秘书如何与部门人员相处

秘书如何与部门人员相处

胡利民

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秘书平时接触较多者还有领导分管部门的工作人员,日常工作中要跟这些部门人员开展丰富多彩、内容繁多的业务对接。部门人员对秘书一般也很客气。秘书跟他们同样要建立良好关系,并要注意把握以下方面:

一是巩固沟通窗口。各部门办公室负责所在单位对外沟通衔接、上情下达、材料安排、人员派遣、综合协调等事务,是各部门对外沟通窗口,也是部门内部工作统筹衔接中转站,对外都有代表部门总窗口的电话、传真号码。秘书与各部门联系主渠道就是办公室,对部门有任何工作通知、事务安排一般都通过办公室具体落实,平时要有意识强化与各有关部门办公室的联系密度,增进双方感情,增加工作沟通润滑度。

二是加强业余沟通。业务沟通十分重要,工作之余沟通同样十分重要。虽然大家都在各自岗位上履职尽责,业务上配合通常不会有问题,但要大家都能高高兴兴围绕你转、或者一个电话出去迅速获得大家的配合相应,就要建立较为密切的感情关系。业余沟通领域很多,可以通过羽毛球、篮球、围棋、象棋、户外运动等途径,在切磋技艺之余增进感情、深化了解、培育友谊。在各种工作场合,我们可主动与相关部门人员有意交流,努力拉近大家之间距离,特别是对重点业务部门主要负责人或者业务骨干,更要建立亲密无间的感情关系。关键时刻,我们要材料、写稿子、排工作、摸情况都得依靠这些关键岗位的兄弟们鼎力相助。

三是加强业务沟通。部门工作主要围绕分管领导转,需要及时准确掌握领导要求。秘书往往对阶段性工作重点、领导当前关注重点、下一步需要推进的重点工作等信息先知先觉。这些信息往往是部门调整工作重点、确定当前事项的重要依据。按照正常程序,等到部门接到通知时基本已经处于倒计时工作阶段,处理时间往往较急。遇到这种情况,秘书可以通过非正式渠道与相关部门负责人或者业务处室提前沟通,提醒有关部门及早做好准备。特别是涉及准备材料或者筹备工作较为繁杂会议等事项,更是需要提前准备时间。

四是给予悉心帮助。由于所处工作岗位、掌握信息量及业务素质不同,秘书与部门处室负责人相比在专项业务熟悉程度上要稍逊一筹,但在业务视野、政策掌握、领导意图、办文办会办事等方面占有较多优势。部门业务处室负责人在上报材料、会议筹备、活动谋划、综合协调、文字处理等方面往往需要秘书帮助。我们如果发现部门业务处室负责人遇到困难和问题,要热情主动衔接、迅速补台,及时化解补救;如果时间紧急情况下更要主动伸出援手帮助化解排除。

五是避免颐指气使。秘书在领导身边工作,一言一行往往被人以为是传达领导意图,特别容易引起部门处室负责人关注。秘书要约束言行,跟部门业务处室负责人沟通衔接工作要语气和缓、直奔主题、层次清晰、尊重客气,需要对方提供协助时更要注意方式方法,尽量让对方心悦诚服配合落实,在对方遇到困难或者提出相应支持性问题时,如果客观上确实需要施以援手,就要动用资源给予对方帮助,不能让人家觉得你就会指手画脚、颐指气使、不干实事,损坏你的光辉形象,不利于工作落实和协同配合。

六是坚持谦虚谨慎。部门业务处室负责人基本都在一线岗位历练而成,熟悉相关专业领域的国家政策法规、操作程序、形势环境、基层情况、热点难点及发展方向,在业务领域跟秘书相比拥有无可争议的知情权、话语权,是名副其实的业务专家。秘书虽然掌握业务领域面较为宽广,但软肋在于不专不深入,因此在涉及相关具体业务领域时要先有自知之明,懂得积极主动请教问题、讨教办法,不能不懂装懂,也不能讳疾忌医。任何部门业务处室负责人都不会对你的讨教置之不理,绝大多数都会竭尽所能帮你指点迷津。唐朝大诗人韩愈同志说:“师者,所以传道授业解惑也。”有谁不愿作为人师,展示知识渊博及助人为乐的大度呢?

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