如何科学的整理电脑文件?

这些天一直在家陪爸妈,还有就是跟好基友约饭,不知不觉国庆长假就过完啦,放假前的一个重要规划也终于完成,那就是整理我的电脑。

碎片化时代,我们生活中工作中每天都要接收大量文件,表格、文档、图片、种子等等如果不及时整理,就会变成我酱紫~

一开电脑,就心情不美丽了~所以我花了点时间,研究了一下如何科学整理电脑文件,并且把自己的电脑整理了一番。分享给大家一些整理技巧,下面是我的整理过程,一共分为4部分。

1、利用思维导图,归纳出电脑文件结构

首先,自上而下的归纳出电脑文件的基础分类,然后利用思维导图延伸整理出一个整体结构。

不同于Windows系统,Mac没有CDEF盘,系统更加扁平化,而且拥有出色的搜索功能和标签系统。因此,归纳整理时可以更加扁平化,不要文件夹套文件夹,一般2层就够了,最多不要超过3层,提高寻找文件效率。(Windows小伙伴不要着急,整理文件的逻辑都是一样的)

举个栗子,我归纳了这4个基础类别,「工作」、「学习」、「软件」、「生活」,以及一些细分。

原谅我放荡不羁的手绘,大家可以用思维导图软件Mindmanager归纳整理,为了做示范,我简单分了几个重要的子分类。

「工作」:

这个大概是每个人都会有的一大基础分类。建议在细分「工作」时,可以分出「项目文件」、「非项目文件」两个子分类。

「学习」:

一辈子只有一个职业:学生,活到老学到老。所以我把学习分为一个基础大类,最近有在研究Excel、PPT等,这些都成了子分类。

「软件」:

有些软件很大下载不方便,有些软件资源稀缺难找特别是Mac版的,有些则是必备软件。特别是Mac这样兼容性很差的系统,很有必要整理一个基础分类「软件」,保存一些重要软件。

软件存放分类遵循几个原则:

必备软件(如OFFICE、PS等)

大软件(如1G以上的)

资源稀缺软件(如好的录音软件等)

「生活」:

这个基础分类相对娱乐化一点,可以存一些照片、音乐等;

每个人的爱好不同,工作不同,成长阶段不同,可以根据自身情况整理分类。小技巧:如果一时想不起来分哪几类,就翻翻电脑看看都有些什么文件。

2、按照结构,整理文件

有了电脑文件的整体分类框架,下一步就是按照结构整理文件。简单的说,就是增删改,新增缺少的文件夹,删除无用的文件,修改不科学的文件命名。

在整理文件时注意这几点:

1)成果化。每个项目完成后,保存成果文件,不建议保存过程文件,提升查找文件效率。如果你是设计狗,过程文件可能需要保留。

2)长时间未使用的文件或者文件夹,想一下有没有用处?如果目前没有用,网上能下载,删除之。谨慎收藏,除非真正需要。

3)不知道放哪的文件,暂时放在一个文件里“待处理”。

4)文件或文件夹命名不够具体的,需要点进去才知道是什么的,改名字。

养成科学的文件命名习惯,遵循固定、清晰、方便搜索和排列的原则。

文件夹命名简洁即可。

例如:01-PPT、02-阅读与写作,加上序号方便排列,常用的可以优先排在前面,Mac有非常方便的标签功能,所以我没有给文件夹加序号。

文件的命名越清晰越好,一般含4个元素

全名:一看就知道是什么

时间:年月日,如20161007

作者:姓名或者单位

关键词:文件的标签

举个栗子,如豆妹FM-中秋节池月报-20160915-宋**-语音互动。命名时不用模糊词,如最终版、最后版本、终极版...修改版本实在过多时,可以再加上一个序号。

豆妹FM-中秋节-20160915-某某某-语音互动-v1

豆妹FM-中秋节-20160915-某某某-语音互动-v2

豆妹FM-中秋节-20160915-某某某-语音互动-v3

因为Mac spotlight搜索功能非常强大,可以通过搜索关键词快速找到文件,所以科学的命名+搜索是Mac的正确姿势。

最后,整理文件完毕后,就各回各家各找各妈,归档即可。建议抽出一段时间集中整理,保证思路清晰不会乱掉。

3、定期维护

整理完了,接下来就是维护了。因为每天都要接收文件、下载文件等等,要定期处理(每日、每周),不随处放置,以免破坏整个文件整理结构。

我的桌面只保存了一些常用文件,一个整洁的桌面会给你一个好心情啦。下载区放置了一些常用文件、临时文件,定期处理即可。

4、云化

文档和重要文件上传网盘备份。可以利用有道云笔记或印象笔记等整理一些琐碎的文档;一些重要的文件,上传百度云等网盘,方便随时调用。

最后,汇报下我的整理结果~

还记得我之前写的《李笑来读书笔记》吗,如何做到融会贯通?很简单,不停的问自己,这个道理还能用到什么地方。

so,这样的分类整理方法还可以用在云笔记整理,手机整理,微信好友整理,整理书,整理衣橱...

好啦,你有事情要干了。

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