我为什么抛弃Excel?5个理由告诉你,数据分析工具应该这么选

说到数据分析工具,则不得不提办公三大套件之一Excel,功能强大、入门简单、人手必备,我作为Excel粉,曾急切想要掌握这款高级的工具以提高自己的业务能力,于是便开始在网上铺天盖地的教程中摸爬打滚。

深入学习后,发现操作理解难度加深,经常是做了后一步操作忘记前一步,磕磕跘跘,经历一番挣扎,最后终于还是学会了一些复杂功能,然而因平时工作很少涉及过于复杂的分析场景,随着时间的流逝,之前掌握的技能又逐渐淡忘了,需要用时发现还得跟着教程一步步做。

更难的是,Excel教程杂乱无序,没有针对数据分析的专门教程,比如我想实现的分析场景包含一系列操作,excel教程以单个操作来讲解,对单个操作理解不正确就容易走偏,甚至循环往复,做了很多重复多余的步骤。

现在想想,之前大部分课程花了钱都在学函数、公式、快捷键上,得不偿失,又不甘心放弃学习,于是在网上搜罗了一番,”数据分析入门“、”免费数据分析软件“、“BI”等等,最终发现了一款个人版免费的大数据软件FineBI,抱着试试的态度下载试用。

比较满意的是,在学习资源上,FineBI上有完善的教学视频讲解和针对分析场景的细致帮助文档指导,根据帮助文档还可以学习到数据分析的方法,这应该就是专业的大数据分析软件,Excel打遍天下无敌手后,还有BI市场的根本原因。

FineBI整体使用体验是,入门难,进阶简单,换句话说,突破FineBI入门难关后,进阶水到渠成。FineBI使用越来越上手后,发现自己打开Excel越来越少了,总结了以下几个原因:

原因一、Excel无法连接数据源

作为电商零售行业的一名业务员,数据分析不是我工作的主要部分,但却是必不可少的一部分,比如每周的数据周报,计算当周总销售额多少,毛利多少,分店的盈利状况如何,较上周的变化趋势如何等等类似这样的固定计算指标。

每周需要从系统中导出数据,再用Excel计算一遍,费劲心思制作好的周报也只使用一次,担心以后会用到,处理好的数据文件要时时保存在本地,导致文件越积累越多,却始终未发挥被再次使用的价值。

其次,Excel只是一个单纯做数据编辑的软件,每次做分析前必不可少要找数据库管理员取数,而分析数据是一个探索深究的过程,一开始很难明确数据需求,要么如下截图所示,每次拿不全数据,要么大而全,要考虑各个维度的影响因素,比如分析销售额下价的原因,影响销售额的指标有销量和单价,影响指标的因素有不同地区、不同门店、不同品类的定价策略等等,取数频率过高容易影响到他人的工作,自己也非常不好意思。

使用FineBI,数据源是来自数据库数据连接,意味着当数据更新后,在FineBI上制作的仪表板数据也是同步更新的,光这点就减轻了不少工作量,每次发数据周报,只需要用筛选组件过滤出需要的日期范围,然后截图或导出PDF就完事!

使用FineBI制作仪表板用于监控数据变化,不会出现辛辛苦苦做好的模板过期就用不到的问题,数据模板以浏览器链接的形式存放,不占用电脑存储空间,也不用担心数据泄露或丢失的问题。值得一提的是,因为编辑简单,分析速度快,在精力充足的情况下,做一些简单的样式编辑,使得数据报告更加的精致美观,浏览的人体验也好。

另外,由于FineBI是直接连接数据源,所以数据库管理员可以事先准备好业务包数据,我分析时直接自助取用,不用每次麻烦同事,方便做探索性分析,在有限的精力内,将问题分析的更加全面具体。

原因二、数据量承载有限,大数据量下展示速度慢

一名优秀的业务员同时要具备数据分析思维,利用自己对业务的熟识,通过数据分析发现问题或需求,比如啤酒与纸尿裤。

有次,领导查看了季度销售数据,发现销售额出现了下降的趋势,要求我找到问题原因并给出应对方案,毫无疑问首先应拿到销售数据,查看下降趋势,再从不同维度分析下降原因,比如以月为粒度看看从哪个月开始出现下降,以周或天为粒度查看具体下降情况。

于是我收到数据库管理员小张600多万行的订单明细数据,起初Excel打开极慢,查了下百度才知道2003版Excel支持的最大行数为65536行,还好没有超过限制,庆幸之余发现打开Excel只是第一步,后面的编辑步骤才是真正要跨的坎,每点一次等待三秒,效率太低了,以至于后面想做的分析步骤很难施展。

而FineBI作为一款专业的大数据分析软件,对数据量的支撑毋庸置疑,支持亿级以内的数据展示和编辑,相同行数的数据表展示速度相对Excel快很多,提高工作效率的同时,让自己更专注数据分析。

原因三、撤销操作具有全局性,缺少灵活性

Excel无法展示历史编辑步骤,当我进行到数据分析第十步操作时,突然发现好像开始第一步计算方式有误,而我又不记得第一步是算了哪个指标,这时只能一步步撤销回到第一步检查,修改第一步的编辑后则无法回退到原先进行到的第十布,意味着之前的编辑步骤付诸东流。

而使用FineBI编辑自助数据集,记录每一步分析操作,支持对单个历史操作进行增加、删除和修改,分析灵活。

原因四、FineBI制作的模板支持在线分享

公司内部对数据的管控也加强了,特别是对业务人员,我们的工作与数据紧密相关,从系统中导出一张Excel表,不管是本地自用,还是发给同事,都要保持一定的警惕,事关法律责任。

另外从数据管理员层面考虑,职责内只能控制到导出数据的人,无法控制数据文件的流向,数据安全建设对他们来说“压力山大”。使用FineBI可以有效解决这个问题,支持平台内直接分享和设置数据权限,缺少数据权限的用户无法查看模板数据。

原因五、FineBI支持手机、平板快速查看

在移动互联网时代,Excel缺少对移动端的适应就大大降低了便利性,很难快速响应数据查看或监控的需求。

比如我常在出差途中接到老板临时看数据的需求,尽管数据报告早已经做好了,还是得打开电脑→连上热点→发送文件,老板收到文件也得打开电脑→点击查看,如果能做个移动端推送岂不妙哉?直接在手机上点击链接查看,FineBI支持移动端,老板啥时候想看就点开看,随时随地,也不用催促我发报告。

总结

一款实用的数据分析工具,首先要求在计算能力层面不弱于Excel,其次要求在工具使用门槛上比Excel低,最后还要适合企业的使用场景,先不说最后的BI有多么酷炫,能适合企业的才是最好的。

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