学会这样汇报工作,到哪儿都受领导信赖!

图 / 网络

在职场中,不懂汇报的人难以游刃有余。他们或者屡屡碰壁,或者蛮力苦干却得不到应有的认可。

《哈佛学不到》的作者马克.麦考梅克曾说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作-相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”可见掌握正确的汇报技巧,对每位职场人士都具有至关重要的影响。

在职场,我们究竟该如何汇报工作?掌握以下5个原则,将极大提升我们汇报技能及职场竞争力。

1.  行动在领导前面

行动在领导前面,意味着我们汇报工作时,不但能达到领导的要求,还要超过领导的预期。

汇报工作时,我们应以领导的态度要求自己。懂得换位思考,提供给领导意料之外的收获。

比如,小军和小罗同为某公司的员工。领导对小军说:“帮我调查下,咱们生产牙膏的销量情况?”小军迅速跑到楼下超市,并进行两个小时的观察。回来后跟领导汇报:“领导好,通过我近两个小时的观察,咱们的牙膏共卖出10支。”领导问:“购买者的年龄分布如何?男女比例如何?”小军哑口无言,不得不返工继续调查。

然而,小罗也收到了同样指示,他走进楼下超市,开始用笔和纸记录消费者行为。经过两个小时,小罗来到领导身旁。并汇报说:“领导好,通过我今天近两个小时的调研,发现咱们公司的牙膏共卖出10支,在所有牙膏品牌中排名第二。我分析了排名第一的牙膏产品,发现它们牙膏封面设计吸引力强且口味多样,我们公司以后可在文案策划和口味多样化上努力。我还发现,购买牙膏的大部分是年轻人,且以女生居多,占80%。我想咱们以后可以增加儿童牙膏及老年人专用牙膏,并可在男士市场开拓上加大力度。”

结果可想而知,小罗几年后升为市场销售经理。因为小罗行动走在了领导前面,把领导没有明示但对公司有利的数据进行了统计与分析。这份以领导自己调研的态度要求自己,并能换位思考领导所需的报告,才是一份绝佳的工作报告。

行动在领导前面,需要反复思考领导的所需,以高标准要求自己并进行有效汇报。

行动在领导前面

2.  注意汇报时机

汇报时机,对一个人汇报的成果影响重大。有些人,有问题就随意找领导汇报。殊不知你的任性,会一次次恶化在领导心中的印象。

汇报时机分为两方面:A. 周几汇报? B. 一天中哪个时间段汇报?

加拿大心理学家德比.莫斯考维茨曾做过一个研究,根据人一周的行为规律画出一幅一周工作节律图。她认为,人的一周是有规律性的。周一到周五,工作节律大不相同,一周的前半部分,人的精力旺盛,态度和行为比较激进;一周的后半部分,人的精力逐渐下降,却也更易通融。

星期一,工作成堆,领导要处理周末积攒的业务,此时心情烦躁,最好减少汇报。

星期二,领导已经适应了一天的工作,并处理了大部分业务,此时已经逐渐进入工作状态。他急需了解下属上周的工作进度及安排接下来一周的安排,所以此时汇报是一个不错的时机。

星期三,据德比分析,领导此时接受的信息变多,极易造成信息焦虑。但此时领导的经历最旺盛,思路活跃具有创造性,此时适合跟领导讨论新的方案,而不是冗长的总结报告。

星期四,领导属于身心疲惫期,属于“黎明前的黑暗”。 据德比研究,此时领导顺从型最高、最好说话,你才是去找领导签字,领导比较容易妥协。

星期五,面对即将到来的周末,领导在这天心情愉悦,喜欢跟下属沟通,所以此时汇报效果也不错。

所以,我们可以选择在周二或周五进行汇报工作,这样领导更易跟你产生互动与沟通。当然,这只是一般规律,具体问题还需察言观色。总之,在领导心情愉悦时,汇报效果更佳。

一天中哪个时间段汇报更好?实践证明,早上10点多是找领导的最好时间,此时领导刚处理完紧急要务,腾出时间休息,心情比较放松。此时,找领导更容易得到倾听与包容。

千万不要在下班前找领导,此时领导经过一天的忙碌或下班后还有私事处理。此时你突然出现在领导面前,只会令领导心烦。

总之,在领导心情好的时机汇报效果更好。如果你无法得知领导的心情,按照实践研究,一般周二或周五的上午10点多,汇报效果更佳。

注意汇报时机

3. 掌握领导性格

不同性格的领导,我们的汇报方式会有所不同。

如果你的领导是吹毛求疵型,当你汇报时一定要注意措辞和表达方式。如果领导批评你,千万不要自暴自弃,要明白这是领导的一贯作风。虚心接受领导的批评,努力挖掘领导批评背后的需求,争取下次汇报时按照领导喜欢的方式汇报。当然,吹毛求疵型领导可能每次都会挑毛病,不过我们自己不要恐慌,要努力在每次汇报中提升自己。

