作·法 |  用笔还是用键盘?

杨言絮语| 高效工作坊


前段时间,和一位Google的朋友聊到记录信息时,究竟如何在笔和键盘之间抉择?究竟是用纸更高效,还是用电子文件更方便?今天给大家分享8条“干货”,绝对有帮助你抉择!


当下,手机已经成为我们必不可少的“器官”,平均每天我们都会打开手机近100次,但是在需要记录一些内容时——绝妙的想法、一段鸡汤文、重要的会议内容、甚至一样喜欢的商品——但我们好像并没有让纸笔离开我们的生活,我们还在不停的用纸笔写写画画。难道真的手机无法完全取代纸笔吗?换句话说,我们究竟在什么时候使用纸笔这种传统的记录方式?什么时候更适合使用手机、电脑等电子文件呢?他们根本的区别在于哪里?

让我们回到“记录”的根本,可能就更容易解决这个问题。

记录,首要的目的是“把信息从大脑中搬走”,不占用大脑的“内存”,以免信息太多,让我们很疲惫,而且容易忘记。其次,是用来解决问题,让大脑中快速流淌、稍纵即逝的信息被捕捉到。然后,就是为了记住、吸收重要的信息。最后,当然是一系列重要的文件、信息,需要被留存。


基于日常有太多时刻在记录、书写、敲键盘的经验,所以最后我总结的适合用笔/写在纸上的内容:

  1. 触发灵感:当我要提出某种想法或一个新的构思时,总会使用纸片、即时贴等,然后把相关的内容放在一起,非常有利于帮助自己纵观全局、把握脉络;
  2. 解决复杂问题:当我要思考、解决一个复杂问题时,会把相关内容都写在纸上,然后用各种连线、勾划来整理思绪;
  3. 图画思路:当忽然有一个想法,但很难用语言准确形容、表述清楚的时候,通常会使用一些图画的方式来记录、整理思路,等想清楚之后再用文字表述;
  4. 重要文件:比如法律文件、公司制度等,纸质文件会显得更加正式、严肃,甚至有仪式感。


然而,纸质的文件也有它不方便的地方,比如:

  1. 内容很多,不便查找;
  2. 保存、携带不便;
  3. 要分享给别人时;
  4. 丢失之后;
  5. 对环境、成本的影响。

而无纸化办公这个概念其实早在42年前(1975年)的《商业周刊》上就出现了,它确实能帮我们解决太多的问题。

所以我认为以下方面适合用电子化,不论是通过键盘/拍照/扫描/语音等任何方式,记录在手机或电脑中的内容:

  1. 共享信息:无论是想要分享给别人的文件、信息,还是自己在想要随时随地看到的信息与文件,没有比电子化更方便的方式了,同步通讯录、云相册、网盘、Email、云笔记、移动硬盘……
  2. 重要纸质文件电子化:重要的公司文件、法律文件、证件,电子化后,一来可以谨防丢失,二来便于随时调阅;
  3. 重要语音信息:一次会议内容、一段会谈、一个想法,甚至一段孩子可爱的言语,都可以用语音的方式留存下来,当然,对于其中特别有价值的内容,也可以使用类似“讯飞语音”的方式文字化;
  4. 一定要记住/吸收的信息:这类信息,可以先电子化,再打印出来,用荧光笔、红蓝笔等做标注,便于记忆。


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总之,回归到信息记录的根本目的,以终为始的使用不同记录方式,才能更好的处理工作、生活中指数级增长的海量信息。

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