如何使用Smartsheet管理公司数据?

1、公司数据管理令人头痛

你一定听说过OA系统,Wiki系统,网盘(Drive、Dropbox)、笔记(Evernote),它们真的解决了我们的问题吗?恐怕没有,我们依旧焦头烂额,在电子邮箱翻箱倒柜,在硬盘四处查找,在聊天记录回溯,真是糟糕透顶。

过去,我使用不同的方式管理公司数据,我使用Dropbox,团队每个人都可以相互同步;之后转向使用Confluence,拥有强大的管理功能。但最终我放弃了,对管理公司数据而言,它们并不擅长。

公司数据究竟如何定义?我指的包括工作软件、公司制度、员工信息、绩效考核、客户信息、销售管理等等。相信你一定很有印象,公司有绝大部分的数据是用Excel表格,因为很多的数据都是格式化的信息。

没错,表格是管理公司数据的最好方式。你可能会问一个问题,软件也能存储到表格当中?表格也能进行客户关系管理?没错,是的。Smartsheet的表格已经超越传统的表格设计,既可以多人协作,可以组织各类数据,可以进行项目管理,你还在使用传统的方式管理公司数据吗?现在该试试Smartsheet!

2、Smartsheet使用的一些例子

我们用Smartsheet管理公司的工作软件。点击对应的回形针图标,就可以下载相应的软件了。

下载附件

我们使用Smartsheet管理服务器账户。

服务器管理

我们使用Smartsheet进行招聘管理。

招聘管理

我们使用Smartsheet进行客户销售管理。

客户管理

3、使用Smartsheet的一些心得

使用搜索功能。由于表格的数据基本都格式化了,搜索基本非常便携。

使用附件功能。工作软件、公司制度、技术文档,基本3张表格就足够了,表格的每行都可以上传附件。

使用协作功能。将工作间、文件夹共享给团队的成员,大家可以就一个表格更新工作数据,很方便。

定制所需的表格。你可以用来管理销售进度、管理工作软件、绩效考核、报销管理、工资管理、请假管理,可以根据自己的业务需求定制,相当于定制性的OA系统。

4、Smartsheet常用功能介绍

(1)添加附件

点击表格中的回形针图标,在弹出的窗口,可直接把文件拖入其中。或者,你也可以直接把文件拖到表格中对应的行即可。

添加附件

(2)“列”的属性操作

列共有7种属性,其功能分别为:

Text/Numbter:文字与数字。通常这种用的多。
Contact List:联系列表。选中该列,将出现你的团队成员列表。
Date:日期。这种也用的多。
Dropbdown List:下拉列表。可以自定义的下拉列表。
Checkbox:复选框。要标记某个任务的完成状态,可以用这个。
Symbols:符号。各种图标,可用于设定任务的重要性、优先级等状态。
Auto-Number/System:自动编号。可自定义编号规则,或按日期编号。

列属性

(3)表格的导出操作

点击左上方的新建文档的图标,在下拉菜单选择【Export】-【Export to Excel】即可将表格导出为Excel文件。

导出表格

5、Smartsheet的一些其它问题

关于购买。如果是团队,建议选择【Advanced】计划,而非【Team】计划,【Team】按每个用户收费,价格高昂。选择【Advanced】,月付30美元,约190元。

购买计划

创新报告。在点击创建时,你可以选择【Blank Report】创建报告,它可以根据多个表格或文件夹,创建对应的过滤器,对各种工作表格进行综览。

创建报告

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