为什么有些人,思维特敏捷,讲话总能紧扣重点、毫无废话?

文/第一职场网文馨 

前几天,公司新招了一个员工,人不错,也很勤快,就是说话太啰嗦。

给他布置完一项工作,过不了10分钟,他又啰里八嗦的开始问这问那,我反思难道我没有交代清楚?

不,一定是我们沟通出现了的问题!

比如,我问他:工地围挡画面进展到哪一步了?

他这样回复:我去工地找了王经理,因为他出差,于是让我找于主管,于主管不是很积极,正忙着开会,然后我又等了半小时,然后我们才一起去的工地,工地因为园林铺装改造,地面不平,铁架子只搭建好3块,其他的都还没有竖起来,画面这一块,也很麻烦,制作公司因为机子设备喷墨不均匀问题,再加上这两天停电,画面颜色没有之前靓丽,太昏暗了,我担心出街效果会不太好,这样,我们还有一点时间,接着再打小样,我这几天我会努力盯着,昨晚上10点我还在制作那盯着……

就这样,他声色并茂地描述了的一大段,听得我头都炸开了……

我并非无耐心的人,只是工作事务太多,时间尤其宝贵!在如此竞争激励的职场环境下,人与人沟通,尤其要讲究高效率,不仅能把事办成,还得把事办好,让公司利益最大化!

比如上面新员工回复的这段话:

汇报对象:直属上司

汇报内容:工地围挡进展到哪一步?

在内容细节中,可以从两个方面答复:

第一,现场围挡铁架安装已完成3块,剩余7块预计在后天安装完毕。

第二,围挡画面需要制作小样,4天后的安装画面完成。

你看,明明两句话就能解决的问题,这位新员工长篇大论,不仅耽误自己时间,更耽误领导时间。

一定要记得,职场上,领导第一时间要的永远都是工作结果,而不是过程、细节,更不是各种原因和借口。

尤其不要跟领导抱怨你怎样辛苦,你怎样委屈,一方面会让领导觉得你矫情,没有毅力,另一方面,公司付钱,你劳动,公司用钱获得相应的回报,理所当然。千万不要让领导回怼你的能力:这么辛苦,你看活都干不好,那你辞职吧!

1.高效沟通之前,自己反复检验表述问题。

这里所说的简洁,并不是说简单,而是在职场上,我们需要双方高效率完成沟通,达成信息简洁、明了,有重心。

围绕简洁,有3点内容:

(1)提前思考,围绕“核心信息点”确定内容

当你要回复问题时,脑子里一定要打草稿,而不是张嘴就来,一定要想明白:

领导问这件事的目的是什么?领导最想知道什么?

那我该如何清晰明确回复?一般采用一二三,或者根据内容从主到次答复,先回复结果,如果领导对细节有疑问,你再解释具体细节部分。

同样,还是上面的案例,如果我问:为什么工地上铁架安装这么慢?你可以这样回复,一是因为王经理出差了,目前只能找主管跟进,二是园林造成的地面不平,正在抢修。

(2)自己提前说给自己听,深度反思自己表达有哪些问题

一般公司每年都有两个大型的年中汇报、年终汇报,为什么有时候你觉得某个部门某个经理表达的特别好,汇报既有内容,又有高度,既实干,又走心?这个时候,一定要用心记下别人表达中的亮点。

给大家提供一个好的小方法:自己可以把要表达的内容录音下来,自己可以反复听,哪一个词不好,哪一句话不合适,站在上司、领导的角度来听,这样会让你发现很多问题。

一边听,一边注意自己的语言表述:

哪些地方讲得太多了?哪些句子是可以删掉的?哪些时刻应该提醒自己注意?

针对大型的汇报时,你可以写成逐字稿。

录完,自己听,哪句话需要重点表达,哪句话没有围绕主题,无关轻重,可以删除;

面对客户、同事时,哪些话让客户不耐烦或让同事反感;

如此,多次反复训练,会让你受益匪浅。

从逐字稿到根本不用逐字稿,到最后言简意赅、不跑题的表达,需要你坚持日积月累的训练,半年或一年的时间,相信,一定会上一个新台阶。

(3)长话短说:接收到的每一个信息,进行复述

有一个经典的30秒法则就是「电梯法则」。用30秒的时间把事情前因后果,言简意赅表达出来,如果你不能在30秒内,将一件事情讲清楚,即便给你30分钟你也做不到。

什么样的信息,才是真正被我们内化掌握的?很重要的标准,是看你能否用自己的话,把它讲出来。

反过来说,复述,属于一种精细加工,是提高我们对一个知识点、一个事件理解和记忆的最好方式。

比如领导分配你一项任务,你能不能用几句话复述明白?

你看了一篇文章,文章要表达的观点是什么?围绕着“中心”作者写了哪些论点、论据,作者怎样论证,文章升华的思想是什么?

比如你给孩子讲一个故事,故事核心内容是什么?围绕故事经历了哪些波折?最后结局怎样?

其实不仅仅职场,生活中很多需要我们这样大脑锻炼法,把最重要信息进行框架化:怎么分解?怎么结构?如何推导。增进知识点的理解,还可以锻炼自己处理信息的能力。

2.高效沟通,主题一定要明确!

为什么开篇时,我说说新员工说话啰嗦,就是因为每次回复主题不明确。

所以,我们在沟通中,一定要时刻注意「核心主题」,时刻思考「现在讨论的内容,跟核心主题有什么关联?

