几个快速提升学习和工作效率的小技巧

无论是在职场还是学校,每一个上进的我们,无非就是在追求以下几个问题的答案:

1.如何提升思考力,快速地抓住问题的关键和本质?

2.如何正确、有效地阅读?

3.如何做到简单、高效的沟通?

4.如何行动,才能尽量避免走弯路?

本文将围绕上述几个问题,分享几个简单、实用的方法。

以下是本文的框架:

本文框架

1.提升思考力

思考的深度——抓住问题的本质:假设性思考

在《零秒工作》 这本书提到了 “假设性思考”这个概念。

假设性思考,说白了,其实就是,当面对一个问题的时候,我们不要盲目的去寻找答案,而是先预想出一个或多个假设,再去找答案。

并且,我们根据答案修正自己的假设。再找答案,再修正。由此,得出一个最本质、最核心的关键点。

图解:假设性思考

假设性思考,鼓励我们做的就是,无论遇到什么问题,我们要第一时间提出自己的看法,哪怕这个看法是最不靠谱、最不着边际的观点。

第二步才是找资料,才是咨询别人。

验证的过程,就是去思考,自己的假设和找到的答案,不同点在于哪里?为什么会出现这些不同?是由于自己思考的不够全面,还是双方看到的数据不一样,亦或是立场不一样,导致了结果的不同?

为什么假设性思考能加深我们思考的深度?

不善于思考的人,其实无非就是对自己不自信。遇到任何问题第一反应,就是“我不知道答案。我要向外部求助。”

其实每个人都应该有自己的观点,自己的看法。不管这个观点和看法是否有深度,是否够深刻,但至少,我们做了思考。

太多的人把第一步丢掉了,而直接进行了第二步。所以我们才会慢慢的失去了深度思考的能力。我们才会变得随波逐流,才会失去了坚定的立场。

要把思考力找回来很简单啊。只需要勇敢地提出自己的想法,并且带着这个假设再深入研究即可。


思考的速度——快速反应:A4纸笔记法

A4纸笔记法可以说是立竿见影的思维训法。

这个方法能,让我们从一团乱麻中抽离出来,发现问题的几个关键点。

此外,A4纸笔记法还能让我们在情绪低落之时,摆脱情绪的控制,恢复理智。

具体操作方法如下:

1.拿出一张A4纸,在纸上写上任何一个主题;

2.把你想到的相关答案全部写下来,一页写4-6行,每行20-30字;

3.每个主题控制在一分钟内写完;

4.每天练习10个主题左右。

如下图所示:

A4纸笔记法

笔记法最大的优势就在于,它能将我们的思绪和灵感,通通变成看得见的文字。

初期我们不熟练这个方法的时候,可以将我们的训练时间,定在一分钟以内。这样做的好处是,逼迫我们不再拖延,而是快速地把我们脑海里,与之相关的信息全部搜集出来。

我专门写过一篇文章,介绍笔记法的优势和注意事项。具体可参见:每天10分钟,高效地整理思路


2.正确阅读

碎片化阅读:用通勤时间来收集信息

碎片化阅读,可以说对于我们能力的提升,几乎没有任何帮助。这些零零碎碎的文字,顶多能增加一点谈资而已。

碎片化阅读,在我看来,有两大好处的一是娱乐,二是收集信息。

最高效的阅读方式,就是把所有让我们一刷就停不下来,以及所有可能让我们颓废的新闻、八卦、公众号文章、知乎问答等等,全部放在碎片化时间阅读。不要占用在家、在公司这些整块的时间。

等车、通勤、排队等这些碎片化的时间,刚好可以用来看新闻,看资讯,了解这个世界发生了什么事。

碎片化阅读的另一大功能,就是收集有用、好玩的信息。

看到喜欢的书单、电影推荐、实用方法论、有趣的段子,最好是立刻把它们收藏起来。

收藏起来并不是万事大吉,每天再用早晚各30分钟的时间,把自己的收藏夹整理一下。详见下文。


有效阅读:早晚各30分钟整理重要信息

收藏夹的功能,与学生时代拍老师上课的PPT是一个性质,就是,“然后就没有然后了……”

日本的一个企业家,赤羽雄二,给我们提供了一个解决办法:每天早晚抽出30分钟,来专门处理收藏夹。

想成为一个段子手,就找个本子,把喜欢的段子抄下来;

想提升自己的文采,就把佳句、妙句、金句都抄写下来;

