三种思维助你成为职场效率达人

看到「效率」,有的人会想到无非就是我手脚再勤快一点、动作再标准一点,或者说我态度再认真一点,这样我就能够把效率提高了。

但我觉得这种效率上的提升,其实只是肉体上面的效率提升。我们都知道身体机能是有极限的,所以我们需要去善于借助外力,或者善于去提升我们的认知,来帮助我们在职场上获得更高的效率。

今天要分享的这三种思维,是我在工作中慢慢摸索出来,也是经过实践验证过的有效的方法,希望对大家有所帮助。

1、凡重复操作,必有批量之法

第一种思维,凡重复操作,必有批量之法。

前段时间,有一个同事来求助我,问有什么办法可以把几百M的图片尽可能地压缩,并保持清晰度?

因为她需要把国外设计公司发过来的产品素材图压缩后整理给领导审核确认,但之前一直不得其法。

刚好我知道一个方法,就是使用PS对图像大小进行调整。用这个方法,我把500M的图片压缩到了18M,这已经足以让同事交差了。

当我准备教给她时,我突然想到,如果用这个方法,她需要一张一张地放进PS里,一张一张压缩,再一张一张导出。这是一个非常重复而且枯燥的行为,那么,有没有办法可以让这些重复的操作变成自动批量的处理呢

我在某个微信群里发了一条求助信息,很快有人回答:PS的批处理功能了解一下?

于是我通过百度得到的方法一步一步操作,果然成功了!

结果是,总共加起来是2.76G的数张图片,我用批处理方法只花了70秒,就压缩成了总共只有160M的文件夹!

而且在这个过程中,它是自动进行批处理的,不需要去碰电脑,甚至可以走开去完成其他工作,或者在电脑上进行其他的工作处理。

也就是说,在这个批处理的过程中也是完全可以去产生其他的劳动价值的。

大家可以看到,我就是因为有了这第一种思维,察觉到了这个工作是需要重复操作的,那么一定会有批量处理的方法,于是我去找方法。最后帮助我这个同事完成这个工作任务。

而且只要公司的这个业务不关闭,这个批量处理的需求就一直存在。也就是说我帮他找到了这个批量处理的方法,可以为公司、为我这位同事节省非常多的时间成本跟人力成本。

这个才是批量处理的方法在我们工作中十分重要的价值。

通过上面的这个故事,大家应该可以意识到,在我们的日常工作中,有很多需要重复操作的工作,在这个时候我们能不能往前去多想一步,这个工作到底有没有什么方法可以让我去批量处理,让我节省更多的时间、更多的精力去处理其他事情呢?

这种思维非常的重要,因为我们一旦有了这种思维,我们就会主动找出解决问题的办法。

比如需要给一批图片重命名,这是一个需要重复操作的事情,如果你有这种思维,你就会找到批量图片重命名的方法,比如美图看看就有这个功能;

再比如,你可能每个月都要制作报表,或者一些表格的处理,那么我们是不是也可以去把它做成一个模板,以后每个月只需要提取模板进行内容的替换,就可以节省很多的时间。

2、你不是第一个遇到问题的人

第二种思维:你不是第一个遇到问题的人。

第二种思维,也可以顺着我刚刚所讲的那个故事继续讲下去。

当我有意识去找批量处理的方法时,我也不是在那边冥思苦想,而是主动去找我的朋友咨询。

因为我知道在那个群里面,肯定会有这方面的高手,这个也就是古典老师在《跃迁》这本书里面所讲到的「联机学习法」。

同样,我也意识到,我一定不是第一个遇到这种问题的人,在我之前肯定有很多人都遇到过同类型的问题,在网上肯定会有人提问,也会有人解答。

我的朋友告诉了我PS的批处理这个功能,那么网上肯定有人问过如何进行PS的批处理操作。所以我顺利地在网上找到了操作的方法,圆满地帮助同事完成工作任务。

掌握这个思维有什么好处呢?那就是我们不会被答案困在原地,我们知道别人在此之前已经提问过,并且有现成的答案了。我们要做的就是去网上把答案搜出来就可以了。

当然,这个涉及如何更好地在网上进行搜索的能力,这里不展开叙述。

信息对称,结果才能称心

第三种思维,信息对称,结果才能称心。

前面两种思维基本上都是我们自己跟自己之间的思维互动,而第三种思维,是跟其他人之间进行互动时所要去遵循的思维,也就是信息要对称

信息不对称的结果是,可能你想的是A,但对方想的是B,你们还以为大家都在谈相同的事情,最后做出来的结果可能就会大相径庭。

图片来源:易仁永澄

上面这张图,是易仁永澄老师在一次分享中的课件。当老板给我们安排任务的时候,我们要怎么样去做到信息对称呢?

我们要通过重复的确认来降低自己跟老板之间的信息不确定性,通过自己的复述来再次确认老板给我们的任务是否是那个样子,达到一个充分信息对称的结果。

但是我在日常工作中也会看到有一些人,他对信息对称的要求并不是特别在意。

像我的下属,会因为对信息对称不在意而写错了其他同事的名字,或者与其他同事在沟通中出现障碍。这些错误虽小,但在我看来也是一种做事的态度跟能力的体现。

我之前在为剽悍牛人进化营做海报的时候,会不断地向对接人提问,跟她确认海报的细节、内容、风格、文案等等。对于我来说,我觉得只有设计师跟需求方之间的信息对称了,才能够减少沟通成本和时间成本,最后把设计作品更好地表达出来。

三种思维,助你成为职场效率达人

以上就是我在职场中是如何运用这三种思维帮助提升工作效率的。

最后,大家有没有想过,在这三种思维的背后,是什么思维呢?

有没有什么思维是可以去概括跟统领我上面所说的三种思维呢?

我在一本书里找到了答案。

成长型思维

隐藏在这三种思维背后的思维,就是成长型思维。

《终身成长》

这本书就是《终身成长》,书里面提到了两种思维模式,一种是固定型思维,一种是成长型思维。

固定思维的人,认为一个人的智力水平几乎是固定的,后天的努力基本上没有太大的意义,他们专注于证明能力,遇到挫折的时候总是会为自己找借口,他们往往更加关注自己当前的表现,常常害怕自己表现不好,或者直接放弃努力,他们喜欢呆在舒适区里,不愿意去挑战。

而成长型思维的人,他们认为智力跟能力是可以提升的,他们乐于迎接挑战,拥抱变化,他们就算面对挫折,都依然坚持不懈,他们珍惜批评带来的反馈,主动去学习,而且喜欢去探索新事物。

回过头来看我刚刚所说的三种职场上的效率思维,其实就是成长型思维的三种表现。

因为只有我们认为事情是可以越做越快的,我是可以找到方法、找到工具把我的工作做得更好的;我是知道以前有人已经解决过这个问题,所以我才去找这个答案的;我知道我们两个信息要对称,所以才能够做好这个事情……这一切都是成长型思维的体现。

所以这篇文章,我最终分享的主题应该是:我们要成为一个成长型思维的人,这是思维背后的思维,美德背后的美德。

无论是在工作,还是生活的方方面面,成长型思维都能为我们带来更多的价值,帮助我们成为更好的自己!

END