公司制度编写的几点经验(上)

很多小伙伴进入职场后,会参与公司制度的编写或修订工作。虽是锻炼的机会却又苦于无法下笔。

接到任务一开始会在网上下载几个类似的制度,接着拼凑、修改,可是领导却不买账,然后一遍又一遍地修改,直到身心力竭,领导还不满意,最后看着屏幕上修改的第十一版制度束手无策,想死的心都有了。

以上,是我的亲身经历,虽然我没改到十一版,但一位同事真的改到了第十一版才通过。在经历了几次公司制度编写工作和一次公司制度体系建立组织工作后,总结了一些经验,愿和小伙伴们分享一下,不足之处,请见谅。

1.明确制度修编目的

制度修订一般目的比较明确,修订通知上会将目的明确告之,或者领导也会将修订目的说的很清楚。

但是,新制度的编写目的就不那么明确了,一般会告之原则性的目的,可操作性不强。原因是新编制度涉及的大多是新业务,究竟具体该怎么操作,公司也不是太明晰。这时,就需要我们去梳理业务流程,找出关键点。如果依旧不太清晰也没关系,可以先进行下一步。

2.了解学习已有制度

首先,学习公司已印发的制度。不是所有的制度都要学习,有些公司的制度从一级到三级(甚至还有四级、五级)厚厚的几大本,都看完至少要大半个月。所以,先学习相关联的同一级制度,再看上下关联级别的制度。

拿支笔拿张纸,先把制度名称写上,再把各章节名称写在下面,重点理清各部门职责分工和业务流程,以及弄清该制度的框架思路,如:是按时间顺序还是模块来构架的。

经过这个过程,你的思路会清晰了一些。再在网上找一些类似制度,用上面的方法进行梳理,重点记录你没有思考到的点。

3.调查了解执行部门和相关部门想法

这一步很关键,你编写的制度在评审会上(或联签)是否可以通过,与做没做此事有很大关系。原因:一是这些部门感受到你对他们的尊重;二是他们提出的合理建议融入到制度里,让他们有成就感;三是帮你再次梳理业务流程,据此写出的制度也会更具有可执行性。所以这些部门在评论会上,一般不会提出反对意见。

制度写的好不好,其实是次要的,关键是获得执行部门认同,一旦认同执行力肯定强。

4.编写制度初稿前的工作

虽然上面3点也是制度起草前的工作,但是需要时间稍长,以下两点工作做完只需要很少的时间,或者开始起草后做也可以,所以第4点标题的意思是马上开始前的工作。

(1)本部门内的沟通工作。建议在编写初稿前,与领导谈一下你的编写思路,你可能获得非常好的建议和领导青睐;与本部门资格老的同事沟通,可能会受到一些启发。但注意沟通方式,建议用非正式沟通方法,比如:中午吃工作餐时,休息聊天时。与领导沟通直述其意,与同事沟通要用请教。

(2)查看制度编写规范,如果公司制度有的话。这个制度一般在综合(办公室)类制度里可找到。这个制度是用于规范制度编写的形式和格式。

未完待续……

这两天熬夜修改制度,今天总算把初稿交出去了。但直接导致昨天没交文章没打卡,此篇也是今年匆忙中写的,而且还没写完,肯定有很多不妥之处,请各位阅读的老师简友提出意见,也请见谅!

谢谢阅读!下半篇明天补上。

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