如何使用“印象笔记”实现一个“项目管理系统”

印象笔记-项目管理系统

在前面的章节我讲到如何六步完成一个GTD项目管理系统,先让我们再重新回顾一下这六个步骤,然后介绍如何使用印象笔记的相关功能完成整个项目系统的构建。

  1. 设置目标:长远目标和近期目标
  2. 设置deadline和奖罚机制
  3. 任务孵化:一个任务变成多个可执行的todo事项
  4. 选择青蛙:从todo事项中,挑选出1、2、3个青蛙
  5. 吃青蛙:每次只吃一个青蛙
  6. 反馈:任务完成,给予一个正向的反馈。任务未完成,给予负性反馈,继续完成。

假设,你想学习一项编程技能,或者学习一门新的语言,或者其他。任何一项任务都是一个浩繁的工程,它们都复杂到需要你建立一个专案来管理它们。建立专案有很多好处,首先它让关于此项任务的所有相关细节组织到一起,那么他们之间的逻辑关系,先后顺序就更加清晰明了。其次,设立一个专案,意味着你要认真的对待此事,而不是三天打鱼、两天晒网,想做就做。如果不跟自己设一个约定,在内心深处把它变成一件认真的事情,那么这个理想永远也无法实现。最后,设立专案让任务的进度可见可追踪,方便定期的进行反思和检视,一直保持更新和迭代是项目实现的关键所在。接下来我们就使用印象笔记的笔记本、笔记、link table等功能来实现一个项目管理的所有部件。项目管理系统具有几个关键的部件,本文以学习机器学习项目为例,此项目的目的是学习机器学习的理论和实践,进而在自己的工作和生活中进行应用。

1. “项目笔记本” 将项目相关资料一网打尽

首先建立了一个“项目笔记本”,此笔记本以项目名称进行命名,笔记本中存在着与该项目相关的所有资料。包括学习教程,其他学习资料,以及学习过程的记录等。统一存放,便于我们系统地查找和浏览。

项目笔记本

2. “项目管理笔记”统筹整个项目

另外一个关键的元素是“项目管理笔记”,这个笔记是整个项目管理的司令部。以下为“项目管理笔记”的模板,其中包括项目名称,目标,目标的checklist,deadline,奖罚机制,执行过程log,反馈log,以及项目结案档案。其中的每一项都与项目管理系统中的六个步骤密切相关,发挥着推动和监督项目向前推进的重要职责。这个司令部中存放着所有项目管理的重要元素,在这里你可以随时检视自己的目标是什么,你有哪些资源可以实现目标,项目的截止时间可以提醒我们还有多少时间,奖罚机制激励和鞭策我们快速完成项目,执行过程log,随时追踪项目进展,如果项目完成,你可以使用结案档案总结此次项目的经验和不足,以便于复用和改进。


项目笔记本模板
机器学习项目笔记本

3. “项目执行log”实时记录项目行动

第三个关键的元素是“项目执行log”,建立一个笔记,然后建立笔记连接,存放于“项目管理笔记”的项目执行log下。这个log笔记动态的记录我项目执行的整个过程,每个步骤。这里存在着我项目执行的整个路径。

项目执行log

4. “日检视”和“周检视”笔记检视和更新项目进展

“日检视”和“周检视”笔记“与“项目执行log”笔记配合使用,在“周检视”笔记中,总结上一周各个项目的工作进展,以及管理系统的输入输出和运作情况。同时计划下一周各个项目的时间分配,以及管理系统需要改进的地方。在“日检视”中,制定第二天执行哪个项目,该项目执行的目标是什么?实现路径是什么?关键点有哪些?同时反思前一天的工作完成情况和系统运作情况。这里的实现路径包括多个可执行的行动,对应于各自的项目,把这些可执行的行动直接放在“项目执行log”中,作为当天的todolist。

日检视笔记
周检视笔记

5. 依照todolist,使用番茄工作法,依次完成各个待办事项。

todolist
番茄工作法

6. 晚上使用“日检视”笔记,重新对当天的工作进行检视和总结,同时制定第二天的计划。进入新的周期和循环。

日检视-新的开始

拥有了这样一个项目管理系统,你可以把自己觉得真正重要的事情作为一个项目,放入这个值得信赖的系统中,可以让任务的所有细节慢慢孵化,慢慢发酵,最后让它长成你想要的样子。

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