记录和管理支出明细,用 SeaTable 在线协同表格简单又方便

像我们这种中小团队,以前就用 Excel 来记录团队日常的一些支出情况,虽然有很多模板可以套用,但感觉还是有些不便之处,比如在表格里无法记录太多文字;添加发票凭证也不方便;对于不同数据的切换查看也缺乏灵活性。后来使用 SeaTable 来记录和管理支出明细就方便多了,虽然它不是一个专门用来记账的软件工具,但还是能很好地派上用场。感觉它不仅仅是一个新型的在线协同表格,更可以作为一个灵活的信息管理系统来使用。

下面是我们用 SeaTable 创建的一个简单的“团队支出明细记账表”,内容做了删减,大家重点看演示就可以了。

在这个支出表中:

  • 用途类型、发生账户、经办部门这几列,用了“单选”类型。单选标签的编辑可根据公司实际情况来创建。
  • 记录日期列,用了“日期”类型里的国际标准格式。记录日期时可直接选择日期。也便于使用“分组”对其按月等进行分组。
  • 金额列,用了“数字”类型里的人民币格式。
  • 用途明细列,用了“长文本”类型,能记录很多文字,也能添加链接、插入图片、表格和列表等。
  • 凭证字据列,用了“文件”类型,用于添加发票、收据、详单等格式类型的文件。
  • 经办人列,因人员一般不固定,记录的文本也少,就用了“文本”类型。
  • 在记账人列,因平时是我和行政来记账,要共享表格,协作记录,所以用了“协作人”类型。

限于篇幅,本文主要演示以下操作:

  • 记录越来越多,怎样按周、按月、按季度和年查看呢?
  • 如何直观地逐月查看支出情况呢?
  • 如何统计表中2020年的支出大类占比呢?
  • 如何统计2020年的每月各类支出总额呢?

一起来看下:

按月查看支出

当记录越来越多时,可以按周、按月、按季度、按年来分组查看。

为方便切换查看不同数据,增加个视图并命名为“按月”,然后点击“分组”按钮,就可以对“记录日期”列进行分组。

如下所示:

逐月支出

直观地查看逐月的支出情况,可以用柱形图和折线图。

逐月支出柱形图

通过“统计”按钮,创建一个新的统计表并为其命名为“逐月支出柱形图”。在编辑界面,选择表格的“默认视图”,选择图表里的柱形图,设置完相应参数即可自动统计出来。

点击图表中的一个柱形,还可以打开对应的记录列表,方便我们知道是哪些记录对应这个柱形统计信息。

如下所示:

逐月支出折线图

在上面的统计表编辑界面,切换选择折线图,即可自动统计出逐月的支出趋势。

为了在统计表列表中同时有折线图和柱形图。也可以再创建一个新的统计表,选择折线图,设置的参数同上个图表。

如下所示:

2020年支出大类占比

可以直接在默认视图用过滤器筛选出:记录日期是2020年的记录,然后使用“统计”按钮,选择饼状图即可统计出2020年的支出大类占比。

也可以单独增加个视图,如为其命名为“2020支出”,然后同样使用“过滤器”,筛选出记录日期是2020年的记录,然后再进行统计即可。

“2020支出”视图,如下所示:

2020年支出大类饼状图,如下所示:

2020年每月各类支出总额

进入“统计”,创建一个新的统计表,选择“表格”,选择“2020支出”视图,设置完相应参数即可。

如下所示:

总结

我们通过 SeaTable 就可以记录团队平时的一些支出明细,它像个信息管理系统一样,日积月累地帮我们记录和管理支出明细,极大地提高了效率,也省去了专门买一个记账软件的成本。

  • 使用 SeaTable 丰富的数据类型,在表格里记录信息时更加规范和方便,用表格就能方便的记录和管理各类零散信息。
  • 在多个视图间切换查看,能方便地从不同的角度来看数据,让信息管理更轻松和自动化。
  • 对表里零散的数据进行统计分析,“统计”功能不需要公式函数,简单又快速。可视化图表一劳永逸,查看对应的详细记录也方便。

这个 SeaTable 在线使用,不用下载,PC和手机端同步,可以随时记录支出明细。共享后也能满足不同人员记录和查看。当然了,除了用来记录团队的支出明细,也可以用来记录和管理其他信息,对于个人或团队而言,都是一个不错的工具。了解更多,可访问 :https://seatable.cn