案例分享 | e-HR项目的十八般武艺—搜狐eHR建设方法

本文整理自搜狐ERP总监李强先生

于2016人力资源技术与服务大会上的演讲

搜狐旗下有两家上市公司,搜狐本部和畅游,我们旗下还有搜狗、搜狐视频、焦点。大家熟悉的比如有搜狗输入法、爱看美剧的朋友一定上过搜狐视频。

简单回顾一下搜狐eHR的信息化建设。我们从2012年5月份开始做新的HR系统,然后不断持续在做,到现在为止在我们的系统框架图里,除了“职业发展”和“人力资源未来预测分析”的功能还没有涉及,其他的功能我们都已经涉及了,多数模块已经做得相对来讲比较深了,还有一些才刚刚起步。

从2012年到现在几年的时间,我们的团队在持续地成长,也在不断进行HR信息化攻坚战,依据我们这几年的经验,团队总结了一些自己的打法。今天我就这些打法跟大家做一下分享,希望和大家产生一些共鸣。

十八般武艺

1.第一个招式就是“饼”,做所有的项目首先要给老板画一个饼。饼画得好不好可能会影响资源、项目,以及产品的实现。我们的饼画得比较简单实在,跟老板确定了一个六年目标,两年为一个阶段,我们要在第一阶段实现一个好的HR系统,给HR用的一个系统。后面两年我们要给员工一个HR系统,再后面两年基于我们已完成的HR的信息化建设情况,我们就可以给公司一个全新的HR工作模式。现在搜狐正处于第二阶段。

2.第二招也是最痛苦的一招:团队。在HR业内组建团队非常不容易,因为这两年大家都在做HR的信息化,HR做招聘的同学拼命拉人,我们团队要面临着成员被各种顶级猎头公司挖走的压力。一个好的团队一定要有梦想,我们的梦想或者说工作使命就是要做最实用的HR系统并催化HR变革。我们的工作方式就是迭代开发,不断优化,不断超越。

3.第三式是全民创业,创业已经无所不在,成了常态,尤其在互联网行业里面很多顶级优秀的人才都去创业了,包括搜狐员工也是。我希望我们的团队也是以创业的心态来做,以传统运维的心态做IT产品已经过时了,其实创业里面遇到的事情在做HR信息化也是同样会遇到的。尤其是我们这种空手起家的eHR团队,首先要给老板去画饼,然后要去跟老板要预算,这就是融资,HRVP就是我们的天使投资人。接下来要去做产品的设计,怎么样做一个好的HR产品,要从产品方向、需求点、政策、流程管控等多方面做相应产品的设计,再接下来去开发、测试、上线,不断迭代去优化,然后到了运维阶段我们同样面临着各种运维的问题,最后我们的收益就是让我们的产品有活力,给大家去用并且大家喜欢用,而且有相应的反馈,基于eHR系统的特点,我们的收益在关键用户的反馈、员工满意度,更重要的是系统是否在多变的HR业务环境下,可以在业务管控和业务变革到来时能快速响应。

4.第四招是非常有HR系统特色的一件事情,一个企业最重要的三个管理要素:人、财、物,其实我们做的HR系统管理着公司非常重要的信息——人的数据。与此同时,不管哪一个公司HR的政策流程并不是部门的,一定是公司级的。我们要用好这些政策和流程,在系统上线使用过程中就可以很方便或是更加快捷地达到系统设计之初的应用结果。比如在搜狐HR系统的整个系统上线过程中,不但修改了搜狐相应的政策和流程,而且还把政策、流程和系统结合在一起,变成工作流程手册,变成HR的地图册。在这里面有对政策的说明,有对流程的说明,还有对系统操作的说明。与此同时,很多团队在做这样的事时会遇到一些困难,在做一些工作的时候会发现原来的关键用户对某些业务支持力度并不够,比如说我们在做系统的时候正好是公司的一个变革期,搜狐从原来一个公司变成了一个集团,要把下面原来的业务线拆成一个个子公司,这时却没有一个新的组织架构标准支撑,那么我们系统团队就扛起老板授予的这个大旗,把这事接下来了,组织相关的部门人员讨论未来的公司组织架构应该是怎么样的规划,并最终确定下来新的组织架构规范。以前搜狐的上下关系,重点的是汇报关系,但组织架构的关系并不明确,在HR信息化建设同时,团队跟老板,跟业务不断梳理组织架构的概念,让系统中呈现的部门负责人更好地把他该承担的责任和权限承担起来。通过后面在线流程审批,把组织框架和部门负责人的责任权限固化。同时系统也要去支持不同的组织在不同的状况下的系统支持度,有的要全面性管控,有的要战略性管控,还有的要政策性管控。

