关于工作协同软件选型的看法

不少团队和公司为了成员之间更好的协作和高效沟通都有想法上一个工作协同软件,但工作协同软件的选型确实让人头疼,可又不得不慎重,因为这东西是给

一整个团队用的,好比一个家庭买房买车一样,如果不合适后续的使用和更换成本非常大(这种成本很多时候你看不到也不能量化,却能很明显的感觉到)。

那么问题来了,到底怎么选? 答案是把团队中现有的情况一个一个的往上套,最后多重比较选择。这像是句废话,却也是句实话。

作为选型负责人要试着头脑中模拟演习现实中的各种工作内容套用在某个工作协同软件的情况,这一步怎么设?哪一步可以利用软件缩减或者优化现实中的某个流

程?用了一段时间后面可能会碰到什么其他问题,怎么解决,怎么提前预设相应的方案……

再切换一个角度,团队中的其他成员会怎么用,会觉得哪里不好用,可能会出现什么妖蛾子……

有人问那各家的宣传和销售人员沟通有用吗?

答案是没有想像的那么大,因为或多或少都有夸大和误导的成分(就算真的好也可能适合别人而未必适合你),好用不好用却是你切身的体会,看对方文案和推荐远

没有让将来真正会使用他的人试一遍落在实处来的保险,即使有些可以个性化定制,顶多也只是把一辆皮卡改成敞篷,不能指望把它改成自行车。之前某论坛上有人

吐槽公司上面领导在对方销售的忽悠下花大价钱上了一套CRM,下面员工边用边骂,最后这花大价钱买的鸡肋不如的软件还不能不用。

再说说国内和国外工作协同软件的差别,这种差别很多人不是一眼就能看出来的,但是其初衷或者说根本的基因相差却非常的大,除去国内借鉴国外的那些(比如tower借鉴basecamp,Worktile借鉴trello……),国外的给人的感觉更像是一个足球队,队长虽然也是个leader,却也要下场和大伙一起踢,而且这些协同工具有些就是自己当初觉得不爽,掳起袖子自己做一个给大伙用,后来自己用得挺好再卖给别人用。国内一部分更像是领导批阅,跟批奏章一样要看你安排了哪些,看你有哪些任务,做了哪些说了什么。 最搞笑通常还要搞个什么企业社交充脸面,发个状态在大伙面前给自己灌鸡汤么?有人看么,看了你敢当真么?只会在本来就内容杂多的平台内的增加噪音。真实感想你敢发么?提倡正能量没有错,但是别拿伪能量来冒充正能量,最好还是把精力放在干实事上,而且这些软件多数只是做出来卖给别人的,自己用不用,用得好不好还不好说( 实际上这类软件操作路径也会相对较深且复杂)。但是比较官僚的领导(可能他自己也没意识到)多数会下意识倾向于这种。相比之下国外的更扁平化一些,更像是为了协作而用一个东西(关于技术团队的管理最好参看一下《人件》(http://book.douban.com/subject/)1108725/中有关“胶冻团队”的章节),如果是技术团队或者是互联网企业相关负责人选型的话,最好还是慎重一些,毕竟你一定程度上你能做主,现代化的团队协作不同于以往的层级架构加流水线式的任务委派,而且你和这个团队将来可是息息相关的。而官僚主义简直就是初创互联网企业的天敌克星。

再讨论一下软件的功能,软件的功能要尽可能的保持克制,如无必要、勿增实体。

如果一些功能用不上或者说没有真正帮助就不要加,就算是倒给你钱也不要弄,因为这些不会提高团队的生产力和效率,反而会增加干扰噪音、诱发失误和加大学习

成本。不要指望团队里的每个人都把这个软件摸个透底(很多人喜欢IPhone,又有多少人阅读过全本的使用指导手册?),只要掌握最常用和最必须的那些就

好,学习和使用成本要尽可能的小。用起来要尽可能的自然顺手,不然就算玩出花来对实际工作没太大帮助又有什么意义呢?

