如何生成你的专属“核对清单”|清单系列文章—3

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出品 | 发愤的草莓

之前的文章介绍过,我把清单按照用途分为核对、思考、推荐、备选四类。

其中,核对清单非常典型,颇具个人特色——每个人都可以有不同于别人的核对清单,提升效率更是立竿见影。

当核对清单生成之后,下一次再遇到同类事务,大脑不需再费力想下一步做什么,只要按照清单上标识的完成就行。

在分秒之间解放你的头脑,不被繁杂的细节或流程绑架,让你腾出时间拥抱更有挑战和创造性质的任务。

帅气的核对清单,别让它跑了

生活和工作中经常有重复做的事务,如果你每次都要从头思考一遍,隐隐约约感到不舒服,这时候就需要叫出“核对清单”了。

比如,每个周六都要小规模打扫房屋,那么可以生成一张家庭打扫清单,写明每次要整理哪些角落,如果更细心,可以把每个角落打扫后要达到什么标准也写清楚。如此,即使以后自己没有时间搞卫生,请了家政人员,直接把这张清单给对方就好了。

比如,你是一个新媒体“日更”神人,每天都要发布公众号文章,那么可以生成一张公众号发布核对清单,写明每次群发信息时要检查的内容,像“是否有错别字和病句,是否标识了金句,是否声明原创,是否添加了打赏的个性引导句,是否已经预览一遍”等等。

最遗憾的情况是, 有些地方明明可以用上清单节约脑力,偏偏你没意识到,于是每次都在重复造“轮子”,可惜是一次性的。

原因在于,你往往等到迫切需要时才想起罗列某项核对清单,不是主动地对自己全面思考,哪些地方值得去造“轮子”——长期复用的“轮子”。

你不妨像我上一篇文章说的那样,罗列一份“关于清单的清单”。

听起来很绕?

没啥,就是写出你能想到的所有可以罗列清单的项目。

接着从中找出被你遗漏却很实用的那些核对清单,开始着手“零存整取”式生成。

“零存整取”式帮你打造完美清单

想列清单,最好随身带着纸与笔。尽量不要在一开始就直接使用云笔记软件,虽然它们设计精巧,但远不如纸和笔直接掏出那么方便。

除了方便之外,大量的缩写、箭头、线条标识、圈框都是手绘很容易达到的,而数码工具无法替代。 很多时候,随意画几个符号比写几个字更有效。

以前生成清单时,我掉过坑。每次制作总期待一击而中,完美无缺。

于是常常坐在电脑屏幕前,费尽脑力输入云笔记。

后果是,自以为完美的清单,后期使用时需要反复调整,坏了耐性;深藏云笔记当中,又懒得经常打开再修改,最后废弃,白白浪费之前一次性投入的时间。

追求一次制作就能完美的清单,还常常会落入“写得过于详尽”的陷阱。一行行长句接长句的清单,你还愿意去看吗?

《练好专注力,事情再多也烦!》的作者玛格丽特.摩尔(margaret moore)建议写清单像吃药一样,要讲究”最佳剂量“。这个最佳剂量,是有效和完备之间的平衡点,因人而异。

不会太复杂,又能切中核查关键点, 就是找准那个刚刚好的“剂量”尺度。

清单无法一蹴而就,会有一个慢慢补充完善的过程。

每次使用清单时,如果发现缺漏是兴奋事,因为这又是让清单变得更好的机会。

上面的经历总结起来,就是这几句话:

只要提起笔,就是一个好的开始。
清单不是为了好看,无需一开始就追求完美。
清单需要进化,放到实践中不断检验并修正。

当然,光是写在纸上还不够。如果时间长了,长期使用的重要清单因为涂涂画画而杂乱无章,像裹脚布一样又长又臭又丑,不忍直视,只会令你头皮发麻。这时候,不妨对较为重要的清单从纸上输出,进行电子化整理。

于此,我总结了一个清单制作的“零存整取”模式:以便签纸或便签条加活页纸的模式,制作出无需工整的清单雏形,等慢慢定型后再加入云笔记,变成“要点清晰,简明扼要,版式整洁”款式,再打印出来,这就是较稳定版了。

从清单雏形到存入云笔记是一个缓冲期,便于你完善,又可以验证哪些清单是“真正重要”,而不是“显得重要”。这样,可以把心思花在真正重要的清单上。

不要让核对清单成为花架子

反思以前有些清单为什么会“打入冷宫”,某天才在云笔记里发现踪影,正是藏得太深,每次使用前要搜索一下,自然很快忘掉没用上。

清单的关键是用起来,最重要是立个规矩:随手可及。

比如,公务清单放在公司的抽屉,家务清单就放在家里常用物品处,电脑前才用的清单就贴在电脑旁边,宝宝规则清单就贴在一抬头可以看到的白板上,这样只要看到,就可以马上着手核对处理的事情,效率更高。

使用时,养成认真核对的习惯也是必要的。

有时习以为常了,对着清单还会跳视一些内容,这是大脑倾向省力模式所决定的。

当然,可以在清单上把关键环节标注重点记号,注明每次必看要素,核查时可以根据情况跳视那些不是每次必须核查的,方便紧急情况下节约时间。

列清单是一种朴素的高效方法。

用它改变人生,在于你的坚持。


我是发愤的草莓,推崇“像蜜蜂般学习工作,像蝴蝶般感受生活”。
85后上班族双娃辣妈,三线小城活跃分子,爱手绘的个人管理达人。
5点码字助你省时、省力、省心,2015年至今创作干货类文章超过50万字。
文章入选LinkedIn领英新书《职场圣经》,个人新书酝酿中。

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