番茄工作法带给我们的不仅仅是时间管理

什么是番茄工作法

番茄工作法是在25分钟内专注做一件事情,中途不允许做其他任何事情,番茄钟响起休息5分钟,每4个番茄时段多休息一会,15-30分钟。它不只告诉我们在某一时间段内专注的做一件事。它也告诉我们如何列清单、如何处理中断、在实践过程中根据实际情况不断修正调整。

番茄工作者一天经历的5个阶段----PDCA流程


计划:从积压的活动清单中提取最重要的活动,填写到今日待办中。这就是当天的自我承诺。

跟踪:确定当天活动后,扭起25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段内,收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。

记录:在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入记录表格。

处理:从所记录的原始数据中提取有用的信息。

可视化:最终将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。


工具 

笔、番茄钟和三张纸

活动清单:列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。言简意赅,如有deadline,可在活动后面写上期限。

今日待办:列出计划在今天要进行的活动。每天换新。将最最重要的活动放在最前面,这样在做的过程中不会你现在做的事是否重要是否有价值产生怀疑。

记录表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。


它不是一个专注25分钟休息5分钟的简单流程

1、对拖延症有了新的理解。之前总认为事情一而再再而三的被推迟,一是因为没有时间和精力,二是懒。其实,还有可能是因为这项工作是别人强迫的,违背个人意愿;害怕犯错或者被他人批评;给自己压力,追求完美。以后遇到拖延情况,深入剖析,针对问题本质来解决问题,而不是自己欺骗自己。因为我们并没有忙得不可开交,懒的无可救药,拖延一定有其他原因在。

2、列清单。经常性的列好每日计划,可是到晚上打勾完成的没几个。经常性会因为忘记处理某件事,搞的自己焦头烂额。活动清单帮我们记忆了所有我们需要进行的活动,是清晰可见的,是全局性的,避免出现遗漏。今日待办像是给自己的一个承诺,这些已经是我所有活动中优先级最高,最有价值的事,自己要全力以赴。

3、对活动花费时间的把控。一项工作实际上需要花费多少时间我们的预估不是多就是少。但是通过番茄钟的记录,我们能精确算出实际花费时间。一项任务到底花费多少时间,最后期限能否完成我们是可以做到心中有数。

4、任务拆解。一个大项目一个番茄钟肯定是不够的,我们需要把一个大项目拆解成一个个小任务。这样不仅让目标更加明确,执行更容易,也让我们能清晰的了解项目进度。

5、优化工作流程。一个活动使用了几个番茄钟,产生了几次中断,什么情况下产生的中断。通过记录、总结,分析工作过程中出现的纰漏、Bug,将解决方法补充到工作流程中,循坏往复的一点点的修正调整。分析活动中断原因,采取措施,将意外事件也纳入到自己的计划内事件单中。

6、处理内外部中断。内部中断是自己的心智告诉自己现在要做当前专注活动以外的事情。对待内部中断,我们采取的办法是接受并记录,然后继续处理当前的任务。外部中断是指来自外部的中断,具有互动性。如有人打电话,有人找你讨论等等。能推迟到番茄钟结束后的事情尽量推迟,否则当前番茄钟作废。

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