丢三落四?健忘?拖延?两类工具帮你忙

总是丢三落四,健忘?

拖延症严重,啥都急,无从下手?

别抓狂,两类工具帮你搞定,从此踏上高效之路。

前言

在这个碎片化的时代,作为专业“打杂”人员,你是不是经常遇到以下这些问题:

1.正专注着做一项工作,突然被其他任务、聊天工具打断

2.事情又多又杂,转头就忘记了,更囧的是有些还是老板或者领导交代的任务

3.那个人的联系方式/那件事谁谁谁说过,我忘记存在哪了

Vera也是经常被这几个问题所困扰,在“求医”(学习和实践时间管理)过程中,学着逐渐使用工具来解决这些问题。在这里,推荐大家两类工具:

1.任务清单工具,常见的有日事清、滴答清单、奇妙清单等。

2.笔记类工具,常用的有印象笔记、有道云笔记、为知笔记等等。


走上高效人生的道路

每个人的使用习惯都不一样,Vera跟随老师,使用的是日事清和印象笔记。下面就以这两个软件为例,说明这两类工具可以如何提高我们的效率。大家可以根据自己的喜好,选择合适自己的工具,包括纸笔系统和这些多平台同步的软件。道理都是相通的,界面不同而已。

有同学可能会问:为什么要多平台同步?很简单,例如你在开会或者在家里,突然接到一个任务或者灵感来袭,你马上打开手机记下来,就会自动同步到电脑和其他设备,是不是比你用脑袋记着比较可靠?

我们的大脑是要用来思考,不是用来记忆的,赞同吗?

一、任务清单工具

像收集箱一样,把你的任务分象限放好。

日事清有电脑、手机等版本,如果你不想下载软件,直接用网页版就可以。它的界面沿用了“四象限”法则,你可以把每项任务分区域摆放。


滴答清单、奇妙清单功能相似


四象限,任务归档

每天一上班,打开软件,看看已有任务,再补充一些工作计划,事先规划好一天的工作,有的放矢。

于是,你从以前的被工作牵着鼻子走,变成了这样:

1)以前总要费时回忆哪个事情还没做,现在清单在手,轻重缓急一目了然。每个任务开始前可以按一下番茄钟,专注当下任务。做完一项打一个勾,感觉真好。

番茄钟让你更专注

2)你正在跟同事确认一项工作,领导QQ来信息,让你这两天翻译一个说明书,你从容地把它归在重要但不紧急那一项。

3)你的月总结、月底统计总是容易忘记,你在28日的日程中加了这个任务并设置了每月循环,以后每个月28号它就会来提醒你。

4)以前突发的培训容易忘记,现在一接到通知,你就马上加进当天的任务栏。另外,你还很聪明地给例会设置了循环提醒。这样子,每次会议时间还没到,你已经在会议室等大家,而不再是匆匆忙忙冲进来的那个人了。


提醒功能

提醒一下,这里的日程应该建立在在长期计划和短期计划清晰明了,逐层细化的前提下。例如你今年的目标是要读完五十二本书,折算下来是一周一本。如果你没有把目标细化并加到清单里,你可能到年底的时候才拍大腿:“哎呀,忘记这个了!可是,还有一周就元旦了......”

此外,这个软件还有任务看板、番茄钟、一键生成日月年总结、团队合作和任务分配等功能,限于篇幅,这里暂不说明。


一键生成工作汇报,当然前提是你每天都有输入任务


二、笔记类工具

给你的大脑装一个外挂软件


有道云笔记、为知笔记等也是相似功能

Evernote也是有各种各种版本,随时同步。Vera觉得最好用的功能是以下几点:

1)文件夹嵌套,文件夹下面可以再分类,文件归类摆放容易查找。有个小Tips分享给大家,文件夹前面加数字00、01等,让数字而不是文字决定排序。

文件夹下再细分文件夹,建立自己的知识库

2)强大的搜索功能,普通账号可以用搜索标题和标签查找,高级账号还有全文和图片上的文字搜索功能。

今年刚出台了一个新政,企业发票要提供纳税人识别号,否则无法报销。看到这个通知,你就静静地把相关信息截图,存进印象笔记,加文字说明”纳税人识别号“或者”报销“。接下来遇到要开发票的场景,别人都要发信息问同事或者找QQ聊天记录,你就微笑着打开APP,一键搜素,直接递给服务员。

3)随时记录,多平台同步。

培训结束了,你把笔记拍照,加上导师的PPT一起放进同一个笔记,以后要查找方便多了是不是?印象笔记还支持语音等格式。

平时的工作感悟都记录下来,月底写总结的时候,你还害怕没素材吗?

看书有所感悟,你随手画了个思维导图或者做了个笔记,需要用的时候就拿出来看看,而不是过了半年才感叹:”哎呀,那本书究竟讲了什么呀?“

4)绑定微信、微博等,聊天记录和公众号文章都可以转发到印象笔记,永久保存。

你收藏了多少微信和微博的文章,只是收藏而已,再也没有打开过?

把文章转发到印象笔记,分类保存,即使原文删除了,你也还是能在印象笔记里搜索到。有空的时候再来看,还可以写下你的心得,或者把重要语句标注。


微信聊天记录转存到印象笔记,轻松查找

5)软件还有名片扫描、PDF标注等功能,这里就不一一说明。前文提到的各大笔记类工具也是有相似的功能,大家可以根据自己的喜好来选择。

结语

任务清单类工具可以让我们告别拖延、健忘、又忙又乱,初步建立时间管理系统;笔记类工具可以让我们告别杂乱,初步搭建知识管理系统。但工具只是辅助而已,高效能人生的主角是你,路得你来走。

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