5.有了这些大方向,接下来是阶段性的目标,团队做事要把力拧在一起,目标是要让整个团队和我们的关键用户把力使在一起。搜狐也同样沿用了这样的方式,每期都会有很明确的关键性目标,保证项目的进程是可以达到期望的。

6.实施的过程就是天天讨价还价和“PK”。首先我们要确定玩法,在做HR系统的时候,通常会有三种方式:一种是标准实施,采购一个产品,直接使用;另一种是在买产品的同时做一些二次开发或本地化的实施;第三种是自研,自己开发。搜狐用的方式是外买了某知名的HR系统,然后在这个系统上做信息化,但我们的最大特点是,始终要求甲方主导,而不是实施公司主导,因为在搜狐信息化实施过程中虽然买了一些产品,但是做了大量信息化二次开发。二次开发主要为了适应企业的文化,让用户有更高的认可度,可以很快去使用。我们也做了很多平台化二次开发的东西。企业文化的东西甲方主导会比乙方主导好很多。

7.计划是做预期管理的一件事情。怎么样做计划并跟踪计划?我们的总结是:做项目的时候一定要迭代开发,一定要分阶段上线,不要把整个项目拉得太长,要有阶段性目标、阶段性的完成结果、阶段性的上线应用,这样的效果会比花半年或更长时间去完成一个系统更理想。

8.还有就是在项目的上线阶段、使用过程中要去做“广告”,时不时地去宣传一下,包括系统的宣传,包括帮助HR做宣传,帮助他们跟员工做互动,通过微信,通过手机端,通过公司内的海报做各种宣传,我们团队也在HR内部做各种刊物,来宣传一些新的HR信息化的理念、上线的新功能、使用的常识等。在合适的时间我们还会组织一些考试、评比等活动,既让用户更了解系统,又让大家知晓系统使用的方式。

9.什么时间段员工的配合度最高?就是在员工入职时,这个时候最有利我们收集数据,所以我们花了大量时间精力打造了一个搜狐的入职系统,要求员工入职前在家里要把我们收集的各种数据全部填完。这个系统里面包括我们的offer确认,包括入职时候公司政策要求的确认,还有员工基本信息,包括照片上传、身份证复印件、户口本、学历、学位、工作经验等。

10.数据有了,怎么保持数据的新鲜?尤其是个人的一些数据。我们提供给员工各种自助的功能,让他可以在公司或手机端做各种数据的更新。与此同时,我们可以做一些其他的东西,比如我们有一个福利平台,给员工发各种福利,卖一些公司自产的产品,员工下单时会询问住址,如果修改了居住地信息,就能拿到最新的居住地信息。再比如,在北京每个公司的工作居住证都有一定名额,搜狐也是同样,需要排队,要到系统上去登记,系统会自动审核要求的所有信息是否符合,这时如果学历、学位已发生变化,或者入职较早没有做学历、学位备案的话,系统就会提醒你更新学历、学位信息,员工就会到PC端、手机端去修改学位、学历信息,包括上传学位学历的照片。搜狐还会给员工额外的一些医疗报销方式,看病时有90%以上可以报,如果想报销,那么必须先来登记信息,包括宝宝的信息。我们同样给大家提供了移动端工资查看的方式,可以很方便让大家了解工资,但是工资保密级别比较高会有手机验证,就需要提供最新的手机号,通过这样的方式,会让个人信息尽量新鲜。

