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文档、文案与知识管理文章

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PeterYuan
2016.05.23 01:04* 字数 2053

本文为文档排版与文案设计(20160331)讲座讲义。
致谢声明: 本教程中LaTeX部分参考了LaTeX Notes (2nd)thulib-latex-talk相关内容,在此向原作者表示感谢 :)
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讲义下载
part-1.pptx | part-2.pdf | examples.zip


<a name='doc-intro'></a>

排版软件概述

<a name='doc-intro-word'></a>

Word

  • 图形化界面
    • 所见即所得(What you see is what you get)
  • 日常办公、学习中应用广泛

<a name='doc-intro-latex'></a>

LaTeX

  • 编译型排版系统
  • TeX
    • Donald E. Knuth, 1978
    • TeX 3.14159265
  • LaTeX
    • Leslie Lamport

<a name='doc-intro-compare'></a>

Word/LaTeX 对比

Microsoft® Word LaTeX
字处理工具 专业排版软件
容易上手,简单直观 门槛稍高,上手后容易
所见即所得 所想即所得
高级功能不易掌握 进阶难,但一般用不到
处理长文档需要丰富经验 和短文档处理基本无异
同时关注内容和格式 仅关注内容即可
公式排版差强人意 尤其擅长公式排版
二进制格式 文本文件+编译
付费商业许可 自由免费试用

<a name='word'></a>

Word的使用

<a name='word-basic'></a>

Word基础操作

  • 基本设置、自定义选项卡
    • 标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏
    • Ribbon界面(固定/悬浮)
    • 选项卡可以定制,但一般不太需要
    • 键盘/鼠标快捷操作(如全选、行选、矩形框选择)
    • 复制、粘贴(各种粘贴模式)
  • 视图模式
    • 页面视图、大纲视图(显示文章真正的内容,去掉格式的影响)
    • 阅读视图(个人喜好)
    • 拆分视图功能很常用(需要同时阅读文档的两个不同部分)
  • 导航、搜索、查找与替换
    • 建议打开导航窗格(新版本的Word把简单的搜索也加入导航窗格)
    • 搜索、查找、替换(重视高级功能,如正则匹配,加快效率)
  • 段落、段落设置
    • 排版中段的概念(新起一行 != 新的一段
    • 段落缩进的概念
    • 硬回车(Enter)与软回车(Shift+Enter)
    • 区分:段落缩进 & TAB & 空格(大纲视图里查看区别)
    • 有些设置是段落意义上的,比如缩进、行间距等(段落选项卡)
  • 项目符号与编号
    • 不同级别的项目内部是依靠缩进实现的
    • 可以设置缩进间距等参数(右键——调整列表缩进)
    • 项目的自动编号(与样式配合使用)
  • 页面版式、布局
    • 可以调节页边距、横版竖版、分栏等
    • 如何局部分栏(配合分节查看结果)
  • 分页与分节
    • 分页是物理意义上的,分节是排版意义上的
    • 分页:软分页、硬分页(Ctrl+Enter
    • 分节:有些概念是针对节的,节是Word管理不同章节结构的重要机制
    • 以页码为例介绍分节,如何设置不同的页码格式

<a name='word-fig-tab'></a>

Word图表使用

Word里的图形

  • 简单图形绘制(插入——形状,复杂组合图案注意“新建绘图画布”)
  • SmartArt(简单版本的Visio
  • 不要再用Word的艺术字了,真的很丑。。。
  • 插入外源图片
  • 图片的简单处理
    • 压缩!裁剪、简单扣除背景(可替代简单的PS操作)
    • 区分:背景白/无背景
  • 辅助软件
    • PowerPoint、Visio、Photoshop
  • 矢量图与点阵图

Word里的表格

  • 表格样式、对齐
  • 绘图,注意区分
    • 区分:无边框/白色边框/擦除边框
  • 重复标题行(属性)、从文字新建表格(快捷)
  • Excel——实现更为复杂的功能
  • 表格的巧用——文字对齐(做封面等)

Word图表使用原则

  • 样式统一
  • 自动索引(演示)
    • 自动更新(本质上是更新域的值)
    • 删除——“错误!未找到引用源”(类比指针的概念,失去指向的对象)
    • 自动目录
  • 自定义标签(表格 -> 案例)

<a name='word-style'></a>

Word结构化排版

  • 结构化排版的意识!
    • 文章的逻辑结构(篇、章、节)
    • 与LaTeX中的section概念类比
  • 级别设置(默认的太丑)
    • 自动编号
    • 导航窗格(可以拖拽,整体移动)
    • 自定义不同级别格式 -> 个人模板
    • 自动索引/目录(TOC标题、目录1、目录2经常有bug…)
    • 转pdf时会自动输出“书签”
    • 同一级别的也有两种样式!(如带编号、不带编号)
    • 更多操作:自己多动手试试!

