巧用Excel动态图表,让你的汇报夺人眼球

我是题图

使用Excel能做出很漂亮的商业图表,但是通常我们只做的图表都是静态的——一个图表只能显示一个数据维度的情况。

如果需要演示的数据有多组维度,比如不同年份不同部门的费用……,这时,如果能够巧妙使用动态图,则会使我们的演示显得更加专业、生动、引人注目。

一、什么是动态图表?

很好理解,就是可以根据选项变化,生成不同数据源的图表。
先睹为快:

动态图演示

可以看出,使用动态图表,可以一目了然的展示不同产品的销售情况,比起干巴巴的数字,更具有说服力。

特别是在做PPT演示的时候,如果能够做几组这样的动态图,小伙伴们一定会惊呆的。

这样的图表是怎么了的呢,首先需要引入新的知识点:数据透视表

二、什么是数据透视表

数据透视表就是可以将数据看透的快速汇总数据表,简要讲解它具备的功能:

1、按照不同的纬度组织并展示数据;
2、按照不同的指标分析数据;
3、使用数据透视表处理数据,可以很方便的做一些使用函数处理非常麻烦的操作;

个人认为是excel 中最有用的功能,没有之一。

来举个例子。
有很多很多数据,比如公司一年的费用支出,共计几千行,就像这样:

各部门费用支出清单

需要汇总各个部门,每个月的发生的费用项目及金额,即要做出这样一张表:

汇总表

做法有很多,当然你可以筛选出来月份和部门,然后一个一个求和……
额,除非你想每天“骗”加班费。。。

可以看出,原始数据是一维数据,每一条数据记录的很详细,但是无法看出整体状况;我们想要的表格是个汇总的二维数据表,可以很清晰的展示出整体情况。

其实这两个表有专业的叫法,记录数据源的表叫做数据表,呈现汇总结果的表叫做报表。

你要拿给老板看的,是第二个表格——报表。

这时候就可以亮出真凶器,数据透视表了。

插入数据透视表
拖入字段

由GIF动画可以看出,数据透视表具有很好的界面,只需简单的拖动行和列的字段,即可实现复杂的数据汇总。

三、如何通过透视表制作动态图表?

上文举的例子是数据透视表,他还有一个容易被大家遗忘失散多年的兄妹——数据透视图,制作方法是一样的,只是说一个生成的是表格,一个生成的是图表。

这里以Excel2010一步步讲解如何实现动态图表。

插入数据透视图

选中数据源中的任意单元格(数据透视图可以自动识别数据源),按下图操作步骤,插入一个数据透视图。

插入数据透视图

一般情况下,我们会新建一个工作表,这样原始数据和数据透视表是分开的,会比较清晰。

点击确定之后,会生成一个空的数据透视表和数据透视图。

设置行列字段
我们想呈现每一年各成本费占比,那么横轴就是各成本,纵轴就是对应的成本费用,需要筛选的字段则是年份。

设置行列字段

想一想:如果我们要各成本不同年份之间的费用发生额,又要怎么设置字段呢?

(这看似很简单的问题,能够很好助于我们理解数据透视表中的字段在横纵轴上的显示)

关闭【数据透视表字段列表】,右键单击数据透视表的值字段,设置【值显示方式】为【总计的百分比】。

设置值显示方式

设置图标格式
依次单击图例项和网格线,单击Delete键清除。
右键单击字段按钮,隐藏图表上的所有字段按钮。

隐藏字段按钮

▼插入切片器

切片器是可以让我们快速生成像按钮一样的数据筛选工具。

因为我们要比较不同年份的图表,所以在切片器中选择年份字段。

插入切片器

调整切片器的显示:

切片器设置

这一步为非必须,只是为了界面美观。

▼演示动态图标

做了那么多步,最后一步才是关键,在切片器中单击年份,即可显示出不同年份的费用占比。
图表会随着每一次点击动态变化。
装逼成功

点击年份即可实现动态演示

四、总结:

1、需要掌握如何创建数据透视图
2、掌握数据透视图/表中的字段设置
3、正确添加切片器

全文完


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