工作效率差?那是你不会整理!

文l萌果

有句话叫做“没有人愿意通过你邋遢的外表,去了解你的不知如何的内心”,那么同样的,也没有人愿意通过你杂乱的生活状态,去了解你工作的能力。当你感觉自己很用心了,但是总有乱七八糟的事情干扰,做事效率很差的时候,你是不是也该省视以下你生活和工作的环境,是井然有序还是没有头绪。

如果你不确定自己是否混乱,那么可以跟着我的步伐,检查一下自己基本的文件整理能力。

1.手机桌面整理
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这是我自己的手机桌面,各个功能文件夹还是一目了然的。

断舍离,用不上的软件果断删除;

把所有的软件分门别类,建立相应的文件夹;

常用的软件放在首页,方便使用;

具有诱惑性的软件,比如:微信,淘宝等放在不是随手可点开的地方的文件夹里;

定期进行相片管理,清除垃圾……可以在QQ空间,微云或者百度云建立相关的相册,及时把相片传进去。

手机,电脑等常用的电子软件,都可以按照类似的方法进行归类整理,桌面清洁了清晰了,思路也就清晰了。

2.微信通讯录整理

同样po出我的微信通讯录:

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你有没有遇到过这样的问题,翻看自己的通讯录的时候,高中同学,大学同学,同事,朋友,陌生人……杂乱无章地排列着。甚至在你发朋友圈想设置分组可见的时候,也因为没有好好分组而放弃了一些或美好或悲伤的动态分享?

其实我们可以在每一个分组前加上序号,序号对应的朋友的备注也要以相应的序号开头哦,比如:01family,对应:1爸爸。

图片中,我以school分组为例,为大家展示了对于同学的分组。我把所有的同学都放在了一个分组里,但是如何区分高中,大学同学呢?

我的通讯录中,6gxxx表示高中,6d表示大学。分别取了高中,大学的开头字母。当然,形式不限哒。

3.聊天置顶设置
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我们可以养成把自己的微信聊天置顶的习惯,这样有一些在其他平台看到的文章,视频等等好的东西就可以直接通过微信发送给自己,方便反复查看或者分享给其他人。

此外,可以把重要的人或群聊置顶,比如领导,工作群,家庭群等。

赶紧行动,给你的手机做一个整理吧!

4.办公区整理术

不同于家里,咖啡厅这样偏休闲的地方,办公区的目的是办公,还是尽量避免太花哨,太风主流风格。

图l网络

这是一张关于桌面整理的技巧图解。

关于各类文件物品,整理的理念:舍。

零食类物品避免带到办公区,影响不好且分散容易工作的注意力;

用不上了的名片,快递单,方便袋……确定不需要了的,全部扔掉;

备一些大的文件夹和标签贴,为各个文件夹贴上标签,这个有点类似手机桌面,把手头的纸质文件分门别类。下次要用的时候,就不需要摊出一堆文件,一份份找名字,直接到相应文件夹里拿来就用!

5.专属资料库整理

除了办公用的小范围文件整理之外,我们生活中,学习中的比如:纸质类的证书,照片;电子类的音频,视频, 文章等等都需要进行整理。

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可供我们进行输入的方式有很多种:音频,视频,课程,书籍,电影,文章等。

其中音频可以分为两种,娱乐舒适型和学习思考型。娱乐性的比如:音乐,情感温馨类的电台,听这些音频的时候,可以同时做两件事情,比如一边运动一边听,一边做家务一边听。学习思考性的音频,比如得到,罗辑思维等等这些还是需要静下心来认真听一听的。

视频可以是网上看到的各种比较不错的视频,比如有时候公众号缺一个短视频,就可以到我的视频资料库当中去寻找。也可以是各种网络课程的视频,作为学习资料进行存档。

课程值得强调的是,如果你对一件事情一知半解,连入门都没有,这种情况下,是不建议立马报课程的。你可以先自己有一些了解之后,再去报相关的课程。比如有人说,我喜欢英语,我想学好口语,然后又问口语菌,我们的VIP课程是什么样的?那口语菌会对她说,你先别着急,可以先在群里体验一段时间,了解这是怎样的学习形式,体验过后再做决定。

书籍,关于看书,建立一个资料库是非常有必要的。就像跑步一样,有的人的拖延,就在准备出门时的那一个念头:我今天是跑还是不跑呢?但其实我们可以换一个问法:今天我跑三公里还是五公里呢?联系到阅读上也是一样的。

我想我们都有一个习惯,喜欢收藏别人推荐的书,有截屏的,有网页收藏的,还有备忘录的,东一块西一块,但是更有意思的是,自己看的永远不是自己“存下来”的书单库里的书。在这种情况下,我们可以把自己的书单用思维导图或者印象笔记都整理出来,看完一本书打个√,脑海中就会出现我这本书准备什么时候看完的问题了,真的很有意思。

电影和书籍是差不多的,文章,我在前面也提到了置顶自己的微信号这个细节。

关于输出,摘抄,写作,音频,思维导图我都是有在做的,除了思维导图,其他三项基本上也都有分享在公众号,喜马拉雅FM,简书之类的平台。输出可以倒逼自己输入,摘抄可以让自己平心静气,还可以练字,写作锻炼思维和语言组织能力,音频录制可以在刻意练习下改善我们的声音,思维导图考验发散性和组合性思考。每一项都的坚持都非常有意义。

“罗马不是一天建成的”,你可以通过一个月的时间先养成其中的一个习惯,完善一个学习资料库,然后再不断增加。

那么,怎么建资料库呢,有哪些维度可以去入手呢?

我个人是比较喜欢用印象笔记的,有的人可能用的是有道云笔记,功能似乎差不多。其实重要的也不是工具怎样,关键在于,我们要知道“学习要靠系统,而不是凭感觉”。

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我的印象笔记的大分类还是比较简单的,都是比较常用的,比如: 行业资讯,知识管理,时间管理,生活,健康,榜样等等。当然每一个大分类下面,你可以建立各个小分类。

图上显示的是我的知识管理和时间管理里面的部分内容,为了清晰一目了然,我把每一个文件夹都标上了对应的序号。比如,在微信里面看到了一篇写的比较好的关于教育的文章,那我就可以保存到印象笔记,设置在“教育”类的文件夹里;如果看到一篇关于烹饪美食的,我也会保存到印象笔记,列在“美食”类文件夹里……

当我们有了收纳整理这个意识的时候,一个简单的操作,就可以让这些错综复杂的资料变得井然有序了。

整理即管理从手边小事做起,正向辐射吧!

end


我是萌果,95后姑娘,简书推荐作者,网络撰稿人,手绘手账精进者。愿画走心的画,写走心的字,记录一步一个脚印的成长与生活,遇见更好的自己!

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