工作能力强的人,桌子永远不会乱

“咦,我的XX文件怎么不见了!”

“我的笔呢?明明刚才还在,怎么一眨眼就不见了?”

“我前天才刚把办公桌整理干净,怎么变得这么乱了?”

你有没有常常遇到这样的同事?或者你自己常常就是这个样子!


注意,这并不是代表着你很忙,很能干。

恰恰相反,这其实在传递一种信号:你的工作方法或者能力有问题,你得赶紧着手改进了。

为什么?

做为一个白领,办公桌其实就是你的工作基地。

你所有的工作,都是从这里开始的,也将从这里结束。

抛掉你真正的工作能力姑且不讲,就从形式主义的角度来讲,一个乱到无序的办公桌,也不会给你带来好形象。

首先,你从形象和感官上就减分了。

即便是除开这些,从你不时找文件,不时找笔的表现来看,你的工作效率也不会高到哪里去。

这不是一定要对你的办公桌吹毛求疵,这其实叫做窥一斑而见全豹,一个工作效率高,能力强的人,不会在找文件找笔方面浪费时间。

如果你丢文件,就意味着你得找,可能找得到,也可能找不到。如果找不到呢?那你一定得重打一份,如果不是你自己做的文件呢?你得麻烦同事或者供应商再给你提供一份。

不管你是如何解决这个问题的,那都意味着,你至少浪费了双份的时间:你的,和别人的。

一个工作能力强的人,是不会犯这种错误的。

其实,不会整理桌子,不会管理文件,只是表象而已,深层次去分析,其实也代表着你不会整理脑袋,不会整理思路,不会整理空间,不会整理做事的优先顺序和放置东西的合理位置。

不信你去观察工作能力强的人,去观察那些工作效率高的人,去观察那些工作效率高质量高的人,他一定不会满桌子找文件,甚至,他拿文件的时候,都不会从一叠文件里面从上往下翻找,他会直接从竖着的文件夹中直接拿出来。

为什么?因为他知道,文件叠放,难找,找起来会浪费时间,竖放,即便是翻找,效率也比从一叠中找要高。

如果你足够用心,你还会发现,那些工作能力强的人,比如一些高管的桌子上,不会放很多东西,往往都非常简单和简洁。因为工作的需要,他必须确保他不能在琐碎事情上分心,所以,他们一般都会养成将工作尽量结构化、简单化、高效化的习惯,即便是简单如办公桌的处理。


比如,我就拜访过一位非常知名的500强企业高管,他说,他的桌子上,永远不会超过7件东西,这样,桌子上的东西就不会分散他的注意力,他的精力可以用在关心和正在进行的事情上。

这和乔布斯定制很多套头衫,每天穿一样的衣服,扎克伯格每天穿一样的T恤是一样的道理。他们不是懒,也不是不会审美,或者他们在生活方面低能,恰好相反,是他们将分散他们注意力的琐碎日常事务尽量模块化和程序化,减少占用自己时间的比例,以便将时间腾出来做其它更有意义的事情。

所以,不要忽略办公桌上的整理,它其实也是工作的一环,不仅仅只是桌子的管理,从桌子上的文件管理,笔的管理,透漏出和传递出来的。是你的工作理念和方法,也是危机管理的一环,是你工作能力的一种体现!

附录:办公桌管理的两个小技巧


1. 设置“文件暂存”区

很多人存放文件的时候,因为觉得马上要用,或者一两天后要用,所以就有“暂时放一下吧”或者“暂时放在桌子上”、“暂时放在抽屉里”的心态。一些用过的文件,也有类似的心态。结果文件就越多越多。

但是,随着时间推移,事情变多,记忆就会开始变得模糊,一些需要处理的文件就忘掉了,堆在了那里,而一些有用的文件,到真正需要的时候,却又就想就会因为想不起在哪里,但因为很多文件混在了一起,于是开始到处找。

其实,最适合保管这类数据、文件的方法就是:用透明活页夹、个人档案夹、档案箱,来保管这些“暂存文件”、“待处理文件”。

一方面,在寻找的时候,容易找到,另外一方面,放在暂存区,养成每天要处理暂存文件的习惯,就可以及时处理掉。

记得,在办公桌上,要永远只放“现在正在进行中的工作”有关的东西和文件。这样,你就永远会做到在 60 秒之内,找到需要的东西。


2. 善用「最下层抽屉」

个人办公桌最下层的抽屉,通常都用来放置体积比较庞大的东西。原则上,这个抽屉只收纳工作上的参考数据及私人物品。

最下层的抽屉一般都可以竖立 A4 大小的文件,用它来归纳并保管工作上的文件、数据最有效率。但是,要把档案夹、透明活页夹立放在抽屉里并不容易,所以不妨使用「文件箱」并排文件。

最下层的大抽屉,大概从前面到后面,可以放 几个文件箱,比如,5个吧。但需要注意的地方是,是千万不要把 5 个文件箱只懂得按顺序从前面排到后面,比较合理的排列方式,是里面放两个,最外面横放3 个。


将文件箱横排的优点是,坐着就可以把文件拿出来。只要将椅子朝抽屉的方向转,正面面对文件、资料,不需要将抽屉拉开到底就可以拿到需要的东西了。文件箱这样排列,收纳或拿取文件都很方便。

靠自己最近的那个文件箱,请放使用频率最高的文件;而最难使用的抽屉深处,则可以收纳难以割舍、想暂时保管的数据,或者是重要、却很少使用的东西。

另外,由上往下的第 2 层抽屉,可以放分割开的小盒子,里面可以可以放商业信函、书籍、工具等等。这种小盒子除了方便拿取东西,也可以让使用者有效运用空间。


如果把重要文件搁在桌上,随时都有可能被别人看见,甚至被偷走。而让桌子干净如飞机跑道,不但可以集中精神工作、加快寻找文件的速度,从信息安全的观点来看,也是必要的。

怎么样吗,理解了吗?那么从就现在,快检查下你的桌面吧!

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