如果你的领导是外向暖男型,当你汇报时不可因为领导的不断表扬而洋洋得意。当然,领导不会专注于你的细节及缺点,但你要主动表达在工作过程中遇到的挫折和困难,这样领导才会主动给你提出解决策略。当你的领导是外向暖男型,而你又自鸣得意不主动提出缺点和困难,那样你职场能力提升有限。

如果你的领导是理性谨慎型,当你汇报工作时一定要注意论据和条理。不可一味地讲述观点,尽量得出观点的支撑数据作为附件供领导审阅。工作汇报时,要考虑详尽,表达清晰且有逻辑,这样的汇报更易赢得领导信赖。

可见,当我们面对不同领导时,需要有不同的汇报心态与技巧。当我们第一次向领导汇报或不了解领导性格时,可以提前咨询老员工,从而更好地把握汇报的主动性。

掌握领导性格

4.  适应领导的风格

领导具有两种不同的风格,分别为倾听型和阅读型。只有掌握了领导风格,我们才能更好汇报工作。

倾听型,即随即应变能力强,面对事情能马上想出对策解决,而且考虑周到,一击即中;阅读型,即通过文字表达感情更舒服,更倾向于在头脑里对比各种方法和可能,不会匆忙下决策。

由此可见,面对倾听型的领导,我们更适合口头汇报工作;而面对阅读型领导,我们更适合写一份工作汇报。

比如,林登·约翰逊总统便是倾听型领导,而不是阅读型。他喜欢听人说话,并瞬间做出决策,而不是阅读书面资料。所以当面对这样的领导时,我们要主动口头汇报,并用心聆听领导指示。

艾森豪威尔总统则是阅读型领导,而不是倾听型。当统帅的时候,他在发布会之前,会让助手把记者的问题写出来,所以他能掌控全局。而面对发布会上的现场口头陈述时,他便语无伦次。面对这样的领导,我们应该主动提交书面的工作报告,而非口头陈述。

适应领导的风格,对我们来说尤为重要,它决定了领导能否听懂你的需求并正确给出意见。同时不正确的汇报风格,会令领导心烦意乱。

适应领导风格

5.  重结果,少细节

当我们汇报时,先跟领导汇报结果,当领导询问详情时,我们再给细节。切莫一味谈细节,令领导头晕脑胀。

比如,领导交给小喜一项任务,去总部领取一份文件。结果小喜坐公车到总部,正赶上保管文件的小飞在开会。等了一个多小时会议结束,小喜找到了小飞,并向其领取文件。结果小飞说,文件落在家中,需要明天带回。

此时,小喜匆匆跑回公司向领导汇报。“领导好,今天真是太不凑巧,坐公车堵在路上,到达总部又等小飞一个多小时。这还不算啥,见到小飞后,他竟然把文件落家了。领导您看这一上午把我跑得够呛,汗流浃背。”本来领导就急需文件,听了你一顿啰嗦且并未带回文件,心情更加烦躁,最后你只能被领导轰出办公室。

此时,我们应该汇报重点,细节等询问后再陈述。

比如,“领导好,今天文件没能取回,小飞把文件落家了。如果文件急需,我联络小飞,跟他回家去取,您看怎样?”领导可能轻松说道没关系,明天再去也无妨或者让你直接执行解决方案。总之,领导不会对你发怒。

重结果,少细节,这是节约领导时间的表现。当领导想知道详情时,我们再告知细节,这样领导也会对我们更加信任。

重结果,少细节

掌握以上5个汇报技巧,将利于我们得到领导信赖,职场生涯更顺畅。

愿你学会汇报工作,职场技能不断提升!

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一位喜欢分享,乐于互助成长的工科男。

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