11.除此之外,要怎么样保证信息的“准”,最主要是跟员工有关的职务信息,最好的一种方式是全部线上审批,全部线上工作,只有线上的才是有效的,这样数据一定是准的,所以2013年到2015年初,我们花了大量时间把整个HR的业务全部搬到线上,直接在线上审批,直接在线上生效,不需要人去参与,包括HR配置的审批,架构调整等。我们的社保也是在线上,虽然有专门服务公司代缴,但所有账单的生成、导入都要经过系统,我们系统会记录每一个城市的社保规格,会自动地为员工去生成,每年调整的时候,系统里面有不同的版本去记录。以算薪的流程来讲,从算薪开始,整理数据到算薪结束到财务全部都在线上。所有数据不允许薪酬人员去改,薪酬人员只能查和审,保证了数据的准确性,同时也保证了数据的及时性。

还有很重要一点,系统永远是人为的,虽然在中间过程中会有一些控制,但前面还是会有一些人为的思路和人为操作的问题。我们也有一些解决的方法,比如HR配合我们系统做的HR每个月审计评比,是我们各个子公司HRD的考核指标之一,它会把每个子公司所有重要的事根据完成情况设一些比对项目,发现有问题的地方,还会有改进的说明,还有一些常规审计结果,通过对比,就有竞争了,我们就有了改善操作和系统的可能性。

12.大佬们不太愿意到系统里做东西,如何让他们知道系统的价值?这一招叫做“推出去”。通过邮件会定时地给相关领导推各种包含HR相关数据的邮件。通过这样一些数据让各部门的老板、HRD、HRVP有系统数据的感觉。

13.还有一个方式是“拉进来”。虽然没有做BI等高端的数据分析的东西,但是我们系统也做了数据分析的很多功能,会给老板呈现各种维度的数据展示,让老板感兴趣,包括面试通过多少,offer确认多少,离职多少,让他一眼就能看到整个HR运行的情况。

14.接下来,我们要“时不时地点一点”,我们会把一些相关的数据在做业务的时候主动推给看的人让他做参考。比如在离职审批、晋升调薪等审批的时候,会把员工上期和本期的绩效结果,上次调薪晋升的情况等信息给我们的审批人,让审批人有一些感觉,了解大概是什么情况,便于决策。

15.还有之前没有重视但后来发现越来越需要重视的一件事,就是美和丑的问题。中国的审美颜值是很重要的,我们现在会结合公司各种活动,甚至根据季节更新不同的版本,虽然对系统功能没有提升,但能给员工和领导耳目一新的感觉。

16.除了美观以外,如何提升系统的活跃感?就像手机APP每个月更新一次让人感觉到它的存在感一样,我们在审批邮件上面做了广告条,甚至很多业务部会跟我们联系做广告,广告条会经常变。还有我们手机APP登录页面第一个展示屏也会不断更新,通过这些变化让用户感觉到我们的活跃度。

17.接下来是移动化,这是企业应用的未来,搜狐这两年也在不断做移动化的东西,把HR大部分业务都搬到了手机端,跟HR有关的手机应用包括:审批、员工自助修改、员工信息查看,还有我们内部聊天的工具“狐聊”。有了手机APP以后就可以给员工带来不同的感受,搜狐现在重点在做的是员工的O2O,我们希望把员工找HR这件事从现在“找HR那个人”变成“让员工找HR的系统”。比如工作居住证申请过程,现在系统会去排查员工是否符合要求,如果符合会告诉员工需要准备什么材料,排队的位置如何,显示出状态,到办理的时候会通知员工如何办理,办理完后还会告诉员工还有多长时间需要续签。以前都是员工提交材料然后就不知道了,现在通过这样的交互变成员工随时能看到进度,知道状态,知道该做什么。再比如公积金提取,手机端也有相应的申请、填补信息、通知等功能。

18.最后一招,是以始为终,不忘初心。在做系统的过程中,慢慢会陷入运维的状态,陷入为用户解决各种所谓最紧急问题,但是可能忘了最重要的事情是什么,系统的目标是什么。有时就需要回头看看重点的资源到底该花在哪,到底应该解决什么样的问题,抓住本质。我们做eHR,核心就是助力HR的发展,帮助员工,着眼于公司业务。

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