有用的技巧、方法,有启发的文字,新颖的观点等等,挑对自己最有帮助的摘抄下来;

……

读书笔记、收集的信息

现在很流行用印象笔记、有道云笔记,这些工具不是不好,只是太过于方便,会让我们失去理智,全部都放进去,最后资料越来越多,反而越来越不知从何看起。

信息过量,也是阻碍我们高效处理问题的关键。

手写的好处是:麻烦!你没有看错,就是麻烦。所以,我们才会挑最好、最重要的、最精华的部分整理出来。

手写还有一个好处,就是能把这些重要的信息,带在身边,天天看。碎片化时间也可以拿出来看。

知识能否内化为个人能力,取决于是否使用它。

看过就忘的收藏夹肯定没有什么功效,还是写在本子上,需要的时候,拿出来用,才是最佳的方式。

收集信息这件事,我始终认为:少即是多。


3.高效沟通

当面沟通:注意倾听,在心里总结“对方想表达什么”

沟通过程中,打断别人说话,或者滔滔不绝讲自己的观点,都是非常低效的沟通方式。

总想着表达自己,往往适得其反。

沟通过程中,最高效的方式是,认真听别人讲,然后在心里,把对方想表达的观点总结出来。

总结出来之后,再在对方观点的基础上,表达出自己的意图和需求。

这里有个非常好用的小技巧:在表达自己之前,可以用这个句式开始:“总结一下,刚刚你讲到了1,2,3点,我很认同你的第二点。那我是这样想的……”

这个方式,曾经用在过群面、会议和平时跟同事沟通,个人感觉非常好用。给别人一种很专业的感觉。


邮件、社交软件沟通

1.收到邮件/消息要立刻回复,再难以开口的内容都要迅速回复。

让别人等待就已经浪费了很多时间。第一时间给对方一个反馈,才能保障工作的高效进行。

2.复杂、说不清楚的内容,选择当面沟通,或者至少电话沟通。

用文字,有时很难把问题全面表述出来。一旦出现沟通上的误会,立刻通电话或者当面沟通就是最好的解决方式。

3.双方确定的内容,用邮件共享出来。

这样能避免后期的很多麻烦。比如出现分歧时,找“证据”。

4.邮件和文件的保存方式:用时间+内容命名。

随着文件和邮件越来越多,查找起来必然越来越麻烦。用统一的方式命名,方便搜索查找。

5.对于经常发送的邮件内容,可以整理出几个统一的模板。

方便快捷,不需要在邮件上浪费太多时间。


4.有力执行

确保执行的质量:动手之前先明确问题是什么

爱因斯坦说,如果只有一个小时,处理一个问题,那么他会花50分钟搞清楚问题到底是什么,再用10分钟把问题解决掉。

“ 先问是什么,再问怎么做”就是最高效的行动指南。

以写文章为例,能把中心思想、文章结构、故事情节这些问题先明确了,才能下笔如有神。也只有这样,才能保证文章的质量。

开会也是如此,先定下会议的目标,讨论的议题,会议才不至于跑偏。


确保执行的质量:及时反馈,积极沟通

埋头苦干,在与人合作的过程中,一定不是一个褒义词。

协作的过程,需要及时给对方,给上司以反馈。否则,一旦某个细节出错,将给团队带来不必要的麻烦。

完成任务之前,明确好任务,做好细分,再把方案与合作者共享。让彼此都知道双方到哪一步了。

把握好每一个小节奏,才能掌控大节奏。


执行的效率:拆解任务
拆解任务的一个例子

如果问你,如何提高职场效率?那我相信大部分人都会一脸懵。

但是,如果把这个大命题,进行拆解。变成:如何提高沟通效率?如何提高做事的效率……那就有了一个具体的思考方向。

再进一步细分:如何提高邮件沟通效率?如何提高当面沟通效率?……相信很多人都有了自己独特的小技巧可以分享。

面对一个大而全的问题,最低效的方式就是直接找答案。

先把大难题拆解了,再来找答案,相信每个人都能成为解决问题的高手。


工作中还有无数可以改进的余地。哪怕做了10年的工作,相信都还有完善的空间。

很多事情,只要动动脑筋就能提高效率。最怕的是,我们逐渐失去了思考的能力。


实践

以上是几个实用的小技巧。如果有一条能帮助提升各位的工作效率,我都觉得非常开心。

希望各位能在尝试使用这些小技巧的同时,结合自身的情况加以改善。切勿生搬硬套。

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