企业安全课堂|行政公文三个要点你知道吗?做好这三点保护企业信息安全

在一个企业中行政公文有着十分重要的位置,大到政府企业的政策,规定表达,小到宣传联系都离不开行政公文的作用。

随着科技的发展电子版的公文日渐成为办公中的主要工具,但是一些关于重大的决策,规定还是会以纸张的形式分发到各个部门,那么针对企业的行政公文有三个要点一定要注意,那就是:行政公文的签发、保存和销毁。

关于行政公文的签发

公文起草完毕,经相关负责人签字认可后方可生效。如果是多个部门或领导,公文发起部门需要组织相关人员签字。

复杂的公文,如涉及重大项目或重要系统的公文,可以根据需要组织工作会议,与相应的审批人充分沟通。

会签后,根据文件要求,可以通过网络公告、邮件、张贴公示页等方式向相关部门和人员发布。原始的正式文件可以存档。


关于行政公文的保存

纸质公文也应进行相应的分类,并建立公文清单,明确查询规则。

有了这些清晰的工作流程,不仅方便保存和搜索当前的公文;而且如果以后需要上线运营的话,这部分工作的信息化进程会更加顺畅。文件分类可以有多种维度,如按部门分类、按文档类型分类、按时间分类等。当然,各种维度也可以通过编号规则进行整合,具体的分类和编号方法可以方便保存、搜索和应用。


关于行政公文的销毁

在销毁方式上可以选择销毁机械进行销毁,需要将纸质文件处理成纸屑。

或者将文书熔化成纸浆,并回收新纸。与一般的书籍、报纸、纸板等没有分类信息的材料相比,文件、文件和档案是适用的。

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