<a name='ppt-excel'></a>

PowerPoint/Excel的使用

PowerPoint/Excel略讲,基本原理与Word类似。

<a name='ppt'></a>

PowerPoint的使用

  • PowerPoint到底可以做什么?
    • 展示(汇报、答辩、宣传)、海报、视频
    • some PowerPoint, no Power, also no Point...
  • PPT只是你的表达的辅助,不宜过多文字,更忌念PPT的行为
  • 不要滥用分级(超过3级听众便已很难follow)
  • 重视幻灯片母版
  • demo

<a name='excel'></a>

Excel的使用

  • 想清楚你的使用目的(展示?数据统计?)
  • 数据统计
    • 按照关系型数据库的思维建立表格
  • 函数使用:SUM, AVERAGE, COUNTIF, RANK, VLOOKUP
  • 单元格的相对引用(E3)与绝对引用($E$3)
  • Misc:
    • 冻结首行,视图
    • 文本格式与分列(避免手机号等显示时被保留截断,注意仅更改单元格格式并不起作用)

More about MS Office: VBA编程,自定义个人需求

<a name='latex'></a>

LaTeX的使用

<a name='latex-intro'></a>

LaTeX简介

  • LaTeX是一种文字排版系统,基于TeX排版系统并由此发展而来。
  • LaTeX简史
时间 关键词
1976-1978 Donald E. Knuth, The Art of Programming, TeX
1982 AMS-TeX, AMSFonts
1984 Plain TeX
1984-1985 Leslie Lamport, LaTeX
1989 Mittelbach, LaTeX3
1991-1993 Comprehensive TeX Archive Network (CTAN)
1994 LaTeX2e
2007 XeTeX, XeLaTeX

如果将LaTeX比作一个宏伟的建筑,TeX就是它的基础,所有的TeX基本命令和扩展命令都是构成LaTeX的基础。

  • 从排版的角度看待LaTeX(TeX是一种语言也是一个排版引擎)
    • 图像数据(RIP)
    • 页面描述语言(DVI、PS、PDF)
    • 标记语言(troff、SGML、TeX系列)
  • 软件准备
    • 遵照TeX的规范将一套实用程序打包集成在一起,形成发行版(distribution)
操作系统 发行版 编辑器
通用 TeX Live TeXworks
Windows MikTeX TeXstudio
Mac OS MacTeX TeXShop

<a name='latex-demo'></a>

LaTeX功能演示

  • 演示TeX系统针对不同格式和引擎组合,提供了一系列命令行程序,完成不同的编译和转换功能。
    • LaTeX
    • XeLaTeX (+ utf-8) 中文支持最好
  • 文章的结构
    • part, chapter
    • section, subsection, subsubsection
    • paragraph, subparagraph
  • 各种功能演示
    • 文本、公式、字体、版面、表格、插图
  • 幻灯片制作
    • \documentclass{beamer}
  • 再谈结构化与模板
    • 模板:已经设计好的格式框架
    • 使用户专注于内容
  • MS Word
    • 很少有人有意识地在Word中使用模板
    • 自定义、自动化
    • 学习LaTeX能够帮助自己更科学地使用Word

<a name='latex-tutorials'></a>

LaTeX学习资料

  • 学习资料推荐
  • 常见问题
    • 编译不通过 缺少必要宏包,命令拼写错误,括号未配对等
    • 表格图片乱跑 LaTeX自身的浮动定位算法
    • 段落间距变大 LaTeX排版算法

<a name='copy-manage'></a>

文案与知识管理

有道无术,术尚可求;有术无道,则止于术。

<a name='principle'></a>

“道”——文案设计的原则

  • 形式
    • 结构化排版
    • 模板、文档规范
    • 简洁大方(不使用过于复杂的格式)
    • 尽量使用文字大小区别级别,避免过多字体
    • 空行与段间距(避免手工)
  • 内容
    • 书面语言,注意用语正式(场合)
    • 话说到刚刚好,不假不空不啰嗦
    • 言简、意赅、理明
    • 换位思考,文案面向的对象
    • 语言是否合适,表述是否有歧义(审阅)
  • 再谈Word/LaTeX
    • 设计理念:内容与格式分离,编辑与编译分离
    • 软件:最大内聚,最小耦合——一个程序只需要做好一件事
    • 好的排版软件应当让用户专注于内容,而非格式
    • 推荐关注Markdown

<a name='know-manage'></a>

个人知识管理

  • 软件协作
    • 文档:Word, LaTeX, Markdown
    • 公式:LaTeX, MathType
    • 绘图:PowerPoint, Excel, Visio, Adobe Ps
    • 数据:Excel, Access, MySQL
    • 展示:PowerPoint, Prezi
    • 设计:PowerPoint, Adobe Ps/Pr/Ae/Au
    • 文献:NoteExpress, EndNote
  • 知识管理
    • 备份意识:网盘, Git/SVN
    • 你真的一定需要文档么?
      • 笔记:Evernote, Youdao, OneNote
      • 导图:MindManager
  • 再谈软件与工具
    • 精益求精
    • 知识再整合带来的效益
    • 工具永远只是工具,不要被工具反束缚
资料
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