台无法满足的地方,反倒会阻碍效率。
  3. 不同组的孤岛,以及各组的平行角色导致他们无法更好的协作,虽然对于管理者而言,天天强调的就是协作,协作,高效协作。

解决方案

说白了上面的问题核心是陷入了局部最优解,那么就一定需要有个全局的组去负责连接。而负责连接的角色,就是我这篇文章提到的【效率督查组】。

效率督察团队核心能力是推动,连接,同时具备撸起袖子帮忙干的能力。
日常工作时看哪里不顺眼,抽象总结捋顺流程,并且平台化
这里一定要注意一个误区,不是看到问题就开发新工具,而是帮助有问题的团队剖析问题,梳理流程,提出长短期解决方案更重要。

比如对于前面提到的问题,我们怎么解决呢?因为效率督查组的人知道全局的信息,当他看到G君的这个情况时,很快就在脑海里复盘了各个团队已经有的功能,这些功能如何整合解决G君的问题,同时可能还欠缺哪些功能需要去开发,以及哪些团队可以从他们解决了G君的问题流程中同时也会受益。

最后方案如下:

G君已经在平台实现了点击一下,就能算出结果的能力。但是无法把结果投递出去。效率督查团队发现 :

  1. 研发组已经有一个根据文件目录生成下载链接的功能,并且具备时效性等多种功能,同时研发组还把这个功能集成到了平台上。
  2. 平台组有定时任务调度系统,并且也已经集成到了平台上。
  3. 运维组已经有发送邮件服务的Server,只要通过smtp协议就行。

现在,G君其实已经能产生结果,并且生成下载链接了,就差如何往运维组的邮件server发送了。
找来平台组的同事,让其在平台上开发一个模块发送邮件。效率督查组已经评估了这个模块的开发难度,要求下午就需要提供该功能。

至此,G君基本以0成本模式完成了原先在他看来遥不可及的诉求,效率督查组也顺利的优化了G君的问题,让G君可以完整的空出这个五分钟。同时,效率督查组也发现另外一个团队也经常有执行脚本,然后将结果转化成下载链接,通过邮件或者其他信息手段发送出去的诉求,从而实现复用。

结束语

效率督查团队可以有效的解决前面提到的四个问题:

  1. 小组自成一系,开始形成孤岛,同一问题反复在多个小组重复解决,信息闭塞
  2. 小组开始变多,协作成本开始剧烈提升
  3. 人员增多后,隐藏问题有了更好的生存空间,各个小组容易进入佛系状态,按部就班,不思进取。
  4. 原来的管理者已经难以细节化管理,对很多组的很工作流程细节已经失去掌控力。

唯一的缺点是,效率督查团队的要求太高了,他需要一两个组员就能cover住整个部门的一些细枝末节,而且具备足够的经验,能将这些细枝末节拼接成一个完整的拼图,解决痛点,进一步加速实现:

提升研发团队效率,能让他们用最快的的时间响应和解决需求

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