建议大家,一定要先直接抛出主题,再通过主题,去延伸到其他信息和话题上,并始终围绕主题进行。

这样,你能够更有目的性地传递信息,对方也能更好地知道,应该把这条信息,放在认知里的哪个位置。

当然,在职场中,我发现有些领导分配任务,本身容易模糊不清,如果碰到不爱言语的下属,往往就会出现偏爱,下属干了活,还挨领导批评,心里着实委屈。

比如,某些领导爱说:

「把那份方案赶紧做一下,5点给我。」「那个客户的资料弄好了吗?赶紧发我一下。」「你怎么还不明白?你自己想想怎么回事!」

第一,容易让下属出现思维混乱,什么项目的方案?哪个客户?哪件事不明白?

第二,当下属反映过想追问领导的时候,可能领导因其他事,早就离开了。

你看到,这是一个基础传播模型,01是单向传播路径,02是反馈环节。

为了确保信息被正确无误地传递,最简单的办法,就是多加一个「反馈」环节,让A知道,B所理解的信息,跟A心里所想的内容,是基本一致。

所以,我在带领新员工时,一定会让他复述工作要点,一方面可以检验沟通是否到位,另一方面可以让他锻炼语言组织、表达的能力。

一般来说,每交代一项任务,就让我的那位新员工用最简单的话概括:

· 我要你做什么;

· 为什么要做这个事情;

· 你需要怎么去做。

就是用自己的话,概括和复述一遍信息。

同时,给大家推荐一个在细节上处理的SBI 表达模型:

S:在一个什么样的背景(Situation)下;B:你做了一件什么样的事情(Behavior);I:这件事情给我造成了什么感受(Impact)。

比如,你要表扬一个人,你可以这样说:

小王,你在上周四某某项目方案中,中心材料写得特别充分,采用大量数字,让人信服,我为你的进步感到高兴!

比如,你要表达对一个人的批评,可以这样说:

小张,上周五会议中,轮到你作报告时,你讲错了一个重要数据,这令我感到你并没有特别用心地在准备报告,下次请务必注意。

3.强化逻辑思维训练

在职场中,我经常用到 TEC 工作方法,来帮我有意识地安排思维练习。

什么是TEC工作 方法?

(1)聚焦(Target & Task)

理清核心问题,将其作为思考的起点。比如,领导让你在下周五之前完成某某项目方案。聚焦的核心点就是某某项目方案。

(2)执行(Expand & Explore)

开始思考,并对想到的内容时刻进行重构和结构化。那你执行过程中,需要根据时间、目标,重新解构安排,每一项工作细节,需要找谁沟通,怎样落实,怎样跟进。

(3)归纳(Contract & Conclude)

得出结论,如果有必要,记录下来。

这一个过程整体上,一般只需5分钟左右。

不妨,给自己设定一个小小的任务,并定下起止时间,自己只需在这段时间内,激活大脑,去获取信息、进行思考,并围绕任务组织信息,最终得出结论。

有点像番茄工作法,只不过,番茄工作一般设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X,短暂休息、5分钟,每4个番茄时段多休息一会儿。

每一次练习就是一个小小的挑战,而练习的过程,就是克服挑战、获得胜利的过程。而通过练习的方式,内化,吸收,直到完全成为下意识的本能。

这才是真正真正让大脑转起来。

还有一个训练方法,就是常说的“金字塔原理”,是先从结论说起,然后再向前推演。

比如你是领导,忽然你下属冲进来,对你说:“领导,最近留意原材料的价格,发现很多木材都涨价了,还有刚才物流公司打电话来说提价,我又比较了几家的价格,但还是没有办法说服他不涨价;还有,竞争品牌xxx最近也涨价了,我看到……;对了,广告费、代理费最近花销也比较多……”

这个时候,领导一定是一头雾水,不知道下属究竟想要说明什么?领导能提供什么帮助,或者解决什么问题。

如果下属这样说:“领导,我认为我们的产品应涨价20%,而且要超过竞争品牌。因为,第一,原材料最近都涨价了30%,物流成本也上涨了;第二,竞争品牌全部都调价10%-20%,我们应该跟进;第三,广告费超标,我们还应该拉出空间还可做广告……领导,您觉得这个建议是否可行?”

绝大多数工作项目,都可以用金字塔原理和TEC 方法来解决,你也可以在职场或生活中,多多刻意锻炼自己的逻辑思维能力,加强自身口才表达能力,当然,也有一些不错的电影,比如《国王的演讲》讲述一个国王如何克服结巴,《华尔街之狼》演讲充满自信富有感染力,一群人为他疯狂,《感谢你抽烟》诡辩的最高境界,《十二怒汉》经典法律辩论电影等,都能让你思维和表达,日积月累得以提升!


今天,无意间看到陈伟霆的一个素人迷你采访,非常聪明的沟通表达,是高情商,更是强大的内心、头脑的逻辑能力的表现!

粉丝问:我是你粉丝,但我没有看过你作品只是觉得你帅,你会介意吗?

陈伟霆:不介意啊。因为人家喜欢你,就已经很不容易了。(说话反映强大的内心)

粉丝问:你付出了很多努力,可是最大的标签还是一个帅字……

陈伟霆:不会吧,足够了。(没有火急火燎的怒怼,争辩)

粉丝问:帅这个标签就足够了?

陈伟霆:当然够了,起码有个标签。每个人都努力,我觉得自己是非常幸运的一群,因为有了标签。(努力、感恩)


我是文馨,10年知名地产企划总监,第一职场网合伙人,向上管理金牌讲师,在行行家,多平台签约作者,职场路上,与你一起蜕变!❤️❤️❤️

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