工作效率低?这些思考工具可以助你高效工作!

要想把工作做好,勤奋少不了,有了勤奋还不够,还得懂方法,这样才会有效率。方法从哪来呢?自然是思考。如何才能更好的思考呢?这就少不了我接下来要讲到的几个思考工具。

一、工具一:PDCA循环。帮你不断试错改善,打造高效工作流程。

PDCA循环是一种全面质量管理的思想基础和方法,也是企业管理各项工作的一般规律。

它是一个持续改进模型, 它包括持续改进与不断学习的四个循环反复的步骤, 即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check/Study)、处理(Act)。

P (Plan)计划:通过集体讨论或个人思考确定某一行动、活动、目标的方案或计划。

D (Do)执行:根据设计的方法、方案和计划布局,进行具体运作,实现、落实计划中的内容。

C (Check)检查:检查或研究执行人的执行情况和结果,比如到计划执行过程中的“控制点”“管理点”去收集信息,“计划执行的怎么样?有没有达到预期的效果或要求?”,找出问题。

A (Act)处理:对检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决。

以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,这样阶梯式上升的。

二、工具二:MECE原则。帮你全面分析问题,有效抓出遗漏和重复。

MECE原则(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive),意思是“相互独立,完全穷尽”,即把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务的方法。

它主要有两条原则:完整性,说的是分解工作的过程中不要漏掉某项,要保证完整性;独立性,强调了每项工作之间要独立,每项工作之间不要有交叉重叠。

运用MECE原则的基本步骤:

1、确定范围。明确当下的问题是什么,以及想要达到的目的是什么。这个范围决定了问题的边界。这也让”完全穷尽“成为一种可能。换句话说,MECE中的”完全穷尽“是指有边界的穷尽。

2、寻找MECE的切入点。也就是你准备按什么来细分,比如按颜色、按大小、按时间序列、按重要性等等。在找切入点的时候,要记得以终为始,根据你要解决的问题和目的来进行。

一些常用的分类方法有:①二分法(比如男/女、已/未婚、专业/业余等等);②过程法(比如解决这个问题要几个步骤);③要素法(比如营销理论中的4p、以及再细分的4p到10p);④公式法(比如销售额=单价×数量);⑤矩阵法(比如时间管理优先矩阵、swot分析模型)

3、考虑能否在继续细分,并检查是否有重复或遗漏

比如对客户的分类如果按男和女来分,但这样对你要的问题和妖达到的目的可能还不够,所以你可能还要按职业、收入、年龄、居住区域等要素进一步细分,才有可能得出你想要的东西。

分完类之后必须重新检视一遍,看看有没有明显的遗漏或重复。

三、工具三:5W2H分析法。通过七个问题,帮你有效掌握事物全体面向。

提出疑问对于发现问题和解决问题是极其重要的。创造力高的人,都具有善于提问题的能力,因为提出一个好的问题,就意味着问题解决了一半。

5W2H分析法又叫七问分析法,就是通过7个问题来分析发现解决问题的线索和思路,同时也帮助我们掌握事物的全体面向。

WHAT(是什么?):做什么工作?目的是什么?

WHY(为什么?):为什么要这么做?理由何在?原因是什么?

WHO(谁?):由谁来承担?谁来完成?谁负责?

WHEN(何时?):什么时间完成?什么时机最适宜?

WHERE(何处?):在哪里做?从哪里入手?

HOW(怎么做?):如何提高效率?如何实施?方法怎样?

HOW MUCH(多少?):做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?

四、工具四:时间管理优先矩阵。帮你分出轻重缓急,安排工作顺序。

时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)大家应该都很熟悉了,就是把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分,分成 ABCD四类,形成时间管理的优先矩阵。

1、优先处理工作的顺序:

A、先处理既紧急又重要的事情(比如即将到期的任务、客户投诉、财务危机、住院开刀等等)。

B、然后处理重要但不紧急的事情(比如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、制订防范措施等等)。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做。

C、再然后是紧急但不重要的事(比如电话铃声、不速之客、部门会议等等)。我们往往会花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

D、最后才是既不紧急也不重要的事(如上网闲逛、闲谈、读令人上瘾的无聊小说、看毫无内容的电视节目等等)。

2、该矩阵的关键在于:①第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。②也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

3、如何使用时间管理优先矩阵?

第一步:将有待进行的行动方案列一分清单。

第二步:绘制一张矩阵图。根据每一个行动方案的重要性和紧迫性的不同,将所有方案填入图形之中。

第三步:根据个行动方案所在象限不同,确定将各行动方案的优先顺序。


内容摘自:精英特速读记忆训练网 /“快速阅读、记忆力、注意力、思维力”等方面的知识和能力训练网

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