好些人喜欢追求大而全,这功能也要有,那功能也要有,比如说项目进度的把控,实际上这并不是所有普通成员的工作内容(有时候就算他关心也可能无能为力,因

为很多情况下他最多只能影响他自己那一支任务线),这只是相关项目负责人的工作范畴,所以你要做的不是把项目进度这个功能加上去扰乱别人(而且这个功能不

容易很好的加上去),而是自己把每一个阶段,每一个里程碑心里码得清清楚楚,通过合理的推动大家来和自己心理的预期相吻合。其间相应的细节不要展现给其他

人以免干扰和不便,但适当时候比如开会的时候可以拿出你自己的进度板告诉大家我们进度走到哪里了,关键节点在哪里,这阶段谁贡献最大等等。(顺便说一

句,basecamp更倾向于项目驱动,trello更倾向于事务驱动,其中差别最好自己亲自用下自己体会)

还有就是初始设置,虽说各家软件都有自己设置方法,每个团队也会根据自己的实际情况添加事件、项目或小组。但它们一开始都免不了一件事情,那就是先

加相关成员进来然后管理分配,而每个成员反映在平台上就是一个账号,账号一多就容易忘掉或者混乱,甚至使用者本人也会搞乱,何况对于管理这些成员的

leader,(后来想想也不能怪他们,因为我自己私人的一些账号和密码有时也会记不起来,只能从事先的规划和设计和来避免了),所以账号设得不好后面会

有很大影响(就像给小孩子取名一样)。这里说说我的经验,举个例子,假设“报告老板” 公司员工“王大锤”工号为“0038”,那就让他先去申请一个

BGLB.wdc0038@gmail.com的谷歌账号去,这样做的考虑如下:通常团队不会只用到一个平台,比如团队可能还会用到文件共享平台(如

Dropbox),知识库平台(如Evernote)而且后面可能还要添加别的什么平台,而国外的三大账号体系google, facebook,

twitter,

如果要选一个工作学习用的那只有google了,而且很多平台都支持google账号连接,方便省事不用重复注册,同时google自家的chrome浏

览器就支持很多平台(比如trello)的插件,一个google账号一键登录管理所有应用。 同时这个账号又是继承自员工自己的姓名和工号的(如上面

“公司名称首字母拼音+员工姓名首字母拼音+工号”),这样的好处是账号是有章节可循的,不会出现注册了自己后面忘掉或别人老是另外问你的情况,同时这种

形式的账号估计被别人提前注册的可能性也非常小(除非上马初期你的同事不先注册自己的而去恶搞抢注你的来敲诈你一顿饭),以后新来的员工也没法抢注(因为

你没法提前知道未来新员工的姓名和可能会被分配到的工号,除非主管人事的很蛋疼,知道每一个应聘者的姓名和可能分配到的工号,并提前抢注了),别的部门成

员也可以很方便的按需添加进来或删除出去(这就是要用公司名而不是团队或部门名打头的原因,因为当其他部门人员调入或本团队人员调出时这会引起一定的麻

烦,而且从更高一级公司的角度讲这样也更好更合理)。这样只要知道员工的姓名和工号,再通过google账号和就可以很好而有序的管理所有成员和并在可以

集成自家google账号的chrome浏览器通过插件来方便的使用各个平台,并为以后可能要用到的其他平台也留下了扩展空间。

做到这一步,其实在一定程度上就可以实现团队远程办公了,只要记得自己的工号(你不会不知道自己叫什么和公司简称)在有网的环境下,把自己google账号登录到chrome上,chrome会自动安装和更新所有的你之前的设置和插件,这时你就可以使用所有相关平台查看状态和大家协作沟通了,很多应用都有网页版的,可以满足基本需求如文档预览,当然你也可以独立安装客户端,比如在用同一个账号在家里的电脑上安装同样的软件无缝的同步所有的应用更新和状态设置,这样公司的电脑和你家里的电脑其实已经就是一回事了,唯一不同的是大家不再同时出现在办公室了。关于更多远程办公的内容,可以参考一下《重来2》(http://book.douban.com/subject/25861795/)

另外推荐一个平台聚合工具:Slack (https://slack.com/)

希望对有需要的人可以有所帮助

推荐阅读更多精彩内容